タイムマネジメント研修

タイムマネジメントとは

有名な経営学者はこう言います。『タイムマネジメントができない者は、他のなにものもマネジメントできない』と。そもそもタイムマネジメントとはどういうことなのでしょうか？

直訳をすると『時間管理』となりますが、ただ時間の使い方を整理し、スケジュール管理をするだけではなく、仕事の優先順位をつけることも意味します。

どんなに与えられた時間で仕事をしていたとしても、重要な仕事を優先しなければ成果は上がらないからです。
優先しなければいけない仕事に対して、いかに時間を割けるかがポイントなのです。
働き方改革が推進されている今、タイムマネジメント研修は、ぜひ取り入れていきたい研修プログラムです。

企業が抱える課題や問題

タイムマネジメントに関して、多くの企業が以下のような課題や問題を抱えています。

・タイムマネジメントの必要性が現場に浸透していない
・残業したほうが得、という意識がある
・生産性の高い社員とそうでない社員の差が大きい
・個人の生産性は良くなってきたが、チームワークが足りない

残業代を目的にわざと残業をする人も一部にはいるくらいなので、タイムマネジメントの重要性を現場に浸透させるのは難しい課題です。タイムマネジメント研修では、なぜ社員ひとりひとりが生産性を高める必要があるのかといった基本的なところから解説してもらえるので、課題の解決に役立ちます。

また、個々のスキルのばらつきや、チームとしての生産性も課題です。タイムマネジメント研修を導入し、組織全体としてのレベルアップを図りましょう。

研修の対象者

タイムマネジメント研修は、若手社員や中堅社員を中心に、全階層が受講できる研修です。たとえば、以下のような悩みを抱えている方におすすめです。

●仕事が多いので、ほとんど毎日残業になってしまう
●自分には難しい仕事を断ったり、手助けを求めたりするのが苦手
●リモート環境でのタイムマネジメントが難しい
●部下や上司への対応があり、自分の計画通りに仕事を進められない
●リーダーとしてチームの生産性を高めたい

タイムマネジメントは、主に個人とチームの2つの観点にわけられます。研修によっては、両方を扱う場合や片方のみを扱う場合があります。若手社員など自分の仕事の生産性を高めたい方には、個人のタイムマネジメントを学べる研修がおすすめです。中堅社員や管理職など、チームを率いる立場の方は、個人だけでなくチームのタイムマネジメントも学べる研修を受講しましょう。

研修の目的

タイムマネジメント研修の主な目的として、以下のポイントを解説していきます。

・タイムマネジメントの重要性を理解する
・時間の使い方を見直して生産性を高める
・チームとして生産性を高める方法を身につける

タイムマネジメントの重要性を理解する

研修でははじめに、タイムマネジメントとは何か、なぜ必要なのかを学びます。生産性を高めなければならない経営の悩みを、講師から社員に説明して理解してもらうことができます。

一部には、残業代をあてにしてダラダラ仕事をする人もいます。このような社員は求められていないこと、意識を変えなければならないことを理解してもらえます。

時間の使い方を見直して生産性を高める

受講者が自分の時間の使い方を振り返り、何が良くないのかを見極めることも研修の大事な目的です。自分の行動を振り返れば、翌日からの行動を変えていけるからです。

まずは良くない行動をやめることが大切です。そのうえで、研修で学んだ良い時間の使い方を取り入れることで、受講者はタイムマネジメントができるようになっていきます。

チームとして生産性を高める方法を身につける

会社の生産性を高めるためには、個々のタイムマネジメントスキルが向上するだけでは不十分です。タイムマネジメント研修では、チームとして生産性を高める方法を学ぶことも大事な目的です。

中堅社員や管理職など組織やチームのリーダーは、メンバーの能力を活かした仕事の割り振りやスケジューリングなどを、研修を通じて学ぶことができます。

研修の種類

タイムマネジメント研修には様々な種類がありますが、主なものは次の通りです。

時間は誰にも平等で、増やすことはできません。しかし、考え方や行動を変えれば、今まで手が回らなかった業務や新しいチャレンジに取り組む時間を生み出すことができます。業務を整理して適切に優先度を判断することは、手戻りやミスの少ない仕事につながり、上司や同僚からの信頼をアップさせることにも役立つでしょう。

