職場において、いわゆる「問題社員」の存在は、多くの企業にとって避けて通れない課題です。協調性の欠如や規則違反、業務パフォーマンスの低さなど、その特徴は多岐にわたり、適切な対応を怠ると組織全体の生産性や職場環境に深刻な影響を及ぼしかねません。
本記事では、問題社員の代表的なタイプを整理し、それぞれの特徴と具体的な対応策について詳しく解説します。企業として適切な対応を講じることで、職場の秩序を守り、健全な組織運営を実現するためのヒントを提供します。
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- 組織全体での取り組み
- リーダーが意識すべきポイント
- 心理的安全性を高めるチームビルディングに有効なワーク5選
目次
問題社員とは？
職場において、規則違反や協調性の欠如などで周囲を困らせる社員の存在は、多くの管理職や人事担当者に共通する悩みではないでしょうか。そのような社員は一般に「問題社員」と呼ばれます。「問題社員」とは、企業内で規律や業務上の期待に反する言動や行動を繰り返し、組織に悪影響を及ぼす社員のことです。
例えば、社内規則を守らない、協調性に欠けてチームワークを乱す、著しく業績が低い、ハラスメント行為を行うといったケースが含まれます。問題社員が存在すると、業務を円滑に進める妨げとなり、周囲の士気や生産性の低下を招きかねません。
企業が問題社員に適切に対応することは不可欠です。対応を誤れば、指導がパワハラと受け取られる恐れがあり、社員との信頼関係がさらに悪化する可能性があります。問題社員を放置すれば、他の社員のモチベーション低下や優秀な人材の離職、新たなトラブルの発生といったリスクを招くでしょう。さらには、社内対応に追われることで本来の業務に支障が出たり、顧客対応の質が低下するなど、企業全体の業績に悪影響を及ぼす可能性もあります。
問題社員の種類
一口に問題社員といっても、その問題の内容やタイプは様々です。以下に、企業でよく見られる問題社員の種類を挙げます。
- パフォーマンスが低い社員
- 業務成績が著しく悪く、スキル不足やモチベーション低下などが原因で期待された成果を出せない社員。周囲のフォローが必要になることも多く、チーム全体の生産性に影響します。
- 協調性がない社員
- チームでの協働を嫌い、自己中心的な行動やコミュニケーション不足により、職場の和を乱す社員。人間関係の摩擦を生み、チームワークの低下を招きます。
- 遅刻や欠勤を繰り返す社員
- 正当な理由なく度重なる遅刻や欠勤をし、勤務態度に問題がある社員。規律違反が常態化すると周囲の士気にも悪影響を及ぼします。
- 指示を無視する社員
- 上司の指示や会社の方針に従わず、自分のやり方を貫こうとするなど、命令違反を繰り返す社員。組織としての統制が取れず、業務に支障をきたす恐れがあります。
- ハラスメントを行う社員
- パワーハラスメントやセクシャルハラスメントなど、他の社員に対して嫌がらせや不適切な言動をする社員。被害者の士気低下や退職、職場環境の悪化といった深刻な問題を引き起こします。
- クレームが多い社員
- 顧客や取引先から苦情を受けることが多い社員。クレーム対応に追われることで業務効率が下がり、会社の信用を損ねる可能性があります。
- ルールを守らない社員
- 就業規則やコンプライアンスを無視し、会社のルールに違反する行動を取る社員。法令違反に発展すれば企業に法的リスクが生じ、信頼失墜につながりかねません。
以上のように、問題社員にも様々なタイプが存在します。次に、これらの種類ごとに具体的な対応策を解説します。
問題社員の種類別の対応策
上記のような問題社員に対しては、その種類や原因に応じた適切な対応策を講じる必要があります。共通する基本対応として、問題が発覚した段階で速やかに状況を把握し、記録を残しながら注意・指導を行うことが重要です。その上で、それぞれのタイプごとに具体的な対処法を解説します。
パフォーマンスが低い社員への対応
原因分析
まず、業績不振の原因を探ることが重要です。パフォーマンスが低い社員の中には、単にスキルや経験が不足している場合や、現在の業務内容が適性に合っていない場合があります。また、職場環境や人間関係の問題、モチベーションの低下といった要因が影響していることも考えられます。何が問題の根本かを明確にするために、本人との面談や評価データの分析を行いましょう。
