「新入社員にビジネス文書研修を実施したい」「ビジネス文書研修の目的を知りたい」
という悩みを抱えている人事担当者や責任者も多いのではないでしょうか。
本記事では、ビジネス文書研修の内容やプラン、メリットについて紹介しています。ビジネス文書研修の実施を検討している方は、ご一読ください。
この記事でわかること
- ビジネス文書研修が注目される理由
- ビジネス文書研修のメリット
- おすすめのビジネス文書研修プラン
平山幸聖 - モチベーション＆コミュニケーションスクール事業部長
大学卒業後、新聞社に入社。もともとコミュニケーションが苦手で、すぐに緊張してしまう性格から、職場の人間関係が上手くいかず、新聞社を退職することに。その後、印刷会社や病院の事務職を転々とするも、コミュニケーション力は一向に上がらず。
そんな中、「自分の心理と会話のクオリティが変わればコミュニケーションが上手くいく」ということに気づき、心理カウンセラーの資格を取得。その後、講師として活動し、コミュニケーション、メンタルをベースに、講義やセミナーを1,000回実施。多数の登壇経験の中で、「話し方が変われば性格が変わる」ということを確信する。
続きを表示現在は、伝わる話し方、ディベート（議論・討論）、プレゼントレーニング、論理的会話術、人前での話し方、リラックスできる緊張改善をもとに、会話からその人の人生を変えていくサポートをしている。年間、多数の伝わる話し方セミナー、企業の社員研修を実施し、各地で高評価を得ている。
キーセッションでは、伝わる話し方を軸にさまざまな研修プランを監修・提供している。
・1分でプレゼンする！相手に伝わる「話し方テンプレート」実践研修
・部下との関係性を築く質問力と傾聴スキル研修
⇒株式会社モチベーション＆コミュニケーションの研修プランを見る
■役職・資格
・伝わる話し方トレーナー
・日本能力開発協会上級心理カウンセラー
・メンタルヘルス・マネジメント検定Ⅱ種
・モチベーション＆コミュニケーションスクール事業部長
■研修・講演実績（敬称略）
・日立ソリューションズ株式会社
・ファイザー株式会社
・パナソニックコーポレートユニオン調達支部
・米沢電気工事株式会社
・東京電力労働組合千葉地区本部
・富山第一銀行
・JA三重中央会
・熊本学園大学
など
■出版・監修の実績
著書：『鉄オタでコミュ障でも話し方の講師になれた 誰でもできる会話術』（ごきげんビジネス出版）
監修記事：@DIME「話し方の講師に聞いた「聞く力」を養う3つのポイント」
※記事の内容部分の監修に携わっており、紹介する研修の選定について携わっておりません
ビジネス文書研修の依頼先を探している方は、ぜひ私たちキーセッションにお任せください。豊富な提携会社から、貴社にぴったりの研修プランをご提案します。
相談は無料なので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
ビジネス文書研修とは
ビジネス文書研修とは、正確さや簡潔さが求められるビジネス文書を作成するための基礎的なスキルや表現力を高める研修です。
社内や社外に向けて情報共有や伝達する目的で使用されるビジネス文書に関して、以下のような内容を学べます。
- 必要な知識やルール
- 文書の種類や具体的な書き方
- 正しい敬語や慣用句
また、多くの研修では実践的なプログラムが組み込まれており、参加者自身が文書作成することで、スキルや知識を身につけられます。
ビジネス文書研修が注目される理由
ビジネス文書研修が注目される理由としては、以下3つが挙げられます。
- 習得の優先順位が非常に高い
- 文書について学ぶ機会が減少している
- 自主的にビジネス文書を学ぶモチベーションを保つのがむずかしい
それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。
習得の優先順位が非常に高い
ビジネス文書は、習得の優先順位が非常に高いため、研修によって早い段階で習得させようとする企業が多いです。
ビジネス文書は、ビジネスやり取りにおける最低限のマナーなので、いい加減だと社格が疑われる可能性があります。
ビジネス文書に不慣れな新入社員は、クライアントや取引先に無礼な文章を書くかもしれません。時として、顧客との信頼関係を崩壊させるなど、致命的なトラブルに発展することもあります。
ビジネス文書は、日常の業務で何度も触れるものなので、できるだけ早い段階で押さえておくことが重要です。
文書を学んで実践する機会が減少している
ビジネス文書研修が注目される理由として、文書について学ぶ機会の減少が挙げられます。