研修のカリキュラム例

● 対象者
・業務の進め方や優先順位の付け方に課題を抱える社員
・仕事が多く、いつも時間に追われる多忙な部署の社員

● 目指すゴール
１．タイムマネジメントの重要性とメリットを理解する
２．自身の業務の進め方に向き合い、どこが課題なのかを分析する
３．仕事に適切な優先順位を付けるコツを習得する

研修のラインナップ

【ゲームカンパニーX】ゲームメソッドを活用した ベーストレーニング研修「株式会社ノビテク」

株式会社ノビテクのベーストレーニング研修は、新入社員研修や若手社員のフォローアップを見据えた研修プログラムです。タイムマネジメントはもちろん、総合的なビジネスマナーやPDCA、ビジネスコミュニケーションなど、社会人として必要な基本的なスキルを身につけることができます。

研修は、受講者が架空のゲームメーカー”株式会社ゲームカンパニー”に入社するところから始まります。開発・営業・技術の現場に仮配属され、各現場での課題に取り組みながら、講師の指導の下、業務を遂行していきます。各配属先で学べる主な内容は以下のとおりです。

●開発部
・第一印象、挨拶
・言葉遣い

●営業部
・名刺交換
・電話応対

●技術部
・PDCAとタイムマネジメント
ビジネスコミュニケーション

以上の内容を、現実に即したビジネスシミュレーションによって学びます。すべて自分ごととして取り組む必要があり、受講者は眠くなりませんし、記憶にも定着しやすい特徴があります。

株式会社ノビテクは、基本的なやり方を学び、そこから受講生自身が思考してうまくやり遂げられるように導く研修を主催する研修会社です。実践トレーニングに重きを置いているため、受講者は途中で飽きることなく、夢中になって取り組みます。楽しんでワークに取り組むうちに、ビジネスパーソンに必要なスキルを自然に身につけられる研修プログラムを提供しています。

【 “新”仕事の進め方】オンライン版ビジネスゲーム型研修「株式会社ノビテク」

株式会社ノビテクは、オンライン版のビジネスゲーム型研修も主催しています。新入社員のみならず、リモートワークに慣れていない社員も受講できます。

オンライン版ビジネスゲーム型研修では、リモートを含む様々な環境において、仕事を進めていくスキルを学ぶことができます。自宅での勤務だと緩んでしまいがちなタイムマネジメントについても学べます。

タイムマネジメントのみならず、PDCAや報連相、チームワークなど基本的な仕事の進め方も、リモート環境ではやりにくく、不十分になっている組織は多いです。研修では、こうした項目も学ぶことができます。

研修ではビジネスゲーム通し、受講者は会社の仕事を疑似体験します。ビジネスゲーム内での行動は行動ログに記録され、統計情報と比較されるので、受講者は自分がなぜ成功したのか、なぜ失敗したのかを理解することができます。講師のフィードバックだけでなく、主体的な気づきを促す仕組みです。行動ログを振り返ったあとは、再度ビジネスゲームにチャレンジするので、より良い行動が取れるようになります。

上述のとおり、株式会社ノビテクは基本的なやり方を学び、そこから受講生自身が思考してうまくやり遂げられるように導く研修を主催しています。受講者が眠くならず、記憶に定着しやすいプログラムが特徴です。

無駄なく質の高い働き方をするノウハウを学ぶタイムマネジメント研修「株式会社ラーニングエージェンシー」

株式会社ラーニングエージェンシーのタイムマネジメント研修は、社会人経験2年以上の若手社員や中堅社員を対象とした研修プログラムです。仕事の進め方ややり方の決定において自分の裁量が増えてきた年次の社員に向けた研修で、タイムマネジメントの基本を身につけることができます。
研修では、現状の時間の使い方の診断を行い、タイムマネジメントのノウハウを理解したうえで改善策を考え、翌日から実行できるようにします。研修を受講した方からも、自分の時間管理の甘さがわかり、自分の足りない部分が明確になったため、対策を見つけることができたという感想が寄せられています。

