言いたいことが伝わらない6つの理由

話すのが苦手、コミュニケーションが苦手という人は意外と多いですよね。

仕事では報告や相談、会議などで話す機会が増えるため、伝わらないことで仕事に支障が出てしまうこともあります。

• 上司に報告をするのが苦手だが改善方法がわからない
• 後輩に仕事を教えても伝わっていないと感じることが多い

という方のために、この記事では言いたいことが伝わらない6つの理由をご紹介しています。

仕事をスムーズ進めるためにも、あなたの言いたいことが伝わらない理由を分析してみましょう。理由がわかるとおのずと対策も見えてきますよ。

うまく言いたいことが伝わらないと感じるなら、伝え方研修を実施するのも一つの手です。キーセッションなら豊富な実績をもつ提携会社の中から、貴社にぴったりな研修をご紹介します。

言いたいことが伝わっていないと感じる場面

誰でも仕事で「私の言いたいことは伝わってないだろうな」と感じることを1度や2度は経験していると思います。特に伝わらないと感じる場面は次の3つです。

上司への報告や相談

仕事の進捗状況の報告、相談、質問など、上司と話をしている時に「伝わらない」と感じます。

話をしている間に何を言いたいのかわからなくなり、言いたいことの半分も言えなかったケースや、本人が伝わったと思っても上司の反応が良くなかったり、会話が噛み合わないなどの場合があります。

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質問されたことへの返答

上司や先輩、取引先から質問された時に「伝わらない」と感じます。

返答が的外れになる、質問の意味自体がわからずどう答えて良いか悩む、一生懸命伝えようとしているのに、何度も何度も質問をされる時に特に伝わらないと思うようになります。

会議で意見を求められたとき

大勢がいる場面で意見を述べなければならない時にも、「伝わらない」と感じることが多くあります。

人前で話をするのが苦手は人ほどこの場面は苦痛です。みんなの目が一斉に自分に集中するため、緊張して頭が真っ白になり言葉が出てこなくなります。

伝わらないと降りかかる損害

相手に正確に伝えたいことが伝わらないと、仕事での損害が大きくなります。企業全体としての損害もありますが、個人としてマイナスになることも多々あります。

業務が滞る

話が長く要領を得ないと時間ばかりが過ぎ、その後の業務に差しさわりが出ます。

顧客や取引先からの問い合わせなどは、早急に確認をしてお答えしなければ信用にも関わります。

また、上手く伝わらないことで業務を進めることができずに、残業になる、プロジェクトの進行が遅くなるという弊害も出てきます。

仕事ができないと思われる

的確に言いたいことを言えないと、理解が得られず質問されることが多くなり、「仕事ができない人」というレッテルを貼られてしまいます。

一度印象づいてしまうと、それを覆すのは容易ではありませんし、今後の働き方にも影響を与え兼ねません。

どんなに他の仕事ができても、会話がスムーズにできない人は損をしてしまうのです。

人間関係が上手くいかなくなる

言いたいことが伝わらない人は、コミュニケーションも上手くいかず、人との距離が遠くなりがちです。

伝わらないことで意思疎通や相互理解がしにくく、相手をイライラさせてしまうこともあります。

どんなに人間性が良くても、伝えることが苦手な人は損をしてしまいます。

伝わらない6つの理由

伝わらない理由はひとつだけではなく、いくつかが関連している可能性があります。話し方や話す時の癖を振り返って、見直しをしてみましょう。

伝えるべきことが理解できていない

伝える時、必ず目的があるはずです。

質問をしたいのか、経過報告をしたいのか、データを示したいのか、個人の意見を問われているのかなど、なぜ言わなければならないのかを理解していなければ、伝わらなくて当たり前と言えるでしょう。

これは、頭の中で考えをまとめられないという人に多い理由です。

話が長く抑揚がない

伝わらない人の特徴として話が長くなりがちです。

長い話は、話し手も聞き手も何を言いたいのか、どこがポイントなのかがわかりにくくなり、伝わらない結果になってしまいます。

さらに表情や話し方に抑揚がないと、伝わりにくくなります。まじめな男性にこの傾向が特に強いとされています。

文章の組み立て方を意識してみると良いでしょう。

主語がない

小学生の頃、「文章は主語と述語が必要」と習ったと思いますが、大人になるにつれ、言葉を省くことが増えてきます。

伝わらない人は省く部分が多く、特に主語を言わずに話すことがあります。

誰がそう言っているのか、誰が考えていることなのか、誰にしてもらいたいのかなど、主語がないと相手は内容を理解しにくくなります。

事実と私見が混同している

客観的なデータや事実と個人的な意見や考えを混同して話すると、伝わりにくくなります。

事実だけを伝えなければいけないのに、途中から自分の意見を言ってしまうと、相手は何か言いたいのかわからなくなりますし、求めていることとは違うと感じてしまいます。

自分が持っている情報や思っていることを正確に伝えたいという思いが強いほど、この傾向が高まります。

伝えることを諦めている

そもそも伝えることを諦めていることが原因のこともあります。

過去に何度も伝わらなかったことがあると、今回もダメだろうと諦め、伝える努力をしなくなります。「どうせ伝わらない」と思って話をしますから、当然伝わりません。

諦めがあると伝わる話し方や内容の工夫もしなくなっていきます。

相手の反応を見ていない

言いたいことを一方的に話すだけでは伝わりません。

相手が納得しているか、理解しているかを表情や態度から想像しながら話すことが大切です。

また、違う立場の人に対して専門用語や英語、流行り言葉を多用する、小さな声でぼそぼそ話をするなど、相手への気遣いができていない場合も伝わりにくくなります。

自分に自信があり過ぎる人、自信がなさすぎる人に特徴的な理由です。

伝え上手な人の特徴

誰に対してもどのようなことについても、とても上手に話をする人がいます。

話し方の特徴として

• 文章が簡単
• 結論から話をする
• 相手の望んでいることを理解している
• 話す内容を絞っている

が、挙げられます。

話す目的と着地点、重要ポイントを明確にして話をしています。

そして、話し上手な人は言葉選びが上手です。誰にでもわかる言葉を使うことで、理解してもらいやすくなるのです。

もうひとつの特徴としては、言葉を良く知っています。同じような内容を表す言葉でも、小学生がわかる言葉から専門家が使う言葉まで、とにかく語彙が豊富です。

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伝えることは練習で上達する

言いたいことが伝わらない理由、何か思い当たるものはありましたか？

まずは自分の話し方の癖から、伝わらない理由を考えてみてください。

そして少しずつ練習をして伝え方改革を進めましょう。