研修資料の作り方は？作成する前の準備や作成する10のコツを紹介

「研修資料を作成しなければならないが、作り方がわからない…。」

「パワーポイントで研修資料を作るにはどうすればいい？」

このように研修資料に関するお悩みを持っていませんか？

本記事では、研修資料を作成する意味や作成前の準備、作成する際のコツを解説します。作成するまでの流れを把握して、研修資料作りに役に立ててくださいね。

この記事でわかること

• 研修資料を作成する意味
• 研修資料を作成する前の準備
• 研修資料を作成するためのコツ

ただ、研修資料の作り方を理解しても、作成に苦労したり、リソースが割けない方が多いです。

そこで、研修自体を外部の研修会社に依頼してしまうのも一つの手です。キーセッションでは、複数の研修会社から貴社に最適な一社をご案内可能です。相談は無料のため、研修資料の作成にお悩みの方は、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか？

研修資料を作成する意味

研修資料を作成する意味は以下の2点です。

• 理解を促進させるため
• 復習してもらうため

研修資料を作成する前に、研修資料が必要な理由を見ていきましょう。

理解を促進させるため

参加者に深く理解してもらうために、研修資料を作成します。研修資料を使用してレクチャーすると、視覚的に情報が入り、記憶しやすいなどのメリットがあります。

口頭だけの研修では、参加者の集中力を持続させるのは難しく、数値などのデータを伝えて理解してもらうのは大変です。とくに参加者である新入社員に対して研修する場合、ほとんど知識がない状態で研修を行います。

相手に知識がないまま研修を進めても、イメージのズレが生じてしまい、伝えたい内容がまったく伝わっていないケースもあります。

イメージのズレを回避するために、研修資料を作成してレクチャーしていくのです。

復習してもうため

研修資料は研修後も、研修後の復習の材料になります。資料は研修内容の理解を促進するだけでなく、重要な情報が集まった資料を見返して、知識を身につける補助をしてくれます。

まだ仕事におけるスキルや知識が乏しい参加者に、研修資料を用いてインプットとアウトプットをしてもらいます。これらを繰り返していくと、仕事の基礎力が鍛えられて、スキルアップにつながっていくのです。

研修資料を作成する前の準備

研修資料を作成する前に、以下の準備を行いましょう。

• 目的を明確にする
• テーマを決める
• 構成を作成する
• 最終チェックをする

いきなり資料作りをするのではなく、上記のステップを踏まえて作成していきます。

目的を明確にする

研修資料を作成する前に、まずは研修を行う目的を定めていきましょう。研修の参加者たちに理解してほしいことや、受講後にどうなってほしいかを明確にするのが重要です。

研修資料の前提として、研修参加者のレベルに応じて作成しなければなりません。研修参加者は、新入社員や中堅社員などの経歴や対象部署によって知識レベルが異なります。参加者がわかるような言葉遣いや内容を意識して研修資料を作成しましょう。

もし、社外で研修を行う場合は、事前に研修目的や参加者の情報を確かめておくと安心です。

テーマを決める

目的が決まったら、具体的なテーマに落とし込んでいきます。テーマ設定の際は、参加者の課題と求めている情報を集めていくのがポイントです。

研修資料を作成するにあたって、伝える側が発信したい情報と、参加者が求めている情報が一致するとはかぎりません。また、研修資料の情報が参加者の求めている内容からズレてしまうと、参加者の関心は惹きつけられません。

伝えたい内容をぶらさないようにしつつも、参加者が聞いてみたくなる、真剣に聞くメリットが感じられるようなテーマを考えてください。

構成を作成する

テーマが決まったら、資料全体の構成を立てていきましょう。構成を作成する前にスライド制作に取り掛かると、情報の抜け落ちや、要点がまとまらないなどの問題が生じるからです。

構成を作る際には、発散と収束のプロセスをとるのがおすすめです。まずは採用するかどうかは関係なく、扱いたいトピックをひたすら書き出していきましょう。

そのうえで、挙がったトピックのグルーピングや階層の整理をしていくと、構成の大枠が見えてきます。研修に使える時間も考慮しながら、情報の過不足や順番を精査していけば、構成は完成します。

最終チェックをする

資料の構成作成が完了したら、以下の観点を中心に最終チェックをしましょう。

• 研修の実施目的に合致しているか
• 伝えるトピックは過不足なく入っているか
• 参加者の知識レベルにあった内容か
• 伝わりやすい順序になっているか

出来上がった構成をセルフチェックした後は、上司や先輩、研修の主催者などの第三者に確認してもらうようにしてください。構成時点で客観的なレビューをもらえば、その後大きく資料の方向性を修正するリスクを避けられます。

研修資料を作成するための10のコツ

わかりやすい研修資料を作成するコツは以下の10個です。

1. 読みやすいフォントを統一する
2. 使用する色を統一する
3. 配置を揃える
4. 余白をとる
5. 装飾やサイズのルールを決める
6. 関連性の高い情報は近くに配置する
7. 1つのスライドには1つの情報のみ記載する
8. 情報過多にならないように工夫する
9. 図やグラフを積極的に活用する
10. メモできるスペースを確保する

1.読みやすいフォントを統一する

研修資料を作成する際は、読みやすいフォントに統一して見やすい資料に仕上げていきましょう。同じ資料内で複数のフォントが混ざっていると、読み手が集中できなくなるからです。