株式会社ラーニングエージェンシーは、企業の人材育成や社員研修をサポートする企業です。定額制で、階層ごとの課題や能力に応じたテーマの研修を主催しています。(参照:株式会社ラーニングエージェンシー)

タイムマネジメントの具体的な時間管理の考え方と進め方を身に付けるタイムマネジメント研修「キャプラン株式会社」

キャプラン株式会社のタイムマネジメント研修では、効果的なタイムマネジメントの手法のみならず、チームにおけるタイムマネジメントについても学ぶことができます。具体的には、仕事を割り振る際はレベルを見極めて依頼すること、仕事の手戻りを防ぐこと、無駄な仕事を減らす方法などです。
職場のメンバー全員でチームにおけるタイムマネジメントも学ぶことで、個人の生産性向上のみならず、チームとして生産性を高めることができます。受講対象者は特に限定されておらず、さまざまな階層の社員が受講できます。

キャプラン株式会社は、人材育成・社員研修のサービスを提供する企業です。タイムマネジメント研修をはじめとするビジネススキル研修のみならず、ダイバーシティ研修やグローバル人材育成研修など、多岐にわたる研修を主催しています。(参照:キャプラン株式会社)

好循環を生み出すタイムマネジメント研修「アチーブメントHRソリューションズ」

アチーブメントHRソリューションズでは、限られた時間を活かして、業務と本人の生活に好循環を作り出すカリキュラムについて提供。
同研修では目標達成のための計画、業務効率や生産性向上にフォーカスしています。最終的にはタイムマネジメントを理解し、適切な計画立案、優先順位に沿った時間管理ができるレベルを目指します。
具体的なカリキュラムは以下のとおりです。
・タイムマネジメントの必要性
・時間に対する考え方
・タイムマネジメントの手法
・目的の明確化とビジョンの策定
・年間計画の策定、立て方のポイント

同社は人材コンサルティングとともに社員研修を多数展開。これまでNEXCOやブリヂストンなどで研修を実施しています。(参照:アチーブメントHRソリューションズ)

実践！タイムマネジメント研修「早稲田大学アカデミックソリューション」

「実践！タイムマネジメント研修」は早大主導で実施されるカリキュラム。主に若手社員から管理職に対して、効率的な時間の使い方をレクチャー。内容としてはベーシックで、あらゆる企業で普遍的に活用できるタイムマネジメントを実施できます。
カリキュラムは以下のとおりです。
・タイムマネジメントの定義と基本
・1週間の予定を立てる個人ワーク
・優先順位とタイムマネジメント
・時間対効果を高める取り組み
・時間の使い方の問題点と改善策

同社は早大の支配下において、さまざまな研修サービスを提供。オンラインやオーダーメイドなど、さまざまな形式でのタイムマネジメント研修を実施しています。(参照:早稲田大学アカデミックソリューション)

より高度な目標を実現するタイムマネジメント研修「株式会社フェイスSCA」

株式会社フェイスSCAではベーシックなタイムマネジメント研修を実施。限られた時間の中で最大限の効率を発揮して、より高次の目標達成を実現します。
重要事項とタスクブレイクにフォーカスしており、効果的にテンポ良く物事を進める力を養うことが可能です。
具体的なカリキュラムは以下のとおりです。
・タイムマネジメントの基礎
・重要事項の定義
・タスクブレークのやり方
・重要事項の計画か
・重要事項の実践

フェイスSCAは15年間にわたり、マネジメント研修やコンサルを実施する企業。クライアントのニーズに合ったカリキュラムで業界内での人気を博しています。(参照:株式会社フェイスSCA)

業務改善・タイムマネジメント研修「株式会社トリプル・ウィン」

株式会社トリプル・ウィンは、組織・個人のタイムマネジメントにより、具体的な業務改善を目指すカリキュラムです。研修日数はクライアントがある程度指定でき、自由度高く学習密度を選択できます。
具体的なカリキュラムは以下のとおりです。
・タイムマネジメントの定義
・時間の使い方の見直し
・タイムパフォーマンス向上
・タイムマネジメントによる部下指導
・職場業務改善
・目標の策定