近年では文書以外でのコミュニケーション機会が増加しました。Zoomをはじめとしたビデオ形式でのミーティングや、Slackなどのコミュニケーションツールが台頭しています。これらのツールでは、ビジネス文書の形式はさほど重要視されておらず、実践する機会が少なくなっています。
しかし、ビジネス文書の作成が完全になくなったわけではありません。メールやFAXなど、ビジネス的な文書が必要となる場面は多々あります。
自主的にビジネス文書を学ぶモチベーションを保つのがむずかしい
ビジネス文書を自主的に学ぶことが難しいという理由でも、ビジネス文書研修は注目されています。ビジネス文書は、本来は特別なスキルではなく、「研修で学ぶ必要はない」と誤解されることもあります。
だからこそ、ビジネス文書作成について自主的に学ぶ人は多くありません。学習する意義も見出しづらく、モチベーションを保つのも難しいです。
しかし研修を受ければ、たとえモチベーションが低い人材に対しても、インプットの機会を与えられます。
また事前にビジネス文書研修の重要性を解説すれば、より前向きな姿勢で参加するようになります。
ビジネス文書研修のメリットと学ぶ目的
ビジネス文書研修には以下3つメリットがあります。
- 効率的にビジネス文書を学べる
- 学習内容が均一化される
- あらゆるパターンの文書を習得できる
3つのメリットを求めて、ビジネス文書を研修単位で学びたいと考える企業は少なくありません。それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。
効率的にビジネス文書を学べる
ビジネス文書研修を実施する最大のメリットは、効率的にビジネス文書作成について学べることです。1～2日で、最低限必要なルールや作法は身につけられます。もう少し日数をかければ、より高度なビジネス文書も習得することが可能です。
社員個人の学習にまかせてしまうと、体系的に学ぶことができず時間がかかってしまいます。また、誤った知識を身につけてしまうかもしれません。
一方、研修を実施すれば集中的に学習してビジネス文書スキルを早期に習得できます。また適切なカリキュラムを用意すれば、適切な知識を習得させられます
学習内容が均一化される
ビジネス文書の研修を実施することで、学習内容が均一化されるメリットもあります。
同じカリキュラムを通して学ぶので、個々でビジネス文書作成スキルの習熟度の差が生まれづらいです。
とくに新入社員を対象に実施すれば、学生時代の経験に関係なく、全員ビジネス文書のスキルを身につけられます。早期にビジネス文章の基本を全員が身につけてくれれば、踏み込んだ業務の研修などにも手を付けやすくなるでしょう。
幅広いパターンの文書を習得できる
さまざまなパターンの文書を習得できるのも、ビジネス文書研修のメリットの一つです。
一口にビジネス文書といっても、社内向けの議事録や報告書、社外向けの請求書や納品書などさまざまです。また、WordやExcel、PowerPointなどソフトによっても注意点が異なります。
それぞれの文章について、都度指導するのは非効率です。ビジネス文書研修を実施することで、幅広いビジネス文書の作成方法を理解することができるようになります。
ビジネス文書研修の対象者
ビジネス文書研修の対象者は、新入社員や若手社員のみならず、中堅社員や管理職まで、幅広い階層の社員です。受講者のレベルや目的によって受講するべきビジネス文書研修は異なるので、受講者のニーズやキャリアプランを踏まえて研修を導入しましょう。
たとえば、新入社員や若手社員には、文書作成の基礎的なスキルを学べる研修がおすすめです。メールの書き方や議事録・報告書の書き方などを学べます。
営業や広報など社外に向けた文書を書く方の場合、社内向けの文書よりも言葉遣いやわかりやすさに配慮が求められます。また、文章をしっかり書くだけでなく、見やすいレイアウトに整える必要もあります。こうした文書作成が学べる研修を導入しましょう。
また、海外とメールのやりとりをしたり、海外出張してプレゼンを行ったりする方は、英語文書作成の研修を受講するのがおすすめです。英語圏のビジネスは日本とは違う文化の上にあるので、日本語の資料を英訳しただけでは訴求力が足りません。英語の文章ならではの書き方を研修で身につけましょう。
ビジネス文書研修のラインナップ
キーセッションで扱うビジネス文書研修のおすすめカリキュラム例を紹介します。それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。
座学よりも体験を重視した実践型の新卒研修「株式会社モチベーション＆コミュニケーション」
