OJTを使った教育とは
OJTとはOn the Job Trainingの略で、上司や先輩社員の下で実務をおこないながら学ぶ教育訓練です。対義語にOFF-JTがあります。こちらは集合研修や座学で、ビジネスマナーや業界についての基礎知識を学ぶものです。
OJTは現場で学べるため、わからないこと、不安なこと、疑問点などをすぐに質問できますし、先輩からその場でアドバイスをもらえるので、個別的な教育が可能になります。教育期間は数か月から1年程度と、やや幅がありますが、職業や業務内容で変わります。
1対1の教育により育成担当者とのコミュニケーションが取りやすく、信頼関係も築きやすい良さがあります。他にも個人のレベルにあった指導ができるのも特徴です。
一般的にはOJTだけではなく、OFF-JTや他のさまざまな研修方法と組み合わせておこなわれるケースがほとんどです。
OJTの進め方と基本3原則
OJTは4つの手順で進めます。その際、3つの原則を守らないと失敗しかねませんので注意が必要です。
OJT4つの手順
1．show（見せる）
実際にやっているところを見せます。そうすることで、業務の全体像や流れ、手順を把握することができます。言葉で教えるだけでは理解しにくいものも、見せることでわかりやすくなります。
2．Tell（説明する）
なぜこの業務が必要なのか、ポイントや注意点などを具体的に説明します。ここで質問があれば受け付け、対応することで新人社員の不安解消につながります。
3．DO（やらせてみる）
次に本人に実際にやってみてもらいます。経験してもらうことで、理解度の確認ができます。指導者は必ず近くにいて、やっている様子を見守ります。
4．Check（評価・追加指導）
実施した内容を評価します。できなかった部分や改善の必要性がある場合は再度解説をし、できたところは認めます。この部分は指導内容のフィードバックにもなりますので、必ずおこなうようにしてください。
OJT3つの原則
3つの原則はどれも当たり前と思われることばかりですが、その中でも計画的であることは、もっとも重要性が高いとされています。1．意図的
OJT活用する意味と目的を明確にすることが大切です。なぜこの教育方法が有効なのか、どのような効果があるのかを、指導者だけではなく組織全体で共有することで、教育が活性化します。2．計画的
具体的な目標を掲げ、そこに至るまでの経過も段階的に設定します。詳細な計画があると、担当者だけではなく、管理職や他の社員もどのような教育がなされているのかがわかりやすくなります。計画と目標がなければ、評価ができませんし、どこまで成長しているのかもわかりにくくなります。
ゴールから逆算して立案することで、実践的で効果の高い育成計画が作成できます。
3．継続的
1度で終わる教育ではなく、何度も繰り返しおこなえるような内容でなければなりません。もし何かのトラブルで計画通りに遂行できないことがあったとしても、やり直しができる訓練内容にします。
OJTにおける課題
OJT教育は即戦力を育成するにはとても効果的な方法ですが、導入には課題もあります。これらをいかに解決をするかが、成功へのカギとなります。
指導内容に差が出る
外部講師を迎えての研修と違い、先輩社員が指導者になることが多く、指導力に差が出てしまいます。定期的に指導担当者を集めて、指導内容や育成方法の確認をする機会を作ります。担当者のスキルアップやマネジメント力の強化も積極的に取り組むと良いですね。指導プログラムをマニュアル化するなどして、指導法と指導内容に差がなくなる工夫が大切です。
教える側の負担が大きい
新人社員に見せながら、説明しながら、確認しながらの仕事は、一人でおこなうよりも倍近い時間がかかることもあり、通常業務が滞る可能性があります。実務の指導だけではなく、教育担当者は育成対象者のメンターとしての役割を担うことにもなり、ひとりで何役もこなさなければならないのです。
そのため、教育担当者のモチベーション向上が大きな問題となります。
体系的な指導がしにくい
OJTでは目の前の業務を正確にできるようにはなりますが、長期的な視点での考え方や仕事のやり方を覚えにくい傾向にあります。研修等では新人指導や社員教育に慣れている専門の講師が担当しますので、ポイントを絞って必要な情報を提供できます。
OJTの場合は職場の社員が担当しますので、教育に慣れていない人が担当になる可能性もあります。ひとつの業務に集中してしまうあまり、関連した内容まで十分に教える余裕がなかったり、忘れてしまうことも考えられます。
教育担当者に必要なスキル
教育の担当者は仕事を理解しているだけではいけません。人材育成に必要なスキルを習得している必要があります。
特にここで挙げる3つのスキルは、OJTを始める前にセミナー等を受講し、学んでおくようにしてください。
伝え方のスキル
仕事ができる人や高い技術を持っている人が教え上手とは限りません。指導対象者の性格や行動の特徴などを考慮しながら、わかりやすい言葉と話し方で教えなければなりません。知っているから、できるから教えられるはずと短絡的に考えず、伝え方と伝える力をつけることが大切です。
質問のスキル
教えたことを理解しているか、わからないことはないかなどは、指導者が適切な質問をすることで明確になります。質問がないから大丈夫だろうと思って次々と教えても、実は理解していないことが多かったということもあります。
新入社員の理解度と不安を確認するためにも、質問力、訊く力が必要です。
コーチングスキル
指導者がすべて答えを出すのではなく、自分で課題を見つけ答えを導き出すことをサポートする必要があります。ここを間違ってしまうと、指示待ちしかできず、自ら行動できない社員になってしまいます。
コーチングスキルを身につけると、相手の言葉を引き出すことも、考えるきっかけを作ることも容易にできるようになります。
後輩が能力を十分に発揮し、自発的に行動できるように導くのが指導者の役目です。
OJTは担当者育成から始める
OJTは、新入社員の代表的な教育方法です。社内の人材を使って教育ができるため、コストもかからず、実践的な指導により即戦力となることが期待できます。
しかし、教育担当者に負担がかかる、指導内容が担当者の能力に左右されるというデメリットもあります。
それを解消するためには、教育担当者を選出後、OJTトレーナーとして育成する必要があります。