同社は企業コンサルタントとして長い歴史を持つ企業です。そこで培われたノウハウを、研修内容として反映しています。(参照:株式会社トリプル・ウィン)

”付加価値”を作り出す時間管理研修「株式会社コンパス」

株式会社コンパスでは、ムダな時間を徹底して削り、ビジネスで重要な付加価値を作り出すタイムマネジメントについてレクチャーします。
時間にコントロールされるのではなくコントロールし、大きな態度変容を実現することが可能です。
・カリキュラムの一例として以下が挙げられます。
・生産性の重要性と向上させるための方法
・残業を削減しながら業績を高めるには？
・時間に無駄が多い人の特徴と、時間効率を伸ばす方法
・マネージャー向けの時間管理術

同社は経営コンサルティングと人材教育を主業とする企業。これまでテレビやWEBメディアでも多数取り上げられており、その信頼性と影響力の強さがうかがえます。(参照:株式会社コンパス)

研修についてよくある質問

タイムマネジメント研修の導入を考えている企業から多く寄せられる質問について回答していきます。詳しくは会社によって異なるので、問い合わせの際にご確認ください。

階層別に受講したほうが良いか

多くの場合、タイムマネジメント研修の対象者は全社員なので、階層を分けなくても受講できます。職場単位、部門単位での受講も可能です。

ただし、カリキュラムによっては少人数での受講のほうが高い効果が期待できる場合があります。対象者の人数が多い場合、グループを分けて研修を複数回行うなど、工夫が必要な場合があります。

また、回想を分けて若手社員向けのタイムマネジメント研修と、管理職向けのタイムマネジメント研修を導入することもできます。タイムマネジメントは全社員に必要なスキルですが、細かな部分では立場によって求められるスキルが異なります。対象者が多い場合、階層別に研修を行うことをおすすめします。

自社に合わせたカスタマイズは可能か

可能です。研修会社に問い合わせる際、会社内でどのような困りごとがあるのかご相談ください。研修会社が現状の課題を踏まえ、タイムマネジメント研修のカリキュラムを作成します。

たとえば、生産性向上の意識が現場に浸透していない組織と、社員が基礎的なタイムマネジメントの方法を身につけており、さらなるレベルアップを図りたい組織とでは、最適なカリキュラムが異なります。導入企業の現状に合わせたカリキュラムにすべく、お気軽にご相談ください。

セットで導入すると良い研修は何か

タイムマネジメント研修とセットにする研修としては、資料作成研修やファシリテーション研修、チームビルディング研修などのビジネススキル研修がおすすめです。いずれも個人やチームの仕事の進め方に関わる研修で内容が密接にリンクしているので、同時期に学ぶと受講者の理解が深まりやすく、高い効果が期待できます。

研修のメリット

タイムマネジメント研修をおこなうメリットを4つご紹介します。
これらは個人のスキルを上げ企業の人材の底上げにつながります。

仕事の効率が上がる

時間と業務の見直しにより、仕事の優先順位が明確になり、効率よく業務をおこなうことができるようになります。
タイムマネジメントをおこなうと、必然的に業務の見直しも必要だからです。

本当に必要な業務なのか、急ぎの業務なのか、どうしても自部署でおこなわなければならないのかなど、業務の基本の見直しが求められます。

目の前にある業務に時間を取られがちですが、それ以外に重点を置かなければならない業務があるはずです。
タイムマネジメント研修によって、タスクの優先順位をつけられるようになり重要な業務に集中することができれば、結果はついてきます。

残業短縮でコスト削減と魅力的な職場づくりの実現

時間の見直しができるようになると、時間内に業務をおこなうためにはどうするかということが、具体的に見えます。残業を減らす方向で考えなければならない改革も、減らし方がわからず思うように進まないということがなくなります。

プライベートを重視する働き手が増えてきて、タイムマネジメントがおこなわれ、残業時間が少ない、持ち帰りの仕事が少ない、休日出勤がないというのは、とても魅力的な職場になります。