具体的な改善策
原因に応じて改善策を講じます。スキル不足であれば必要な研修を提供し、業務手順を再教育します。目標設定を行い、達成度合いを定期的にフィードバックすることで、社員の成長をサポートしましょう。モチベーション低下が原因なら、適切な評価や承認、業務内容の見直しなどで意欲を引き出す工夫が必要です。また、業務適性に問題がある場合は配置転換を検討することも有効です。
解雇の可能性と判断基準
改善策を講じても著しい改善が見られない場合、最終手段として解雇を検討することもあります。ただし、日本の労働法では解雇は厳格に制限されており、能力不足を理由とする解雇は慎重に判断しなければなりません。改善の機会を十分に与えたか、目標未達や業務遂行能力の不足が客観的に証明できるか、といった点が判断基準となります。安易に解雇に踏み切る前に、人事部門や法律専門家と相談し、適切な手続きを踏むことが大切です。
協調性がない社員への対応
コミュニケーション改善の必要性
協調性に欠ける社員には、まずコミュニケーション不足が背景にあることが多いため、対話の機会を増やすことが重要です。当人にチームワークの重要性を理解させるために、上司や人事担当者が定期的に面談を行い、周囲との関係や業務への影響についてフィードバックします。本人の意見や不満にも耳を傾け、誤解や行き違いがないか確認しましょう。
社内研修やチームビルディングの活用
協調性を高めるために、社内研修やチームビルディングの機会を設けます。例えば、コミュニケーションスキル向上のセミナーや、複数部署を横断したプロジェクトへの参加を促すことで、協調して働く経験を積ませます。チームで目標を達成する達成感を得ることで、少しずつ協調性を育む効果が期待できます。
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- 心理的安全性の4つの構成要素
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業務への影響とリスクへの対応
協調性が欠如したままだと、プロジェクトの停滞やミスの増加など業務に支障が出る可能性があります。問題行動が改善しない場合には、部署異動や役割の変更を検討することも視野に入れましょう。また、他の社員への悪影響を最小限に抑えるため、問題行動の記録を残し、必要に応じて注意・指導を行います。最終的に改善が見られない場合は、懲戒処分も検討せざるを得なくなります。
遅刻や欠勤を繰り返す社員への対応
ルールの明確化
まず、就業規則や勤務時間のルールを社員に再認識させます。遅刻や欠勤が多い社員には、会社の規則やペナルティについて明確に伝え、規律を守るよう促します。規則が徹底されていない場合は、社内周知を図り全社員にルールを理解させることが重要です。
勤務態度の評価と記録
遅刻や欠勤の状況を継続的に記録し、本人にフィードバックします。客観的なデータを示すことで、本人も自身の問題点を認識しやすくなります。また、定期的な面談で遅刻・欠勤の理由を確認し、必要に応じて勤務環境の改善や健康面でのサポートを検討します。例えば、体調不良が続く場合には産業医の助言を仰ぐなど、会社として支援できることがないかも探ります。
法的観点からのアプローチ
無断欠勤の常習や度重なる遅刻は懲戒処分の対象となり得ますが、その際には労働基準法や就業規則に則った適正な手続きを踏む必要があります。いきなり解雇するのではなく、まずは口頭注意、書面注意、出勤停止など段階的に処分を行うのが一般的です。それでも改善が見られない場合に初めて解雇検討となりますが、その場合でも解雇権濫用とみなされないよう、十分な証拠と手続きを整えることが求められます。
指示を無視する社員への対応
権限と責任の明確化
上司の指示を無視する社員には、まず業務上の権限と責任を再確認させることが必要です。なぜその指示が出されるのか背景や目的を説明し、社員が納得できる形で理解させます。同時に、職務上の指示に従うことが就業契約上の義務であることを伝え、組織で働く以上はルールや指示に従う必要がある旨を改めて認識させます。