また、読みやすいフォント選びも重要です。とくにスライドで研修を行うときは、はっきりと強調されたフォントでないと、文字が読みづらくなる恐れがあります。

研修資料のフォントはゴシック体がおすすめです。中でも、メイリオや游ゴシックは一つひとつの文字がはっきりしていて読みやすいフォントです。太文字も強調されやすいので、重要箇所を明確にできます。

明朝体は細い箇所があるため、遠くからの視認性が低いです。資料を投影しながら研修を実施する場合は、使用を避けましょう。

2.使用する色を統一する

研修資料では使用する色を統一して、シンプルなデザインにしていきましょう。研修資料でさまざまな色を使いすぎると、どこが本当に重要な箇所なのかが伝わりにくくなります。

研修資料を作成する際の文字色は、黒や濃いめのグレーが無難です。そして、研修資料のテーマカラーと、強調したい部分に使用するアクセントカラーを選んでいきましょう。

使用する色は最大3つまでと決めて、それ以上の文字色の使用は避けてください。

3.配置を揃える

研修資料であるスライド内の画像や装飾、文字などの配置を揃えると、すっきりした資料になります。たとえば、複数の画像を1つのスライドに挿入する場合、バラバラに配置するのではなく縦一列に挿入していきましょう。

配置がずれている、もしくは乱雑に置かれていると、全体的にいい加減な印象を与えてしまいます。細かいこだわりですが、ひと目で内容が入ってくるようにオブジェクトの配置を揃えていきましょう。

4.余白をとる

研修資料作成にあたって中部に余白をとることを意識しましょう。余白を確保した資料は、視覚的に圧迫感がなく読みやすい印象になります。1つのスライドに文字や情報を詰め込みすぎると、参加者たちは文字を読むだけで疲れてしまいます。

余白をとるために、文字の行間や装飾の配置に気をつけていきましょう。文字を外枠ギリギリに詰めていくよりも、少し空白を作ると読みやすくなります。

5.装飾やサイズのルールを決める

研修資料におけるテキストのサイズや装飾のルールを決めておくと、強調部分がわかりやすくなります。ルールが定まっていない状態で、多様なテキストサイズや装飾を使用するとどれが本当に重要な情報かがわかりづらくなります。

文字のサイズや色付けのルールが定まっていれば、読み手は各情報が何を意味するかを直感的に理解しやすいです。

6.関連性の高い情報は近くに配置する

研修資料内にある関連性の高い情報は、近くに配置しておきましょう。

たとえば、特定の商品を紹介する際に、商品の説明文と画像を挿入するとします。その際に、商品の説明文と画像を近くに配置しておくと2つの要素の関係性が、参加者に伝わりやすいです。

各要素の距離で情報の関連性を示すことで、視覚的にわかりやすい資料になります。

7.1つのスライドには1つの情報のみ記載する

パワーポイントよる研修資料作成の際は、1つのスライドに1つのメッセージのみに絞ったほうが記憶に残りやすいです。

1つのスライドにたくさんの情報を並べてしまうと、結局そのスライドで伝えたいポイントを理解しきれず、記憶に残りにくいです。

8.情報過多にならないように工夫する

情報過多にならないように、簡潔に伝えたいメッセージを記載していきましょう。冗長的な言葉は省き、多くの情報が混在しないために、伝えたいポイントを絞り込むのが大切です。

加えて、長い説明文は短縮し、体言止めなどを使用すると視覚的な情報量を削減できます。

9.図やグラフを積極的に活用する

研修資料では、図やグラフを積極的に使用するようにしましょう。長々と文字を詰め込むより、伝わる情報が多いからです。

たとえば、業務プロセスを解説する場合は、フロー図を活用すれば一発で業務の全体像が伝えられます。数値情報の変化を伝えるなら、グラフがわかりやすいです。グラフにはいくつか種類があるので、特徴を理解した上で活用しましょう。

グラフの種類ごとの特徴は下表のとおりです。

10.メモできるスペースを確保する

資料を印刷して配布する場合は、参加者がメモできるスペースを資料内に確保しておきましょう。参加者がメモを自分の意思でとるようになると、研修の内容の定着がしやすくなります。

資料作成時に、重要な内容部分をを空欄にして穴埋め形式にすれば、自然とメモをとってもらいやすくなるでしょうにする、箇条書きできるスペースの作成をおすすめします。

研修資料の作成が手間だと感じるなら

ここまで研修資料のコツを紹介してきましたが、普段の業務にくわえて分かりやすい研修資料を作成するのは大変ですよね。

「研修資料など研修の準備に時間を割く余裕もないが、効果ある研修を実施したい…」とお悩みなら、研修自体を外注してしまうのも一つの手です。

キーセッションでは、豊富な実績を誇る提携研修会社から、貴社にぴったりのプランをご提案します。研修資料からカリキュラム作りまで丸投げOKなので、余計な工数を削減して効果的な研修を実施可能です。

相談は無料なので、まずはお気軽にご相談ください。

研修資料まとめ

研修資料は受講者の理解促進および、研修後の復習にも役立つため重要です。作成前の準備をしっかりとしたうえで、紹介した10のコツを意識しながら資料を作成していきましょう。

キーセッションでは、豊富な実績を誇る提携研修会社から、貴社にぴったりのプランをご提案します。研修資料からカリキュラム作りまで、大変な研修準備もすべてお任せください。

予算と研修目的だけご連絡いただければ、最適なプランを見繕ってご案内します。無料相談OKなので、研修の準備を負担に感じている方は、ぜひお問い合わせください。