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KeySession研修コーディネーター 福多
この記事の監修者
KeySession研修コーディネーター 福多 - 課題から最適な人材育成企業をご紹介します。

アパレル企業で店長職を経験し、人材育成の難しさを痛感する。2016年より人材育成研修/セミナーの集客支援を行う。 2019年からは経営者や人事担当者のお話を伺いながら、講演会の主催や連続講座の主催を行い、心理学、コーチングを学習中。

研修の必要性

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、事務作業を自動化するロボットのようなシステムのことです。従来のシステム開発にはプログラミングの知識が必要でしたが、専門知識が無くても簡単にシステムを作ることができるので、社内の単純作業の自動化に向いています。

システム開発というと、ITを専門としない会社の場合は「外注して作ってもらうもの」という認識がある方も多いです。本格的なシステム開発であれば専門家に頼んだ方が良いですが、社内の単純な業務の効率化のためのシステム開発であれば、ITに詳しくない社員でも研修を受講すれば作れるようになります。

例えば、月次の報告書のために行うデータの手入力や、コピーアンドペーストで顧客の氏名や注文内容を伝票に埋めていくといった作業はシステムで自動化することができます。こうした簡単な作業は本格的なシステム開発を行うほどではないので、現場の社員自身にシステム開発をしてもらった方が良いです。実際に作業を行っている社員だからこそのアイディアや使い勝手もシステムに反映できるので、RPA研修を受けて簡単なシステム開発を覚えてもらいましょう。

研修の選び方

RPA研修は主に2種類に分けられ、RPAの意味や必要性などを学ぶ座学と、UniPathやWinActorといったRPAツールの使い方を指南する実践的な講座があります。これまでRPA研修を行ったことがない会社の場合は、座学でRPAの基礎知識を身につけてから、ツールの実習を受けるのが良いでしょう。

RPAの基礎知識

RPAの基礎知識を学ぶ研修では、RPAとはどのようなものか、どのような業務の自動化に向いているのかなどを学ぶことができます。RPA導入までに何をすれば良いのかも教えてもらうことができるので、実践形式でツールの使い方を学ぶ前に、基礎を固めておきましょう。

また、基礎知識だけでなくエクセルを用いて簡単なシステム開発の演習を行う研修会社もあります。「システム開発って意外と簡単なんだな。これなら自分にもできそう」と社員に思ってもらうためにも、簡単な演習を取り入れている研修を選ぶと良いでしょう。

RPAツールの実習

UniPathやWinActorの使い方を学ぶ研修は、入門や初級、中級、上級のように難易度別に分かれていることが多いです。システム開発の経験が無い社員に受講してもらう場合、入門、初級、中級、上級と簡単な研修から受けてステップアップしていきましょう。

なお、上級レベルのスキルが必要かどうかは会社の業務内容によって異なります。初級や中級で十分な場合もありますので、RPA研修を受講している社員にヒアリングし、さらに難易度が高い研修を受ける必要があるかを判断していきましょう。

研修が組織にもたらす効果

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)は主に事務作業を自動化するシステムです。したがって、研修を行って社員がノウハウを身につけることで、事務の効率化を行うことができます。業務時間を短縮したり少人数で事務を回せるようになったりするため、働き方改革や人件費の削減につながります。

具体的にどのような場面でRPAが役立つのかを解説していきます。

単純作業の効率化

RPAを導入することで、これまで社員が手作業で行っていた単純作業を自動化し、手間や時間をかけずに行うことができます。単純かつ反復の回数が多い業務ほど、RPA導入による効果が高くなります。

例えば、注文を受けるごとに発生する伝票作成の業務や、日次や月次で改めなければならないデータの更新といった作業は、RPAを導入すると時間と労力を大きく削減することができます。

こうしたシステムを作るのは難しそうに感じられるかもしれませんが、実際はエクセルで簡単なマクロやVBAを書けるだけで十分に対応できる場合が多いです。研修でマクロやVBAを社員に学んでもらい、現場の業務改善に役立てましょう。

ヒューマンエラーの防止

人間が単純作業の対応をしている場合、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生をゼロにすることはできません。しかしシステムは単純作業が得意でありかつ正確に処理できるので、RPAを導入することでヒューマンエラーを防止することができます。

単純作業でミスが発生すると、修正や再発防止に時間がかかってしまい、時間や労力がもったいないです。単純作業はRPAに任せて社員にはシステムではできないイレギュラーな仕事に集中してもらうためにも、研修でRPAについて学びましょう。

研修のカリキュラム例

RPA研修は、上級や応用のクラスまで受講する場合、1週間〜2週間程度の時間を要します。具体的にどのようなことを学ぶのか、カリキュラム例を解説していきます。

RPAの基礎知識

始めにRPAとは何かを学びます。どのような業務にRPAを導入すると良いのかを理解することで、その後の実習で身につけたRPAツールを使い、効率化できる事務作業を見つけられるようになります。一般的には、数時間から1日の研修となります。

RPAツールの実習(入門・基礎・初級)

UniPathやWinActorなどのRPAツールの使い方の基礎を学びます。一般的には2日間程度の研修となります。

入門編の研修は今までRPAツールを触ったことがない人が対象で、ツールの使い方やプログラミングの考え方を学びます。分岐や繰り返しの処理を使うことで、人間のどのような作業をシステム化できるのか、考え方とプログラミングの方法を見につけます。

RPAツールの実習(中級)

中級編の研修では2日間程度かけて、RPAツールの中だけでなくエクセルなど外部のファイルと連携したシステム開発を学びます。外部のファイルを読み込んだり、RPAツールの処理を外部のファイルに書き出したりできるようになることで、ツールを共有していない社外の人とのやり取りもスムーズになります。

また、自動処理できないイレギュラーな場合への対応についても学びます。例外処理を身につけることで、エラーが起こりにくいシステムを作ることができます。

RPAツールの実習(上級・応用)

上級編の研修では2日間程度かけて、実際の現場で役立つ強いシステムを作れる知識を身につけます。というのも、個人が作るシステムは自分以外のユーザーを想定していない場合が多く、他の人には直感的に使えずエラーが起こりやすいからです。

実際の現場では担当者の交代によってシステムのユーザーが交代することが考えられ、システムは後任のユーザーが使用する場合も正常に動かなければなりません。上級編では現場での運用に耐えられるシステムを作るための知識を身につけます。

研修を成功させるために

RPA研修の効果を最大にするには、座学から実習までを一気通貫で教えてくれる研修会社に依頼しましょう。

座学ではRPAの必要性やRPAで改善できる業務の事例などを学び、実習ではRPAツールの使い方を学ぶのですが、別々の研修会社に依頼してしまうと、基礎知識の漏れや重複が生じる場合があります。1つの研修会社に座学から実習の基礎・応用までトータルでサポートしてもらうことで、効率よくRPAについて学習することができます。

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