そのような悩みを解決するために役立つのが、ファシリテーションです。
ここではファシリテーションの役割と効果についてご紹介しています。
ファシリテーションとは
ファシリテーションとは、会議やさまざまな活動がスムーズに進むように支援をする方法のことです。ファシリテーションをおこなう舵取り役のことをファシリテーターと言います。ひとつのプロジェクトをおこなう場合、さまざまな職種や立場の人たちが集まりチームが結成されます。
それぞれがそれぞれの視点から意見を出し合いますので、時には対立を生んでしまいます。その際、ファシリテーションが機能していると、個々の能力を発揮することができ円滑な協議がなされるようになります。
チームメンバーの意見が活性化され、参加者のモチベーションを上げることでスピード感を持って目標達成に向けて具体的な行動を促すことができます。
ファシリテーション4つの役割
ファシリテーションには4つの役割があります。どれか一つでも欠けるとファシリテーションの意味がなくなってしまいます。
場のデザイン
参加メンバー、人数、議題、時間などに合わせた会場設定や備品準備をするところから会議は始まっています。学びが目的であれば学習に向いた環境を、話し合いが必要なのであれば意見を出しやすい環境を整え、目的に合った雰囲気作りをします。的外れな場になってしまうと、参加者の気持ちが会議に集中しきれず、効果の薄い時間になってしまいます。
引き出す
ファシリテーターが中心となって参加メンバーの意見を引き出します。多くのアイディアを聞くことで、メンバー間のコミュニケーションにもなり相互理解が深まります。いかに多くの意見を引き出せるかがポイントです。全員が発言できるように、最初にルール作りをしておくのも良いでしょう。
意見の整理
出た意見をまとめ、結論に向けて絞り込みをします。理論的にまとめ、参加者全員が理解しやすいように図式化したり、数値化していくと効果的です。ファシリテーターはわかりやすく情報を整理する方法を、いくつか事前に準備しておくことも必要です。まとめと共有
ある程度意見がまとまり、方向性が見えてくると、話し合われた内容と結果の情報共有をします。その日の議題やテーマが十分に議論できたかも確認します。全員の意見合意がなされると、ゴールまでのプロセスとそれぞれの役割が明確になるため、すぐに行動に移せるようになります。
ファシリテーションによる効果
ファシリテーションをおこなうと、これまでの会議とどのような違いがあるのでしょうか。参加者個人のメリットもありますし、チーム活動に非常に良い影響を与えることができます。
効率の良い会議が実現する
だらだらと時間だけが過ぎていくことがなくなり、時間内に会議が終わるようになります。長時間の会議はそれだけで疲れを感じ、やる気が減少してしまいます。ファシリテーションは場のデザインから始まっていますので、無駄のない会議が最初からセッティングされているのです。そのため効率良く目標設定、意見交換、合意がなされるようになります。
納得感がある
参加者全員に発言する機会が与えられ協議がなされますので、納得感の高い結論を導くことができます。ファシリテーションでは誰の意見も貴重です。どの意見を採用するかどうかも話し合いで決まりますので、わかりやすく偏りのない議論がなされるようになります。
責任感とやる気が出る
職種や経験年数、立場に関係なく自由に意見を出すことができますし、平等に話し合われることで、参加者の満足感が上がりモチベーションアップにつながります。全員で結論に向かって議論していきますので、当事者意識が芽生えやる気もどんどん増していきます。
ファシリテーターの心得
成果の高いファシリテーションは、ファシリテーターの能力にかかっています。
ファシリテーションスキルを上げるために、3つのことを心に留めておく必要があります。
客観的であること
ファシリテーターは中立であることが重要です。そしてどのような場面でも客観的でなければなりません。会議の主役はあくまでも参加者であることを忘れずに、論点から外れることなく問題解決へ進むためのサポートをするのがファシリテーターです。
意見抽出のサポート
多くの意見を引き出すために、参加者全員の様子を確認し、傾聴に努める必要があります。誰かひとりでも納得できていない表情をしていたり、特定の人ばかりが発言をしている場合は、さりげなくフォローをするようにします。
状況判断に努めること
会議の目的や論点がずれていないか、結論に近づいているか、時間配分は適切かなどを把握します。今どの段階にあるのか、話し合いが進まないのであれば課題はどこにあるのかを判断し、状況により質問をしたり意見を復唱したりしながら会議を進行することが大切です。
ファシリテーションスキルを学ぶ方法
ファシリテーションは学ぶことで身につけることができます｡質の高い会議ができるようにぜひ学ぶ機会を作るようにしてください。本で学ぶ
ファシリテーションについての本はたくさん出版されています。自分のペースで勉強するには本を読むのが良いでしょう。初心者向けにマンガやイラストの多い本がありますし、上級者向けの専門性の高い本もありますので、自分のレベルに合った本を見つけることができます。
セミナーに参加する
ファシリテーションのセミナーに参加すると、理論だけではなくグループワーク等で実践形式の学びが可能です。オープンセミナーでは多様なプログラムが用意されており、個人で学びに行くのも良いですが、社員教育の一環として研修を開催すると組織全体で同じ知識を共有できます。
ファシリテーションで効率的な時間活用を
ファシリテーションを会議で活用することで、時間の短縮、参加者の満足感とモチベーションアップの効果があります。ビジネスにおいてファシリテーションの知識やスキルは、リーダーの役割を担っている人はもちろんですが、これからリーダーになり得る社員全員に必要です。
研修に取り入れたいけれど、どう進めて良いかわからない場合は、研修企画会社に委託することができますので、ぜひ相談をしてみてください。
ファシリテーションを導入し、効率的な時間の使い方をし、生産効率アップを目指しましょう。