株式会社モチベーション＆コミュニケーションの新卒研修では、実践トレーニングをメインとし、ビジネスシーンで必要なコミュニケーションのスキルを身につけられる内容です。ビジネス文書だけでなく、対面や電話でのコミュニケーションやマナー、コンプライアンスなど、ビジネスパーソンにとって必要な基礎的なスキルを包括的に学べます。
研修プログラムは5日間にわたり、内容も多岐にわたるので、ビジネス文書に関するカリキュラムだけご紹介します。
- ビジネス文章の作成（お客様への文章作成、伝わる文章の書き方）
- メール（メールの書き方、返信ルール/メールマナー）
- FAX（表書きのつくり方、FAX送付ルール）
- 印鑑（印鑑の種類、印鑑の正しい使い方）
文章やメールの作成のみならず、FAXや印鑑といった若い人にはなじみがないツールまで教えてもらえるのがポイントです。
株式会社モチベーション＆コミュニケーションは、組織のコミュニケーション課題の解決に特化した研修プログラムを提供しています。文章作成や新卒向けのビジネスコミュニケーション研修のみならず、伝わる話し方や聴く力、論理的思考、営業スキルを向上させる研修など、若手から経営層まで役に立つ研修を主催しています。
座学よりも体験を重視した実践型の新卒研修 - 株式会社モチベーション＆コミュニケーション
思いやりの心を前提とした ビジネスマナー、良好な人間関係を構築する ビジネスコミュニケーション、自ら考え行動する ビジネスモチベーションを学びます。
議事録作成スキルが身につくビジネス文書研修「株式会社ノビテク」
株式会社ノビテクのビジネス文書研修は、新入社員を対象に議事録の作成方法に焦点を絞った内容です。新入社員が最初の仕事として担当することの多い議事録作成ですが、「文章の基本ができていない」「修正のために上司の業務時間が取られる」と悩む企業は多いもの。そんな課題を解決するカリキュラムを用意しています。
- 会議通知の作成（文書、メール作成）
- 議事録作成のポイント
- 議事録作成の演習
- 議事録の送付（文書、メール作成）
社内と社外の会議について、それぞれ会議映像を見ながら実際に議事録作成の演習を行います。また議事録を相手に送付するところまで網羅しているため、上司やお客様との文書・メールのやりとりでのポイントがわかる内容です。
株式会社ノビテクは、社員一人ひとりの行動を引き出す研修を強みとしています。行動すれば、達成感と周囲からの承認を得て、さらなる成長を目指すサイクルが生まれます。研修カリキュラムでは、「基本的なやり方」と「うまくやり遂げるための方法を考えること」を伝え、仕事が楽しくなるコツを学べます。
相手に伝わる文章スキルを身につけるビジネス文書研修(議事録編) - 株式会社ノビテク
議事録に焦点をおいたビジネス文書研修です。議事録の果たす役割、議事録を作成する目的を理解した上で、実際に映像を見ながら議事録を作成することでビジネス文書力を磨きます。
ビジネス文書研修の基本的なカリキュラム
ビジネス文書研修における、基本的なカリキュラムの一例は以下です。
＜対象となる受講者＞
新入社員・事務職・営業担当者
＜研修後の到達目的＞
- 一般的なビジネス文書の書き方を理解できる
- 実際にビジネス文書を作成し、報告書として上司へ提出する
- ビジネス文書の基礎をおさえた上、別な場面において応用する
| 主要なテーマ | 学習内容 |
|---|---|
| ビジネス文書の概要と基本 | ビジネス文書の定義 文章を書くときのポイント 基本的の文法 |
| 社内向け文書の文章術 | 基本的な執筆方法 基礎となるフレーム |
| 社外向け文書の文章術 | 社外向け文書における礼儀とマナー 基本的な執筆方法 基礎となるフレーム |
| 報告書の作成 | 報告書に求められる役割 具体的な執筆方法 上司が納得する報告書 |
| 葉書向けの文書 | 宛名書き 一般的な執筆方法 用紙や封筒の選び方 |
| ビジネス文書執筆演習 | 社内外それぞれのビジネス文書作成 報告書や葉書の執筆 |
| Eメールにおける文章術 | 基本的な執筆方法 Eメールによるビジネス文書の役割 |
| カリキュラムのまとめ | 上司への業務報告書作成 不定期報告書の作成 |
ビジネス文書の研修やセミナーでは、ほとんどの場合実践的なトレーニングが含まれています。座学だけでなく、どれだけトレーニングへ積極的に取り組み、学習できるかが重要です。
ビジネス文書の研修におけるカリキュラム構成は、主催者によってさほど大きな違いは生まれません。ただし対象となるポジションやキャリアは微妙に異なるので、その点には注意が必要です。
ビジネス文書研修を選ぶときのポイント
ビジネス文書研修を学ぶときのポイントは、以下の3点です。
- 研修方法を選べるか