適切な指導と評価
指示を無視する行動が見られたら、個別に状況を確認し指導します。業務命令違反は放置せず、注意喚起を行いましょう。指示を守らない理由がスキル不足や理解不足であれば、追加説明や教育を行います。悪意や反抗心からの場合には、厳格に注意し、改善が見られるかどうか一定期間観察します。その上で、評価制度を通じて指示遵守の姿勢も評価項目に入れ、公平に評価することで、指示に従う意識を高めます。
企業側の責任と対応策
指示を無視する社員が出た場合、企業側にも改善の余地がないか検証しましょう。例えば、指示の内容が不明確であったり、現実的でない目標を課していなかったか、上司と部下の信頼関係に問題はないか、といった点です。必要に応じて、管理職側の指導方法を見直す研修を行うなど、上司側の対応力向上も図ります。それでも社員の命令違反が続く場合は、懲戒処分（減給や出勤停止等）を検討し、最終手段として解雇の可能性も視野に入れます。
ハラスメントを行う社員への対応
厳正な調査と即時の対応
ハラスメント行為が疑われる場合、企業は迅速かつ公正な対応が求められます。まずは被害を訴えている社員から詳しく話を聞き、事実関係を調査します。同時に、加害が疑われる社員にも客観的な視点で事情を確認します。社内のハラスメント防止規程に基づき、必要なら当該社員を一時的に業務から外すなど、被害拡大の防止措置を講じます。初期対応の速さと公正さが、職場全体の信頼維持につながります。
適切な処分と再発防止策
調査の結果、ハラスメントが事実であれば、就業規則に則り厳正な処分を行います。内容の重度に応じて、厳重注意や減給、出勤停止、降格といった懲戒処分や、場合によっては懲戒解雇も検討します。また、再発防止のために、全社員へのハラスメント防止研修を実施し、職場の風通しを良くする取り組みを進めます。被害者へのケアも忘れず、必要に応じてカウンセリング等の支援を提供し、安心して働ける環境を整えることが重要です。さらに、企業には法律によりハラスメント防止策を講じる義務が課されています。不適切な対応や放置は被害者の退職や訴訟リスクにつながるため、組織として真剣に取り組まねばなりません。
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クレームが多い社員への対応
問題点の把握と改善指導
顧客や取引先からクレームが多く寄せられる社員に対しては、まずその原因を分析します。具体的にどのような苦情が発生しているのかを把握し、該当社員と面談して改善策を話し合います。また、必要に応じて上司や先輩がその社員の顧客対応を直接観察し、問題点をフィードバックすることも有効です。例えば、言葉遣いやマナーに問題がある場合は接客マナー研修を受けさせる、業務知識の不足が原因であれば再教育を行うなど、クレーム削減に向けた具体的な指導を実施します。
適切な配置転換の検討
指導や研修を行っても改善が見られない場合、その社員の配置転換を検討します。顧客対応に問題があるなら、顧客と直接接しないバックオフィス業務への異動など、適性に合った業務に就かせることも一つの方法です。ただし、配置転換は本人のキャリアにも影響を与えるため、安易に行うのではなく、本人の意向も確認しつつ慎重に判断します。それでも改善されない場合は、懲戒処分を含めた対応を検討する必要があります。
ルールを守らない社員への対応
規則遵守の徹底と教育
社内規則やコンプライアンスを守らない社員には、まず基本的なルールの再教育が必要です。就業規則や社内ポリシーを再度周知徹底し、なぜルール遵守が必要かを理解させます。単に叱責するだけでなく、ルールを破った場合に生じるリスク（信用失墜や法的問題）についても具体的に説明し、社員の意識改革を促します。特にコンプライアンス違反は企業全体の信用問題につながるため、決して看過できません。社員一人ひとりにルール遵守の自覚を持たせる教育が欠かせないでしょう。
違反時の指導と懲戒対応
ルール違反が発覚した際には、見過ごさず速やかに指導を行います。何度も違反を繰り返す場合には、懲戒処分を検討します。懲戒の種類（戒告、減給、出勤停止、降格、解雇など）は違反の重大さに応じて判断されますが、いずれの場合も就業規則に則って公正に実施されることが重要です。また、処分と併せて再発防止策を本人に考えさせ、改善を約束させることで、規律意識の向上につなげます。