長時間労働によるストレスからの解放だけではなく、残業代の削減にもつながるので、働く側にも企業側にもメリットが大きいです。

時間を意識した行動ができるチームになる

タイムマネジメントが身についてくると、時間を意識した行動ができるようになります。

忙しいのに世間話をしてくる人、時間を決めずに打ち合わせをしてしまうこと。

いわゆる『時間泥棒』と言われる人や状況です。
タイムマネジメントを学ぶと、時間の大切さを実感します。
自分が時間泥棒にならないためにも、タイムマネジメントの考え方が必要なのです。

新たなチャレンジができるようになる

社員がタイムマネジメントを身につけて効率よく業務を終わらせられるようになると、時間的な余裕が生まれてきます。もし時間が余ることがあれば、生まれた時間を使って新たなチャレンジをすることができます。

例えば、新規事業の企画・提案や、社員のスキルアップなどです。残業が常態化している状態では取り組めなかった新規事業へのアイディア出しや、そのための勉強のために時間を割けるようになります。

社員が新しいことに取り組めるようになることは、会社にとっても大きなメリットです。新規領域に進出したり、新しいアイディアを取り入れて既存事業をテコ入れしたりできるからです。企業の成長のためにも、現場の生産性向上は欠かせません。

計画や予定が立てやすくなる

タイムマネジメントでは、1日の時間の使い方だけではなく、週、月、年単位で時間の使い方を考えるようになります。そのため、スケジュールの立て方に変化が出ます。

業務に充てる時間だけではなく、動かしやすい予定や時間も明確になりますので、急な予定が入ったとしても焦らず対処できるようになるのです。

毎日が分刻みのスケジュールだとしも、タイムマネジメントができていると、時間を作ることが可能になり、心にも時間にもゆとりを持てるようになります。

対象者別に行う研修のポイント

タイムマネジメントは誰にでも必要な知識なのですが、対象が変われば求められる内容が変わります。
ここでは特に必要な対象を3つの視点から、研修のポイントを考えてみましょう。

新入社員向け研修

新入社員は、仕事に慣れていないこともあり、自分ができる業務量がわからないという人が多いです。
また、先輩社員と同じ仕事量をしようと背伸びをしたり、焦ったりして自信をなくてしてしまう可能性もあります。

そのため、新入社員には基本的な時間の使い方と同時に、現状どのような業務にどのくらいの時間を使っているか、時間がかかる業務とそれほど時間がかかっていない業務の明確化ができると、今後の時間の使い方の目安になります。

新入社員を対象にしたタイムマネジメント研修は、入社後半年以上経ってから実施したほうが、業務や行動の振り返りにもなるため効果的です。

管理職向け研修

管理職のタイムマネジメントは、自分のためというよりは組織のためのという目的の方が導入のニーズが強いです。
もちろん自身の時間の使い方や働き方の癖などを知ることで、より効率よく業務をおこなうヒントも見つかります。

しかし多くの場合、限られた時間の中でいかに効率よく利益を上げるかを考えなければならない立場ですから、部下の時間の使い方や業務の優先順位のつけ方についてアドバイスをすることが求められます。

業務全体の時間管理をどうおこなうのか、業務の無駄の見つけ方、成果が上がりやすい人材配置などを学ぶ必要があるのです。管理職を対象にしたタイムマネジメント研修は、すぐに実践できるような内容で、管理職になって早い段階でおこなうのがお勧めです。

各部署・組織単位で行う研修

タイムマネジメントは、個人のスキルで終わらせるのではなく、部署や組織全体でおこなうことで効果がさらに上がります。

それぞれの時間の使い方や業務内容を整理することで、改めて誰がどのような業務を多くおこなっているのか、業務の偏りがないか、適任者がおこなっているかなどが見えてきます。

組織全体の無駄も見えてきますので、業務改善にもつながります。
残業や業務過多を個人の能力の問題にすることなく、自分事として考えるためにも部署全体でのタイムマネジメント研修は必要です。