- 実践的なスキルを習得できるか
- 実績や得意分野を獲得する
研修方法を選べるか
まずは、自社に合った研修方法を選べるかを確認します。会社によって対応している研修方法は異なるため、自社の課題に合った研修方法を選択する必要があります。
たとえば、オンラインでの研修が可能かどうか、インストラクターとの対面研修があるかどうかなどを調べましょう。
実践的なスキルを習得できるか
ビジネス文書の作成スキルを習得するには、実践的なプログラムが用意されているかが重要です。
文章作成能力はインプットするだけでは身につきません。講師に文章を添削してもらえる、互いの文章を添削しあうグループワークがある、などアウトプットやフィードバックの機会がある研修を選ぶのがおすすめです。
実績や得意分野を確認する
ビジネス文書研修を実施している講師の実績やどのような分野を得意としているかを確認しましょう。
過去の実績やカスタマーレビューをチェックすると、その企業の信頼性やクオリティを調べられます。
また、ビジネス文書研修に特化した企業かどうかも確認することが大切です。例えば、ビジネスマナー研修を実施している企業でも、ビジネス文書研修の実績があるかどうかを調べましょう。
ビジネス文書研修についてよくある質問
ビジネス文書研修についてよくある質問は、以下の通りです。
- Q. オンラインでも受講できますか？
ビジネス文書研修は、オンラインでも受講できるものもあります。
ビデオ会議による形式をはじめ、動画でのe-ラーニングで学ぶことも可能です。
オンラインで実施すればコストは抑えられますが、グループワークの実施やリアルタイムでの質問などが難しくなります。予算と目的のバランスなどを踏まえてオンラインかオフラインかを選びましょう。
- Q. 費用感はどのくらいですか？
ビジネス文書研修の費用は、1名あたり20,000円〜30,000円と考えましょう。ただしカリキュラムをカスタマイズする場合、もう少し高額になります。
予算が決まっているのであれば、研修会社に相談してみましょう。自社に合う研修を導入するには、まずヒアリングを実施してもらうことがおすすめです。
キーセッションでは、ヒアリングを無料で実施しています。予算などのご希望に応じて、最適な研修会社をご案内可能です。ビジネス文書研修を検討している方は、お気軽にご相談ください。
- Q. ベテラン社員でも受講できますか？
ビジネス文書研修は、ベテラン社員でも受講することは可能です。もちろんカリキュラムのレベルはやや高いものを選ぶなどの工夫は必要ですが、それ以外に問題はありません。
若手社員向けの研修は避けましょう。カリキュラムの途中で、かなり異質な存在となって浮いてしまう可能性があります。グループワークやディスカッションがあると困るかもしれません。
- Q. 業界特有の文書にも、研修内容は通用しますか？
たとえ業界特有のビジネス文書でも、研修内容はある程度は通用します。業界に合わせて、ある程度カスタマイズした教材を提供してくれるからです。訓練の題材としてはさほど大きな問題にはなりません。
ビジネス文書研修はリスクヘッジとして最適
ビジネス文書は社会人の基本中の基本です。Zoomなどの新しい接点も増えていますが、やはり書類やメールでのやりとりは、ビジネスシーンにおいて欠かせません。知っておかなければ、商談や取引を進める以前の問題でつまずきます。
とくに現代の新入社員は手紙やFAXを書く場面に触れる機会が少ないため、ビジネス文書の書き方について理解していないケースも少なくありません。
だからこそ事前に研修で基本を教えておくというリスクヘッジが必要です。フレッシュな人材には、ビジネス文書研修で最低限のマナーを覚えてもらい、すぐさま仕事ができるようになってもらいましょう。
もちろんビジネス文書研修は、新入社員だけのものではありません。よりハイレベルな文章力を身につける目的で研修に参加する中堅社員も大勢います。会社の目的やビジネス文書に求めるレベルに応じて、適切なカリキュラムを選択しましょう。
数多くの研修会社から貴社に最適なカリキュラムを探すのは、なかなか大変です。そこでぜひ、キーセッションをご活用ください。キーセッションでは、貴社のご要望に応じて最適な研修会社をご案内します。相談無料なので、お気軽にお問い合わせください。
KeySession研修コーディネーター - 課題から最適な人材育成企業をご紹介します。
アパレル企業で店長職を経験し、人材育成の難しさを痛感する。2016年より人材育成研修／セミナーの集客支援を行う。 2019年からは経営者や人事担当者のお話を伺いながら、講演会の主催や連続講座の主催を行い、心理学、コーチングを学習中。