職場全体への影響に注意
ルール違反を見過ごすと、「あの人が許されているなら自分もいいだろう」と考える社員が出る可能性があります。問題社員一人の行動であっても、組織全体の規律が乱れないよう、管理職は違反を見逃さず一貫した姿勢で臨むことが大切です。他の社員にもルール遵守の重要性を再確認し、風紀の乱れを未然に防ぎましょう。
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企業文化改善による問題社員の予防
問題社員への対応も重要ですが、そもそも問題社員を生まない職場づくりをすることが理想です。企業文化や制度を整えることで、問題行動の発生を未然に防ぐ効果が期待できます。最後に、企業として取り組むべき予防策について解説します。
明確な人事評価制度の構築
公平で明確な人事評価制度を整えることで、社員は自分に何が求められているかを理解しやすくなります。評価基準が不透明だと社員の不満やモチベーション低下につながり、問題行動の温床になることがあります。
評価項目に業績だけでなく勤務態度や協調性なども含めることで、問題行動を早期に察知し、適切なフィードバックを行うことができます。明確な評価制度は、社員の納得感を高め、公平な処遇によって不満の蓄積を防ぐ効果もあります。
労働環境の整備
働きやすい労働環境を整えることも、問題社員の発生を防ぐ重要なポイントです。過重労働やハラスメントが横行する職場では、誰もが不満やストレスを抱えやすくなり、結果的に問題行動につながる場合があります。
適切な労働時間管理や休暇取得の推進、メンタルヘルスのサポート体制を整え、社員が安心して働ける環境を作りましょう。また、定期的に職場環境に関するアンケートを実施し、潜在的な問題を早期に発見・改善することも有効です。
研修と教育の重要性
社員教育に力を入れることで、問題行動の予防につなげることができます。新入社員研修や管理職研修において、職場で求められる基本的なルールやコミュニケーションの取り方、ハラスメント防止などを教え込みます。
継続的な研修プログラム（例えば、定期的なコンプライアンス研修やリーダーシップ研修）を実施し、社員の意識とスキルを高めることで、問題の芽を早めに摘み取ることができます。また、OJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）を通じて現場での適切な指導を行い、日々の業務の中で正しい行動習慣を定着させます。
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企業としての理念と価値観の共有
企業の理念や価値観を全社員で共有することも、健全な職場文化の醸成に寄与します。経営層が率先してビジョンやバリューを発信し、それを日々の業務で実践することで、社員同士の一体感が生まれます。
理念に共感した社員は組織への帰属意識が高まり、規律を守り周囲と協調して働く傾向が強まります。定期的に経営理念について議論したり、社内報や朝礼で価値観を浸透させたりすることで、組織全体で同じ方向を向いて仕事に取り組めるでしょう。
企業側が環境や制度を整え、社員育成に注力することで、問題社員の発生を予防できます。早期の段階で問題の芽に気づき対処できる職場を築くことが、企業の持続的な発展と健全な職場風土の維持につながるのです。
企業の成長は人材にかかっています。全ての社員が能力を発揮し、安心して働ける職場を築くことで、結果として問題社員の発生を抑え、組織全体の生産性向上につなげることができるでしょう。
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心理的安全性チームビルディング実施マニュアル
「コミュニケーションが停滞している」 「チームワークが欠如している」 心理的安全性チームビルディングはこんな課題を解決します。- 心理的安全性とは？
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