タイムマネジメントの進め方

タイムマネジメントは4つのステップで進めるのがお勧めです。

仕事と時間の洗い出し

まずは現状を知るためのステップです。
どの業務にどのくらいの時間を使っているかを明確化します。

この時、できるだけ細かく業務をわけるようにするのがポイントです。
例えば、『顧客対応』だけではなく、アポ取り、資料作成、商品説明、購入手続き、というように行動を細かく書いてかかった時間を考えていきます。

他にも『業務連絡』だけではなく、メールなのか電話なのかに分けて考えます。

このステップで、業務にかかっている時間が明確になり、時間の無駄使いが見え始めてきます。
何気なくやっていた業務や無意識にしていた行動が、意外と時間を使っていたり、もっと時間短縮できる方法が見つかります。

洗い出しは1日単位ではなく、できれば1ヶ月単位で振り返ると業務の偏りがなく見直しができます。
1ヶ月くらいの時間の使い方を日々記録してもらい、それを見ながら研修をおこなうのが理想ですが、難しいようでしたら、研修内で少し長く時間を使って考えてもらいましょう。

必要な業務、不要な業務に分ける

業務の洗い出しができたら、出てきた業務を仕分けします。
分け方は様々ありますが、4つにわけるとわかりやすいです。

１．緊急で重要な業務
２．緊急だけど重要ではない業務
３．緊急ではないが重要な業務
４．緊急でも重要でもない業務

特に注目なのは、３と４です。
３は未来を見据えた業務のことで、新規商品の開発や今後必要となってくることの準備業務です。
今すぐ必要ではないが、必ず必要となってくることですし、企業の将来がかかっているので重要ですよね。

４は習慣としておこなっているが、理由がわからないものや成果が上がっていないものを指します。
ひょっとしたら定例会議がここに入ってしまうかもしれません。
この項目になった業務は今後しなくても良いか、やり方を変える必要があります。

このステップは日常業務がハッキリわかりますので、個人の役目やどのような業務を多く担っているのかという現実が見えてきます。

捨てる業務を考える

業務の仕分けが終わったら、必要のない業務を捨て、新たな業務をおこなう時間を確保します。
時間は限られています。

制限時間内で効率良く効果を上げるには、時間を作らなければなりません。
今までおこなってきた業務を捨てるのは勇気のいることですが、これをしなければ重要な業務に時間を使うことができなくなります。

どんなに些細な時間でも見過ごさないのが大切です。
1日5分の時間を空けたとしたら、1年間で約30時間になります。
実際の仕事日数は365日より少ないですので、もう少し短い時間になりますが、それでもかなりの時間になります。
この時間があれば、新しいことへのチャレンジなど十分有効に使えます。

これは個人レベルで考えるよりも、部署全体で破棄する業務を検討するとより効果的です。

定期的に時間の使い方を振り返る

最後のステップは、振り返りです。
タイムマネジメントは1度きりで終わりではありません。

時間が経つとせっかく見直し捨てた無駄な業務がまた出てくるのです。
業務内容も時間とともに変わってくるでしょうし、できれば1年に1回は振り返るようにしましょう。

最初は業務の洗い出しや仕分けに時間がかかるかもしれませんが、慣れてくると日々の中で無駄がないかを見つけようとする意識が働てきます。

そのため、時間と業務内容を気にする習慣がつくと、長い時間タイムマネジメントのための研修時間を取らなくてもできるようになるのです。

企業全体にタイムマネジメントの考え方が定着するまでは根気良く続けましょう。

タイムマネジメントは業績アップへの近道

タイムマネジメント研修は近年注目の研修です。
個人のスキルのためだけではなく、企業全体にとっても大きなメリットになります。

ひとりひとりの社員が、時間を意識しながら仕事をすることで、限られた時間で最大限の効果を生み出すことができます。企業の業績アップのためにも、ぜひ研修に取り入れていきましょう。

進め方や具体的な内容を一から企画するのは大変と感じているかもしれません。研修の企画会社にお任せをすると、望みの内容、時間を考慮したカリキュラムを提案してくれますので、活用すると取り組みやすいです。