ビジネス文書研修 研修プラン

座学よりも体験を重視した実践型の新卒研修

● 実践をメインとし、ビジネスシーンで必要なコミュニケーションのスキルを身につける
● 相手を思いやる心を前提としたマナーを実践形式で身につける
● 自ら考えて行動するモチベーションを習得する

御社の目的や課題をヒアリングして、最適なビジネス文書研修をご紹介します!

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ビジネス文書は、会社員や組織人としての基本で、かならずおさえる必要があります。
これを知る上では、やはりビジネス文書に関する研修が必要となるでしょう。
反面、一元的な教育がなされていないと、社員ごとで間違えた文章を書いてしまうかもしれません。

本記事では以下の点について解説します。

● ビジネス文書研修のメリット
● おすすめの研修プラン
● ビジネス文書研修が注目される理由

KeySession研修コーディネーター 福多
この記事の監修者
KeySession研修コーディネーター 福多 - 課題から最適な人材育成企業をご紹介します。

アパレル企業で店長職を経験し、人材育成の難しさを痛感する。2016年より人材育成研修/セミナーの集客支援を行う。 2019年からは経営者や人事担当者のお話を伺いながら、講演会の主催や連続講座の主催を行い、心理学、コーチングを学習中。

よくあるお悩み


ビジネス文書について、企業から多く寄せられるのが、以下のような悩みです。

・伝わりやすい文章がどういうものかわからない
・部下に文書作成を指示しても、必要な情報が揃っていない
・議事録や報告書の作成に時間がかかりすぎる
・新人の文章が読みにくいが、本人が自覚していない
・部下の文章を添削したいが、どのように指導すれば良いのかわからない

当事者にとって、自分の文書作成スキルが充分か不十分化は自覚しにくいものです。わざとわかりにくく書いている人はおらず、わかりやすいと思って書いているからです。それを受け取った上司も、わかりにくいということはわかるものの、具体的に何をどう直せば良くなるのかわからないものです。そのため、文書作成は職場のOJTなどでは改善しにくいです。

文書作成に関して上記のような悩みがあるなら、ビジネス文書作成研修を導入することをおすすめします。相手に伝わる文章を書くためのコツを学べるので、短時間での上達が期待できます。

研修の対象者


ビジネス文書研修の対象者は、新入社員や若手社員のみならず、中堅社員や管理職まで、幅広い階層の社員です。受講者のレベルや目的によって受講するべきビジネス文書研修は異なるので、受講者のニーズやキャリアプランを踏まえて研修を導入しましょう。

例えば、新入社員や若手社員には、文書作成の基礎的なスキルを学べる研修がおすすめです。メールの書き方や議事録・報告書の書き方など、基礎的な文書作成を学ぶことができます。

営業や広報など社外に向けた文書を書く方の場合、社内向けの文書よりも言葉遣いやわかりやすさに配慮が求められます。また、文章をしっかり書くだけでなく、見やすいレイアウトに整える必要もあります。こうした文書作成が学べる研修を導入しましょう。

また、海外とメールのやりとりをしたり、海外出張してプレゼンを行ったりする方は、英語文書作成の研修を受講するのがおすすめです。英語圏のビジネスは日本とは違う文化の上にあるので、日本語の資料を英訳しただけでは訴求力が足りません。英語の文書ならではの書き方を研修で身につけましょう。


研修のメリットと学ぶ目的

ビジネス文書研修のメリットデメリット

「ビジネスにおける文書など、研修に参加してまで学ぶものではない」と感じる人も多いですが、ビジネス文書研修には以下3つメリットがあります。

● 効率的に文書を学べる
● 学習内容が均一化される
● あらゆるパターンの文書を習得できる

3つのメリットを求めて、ビジネス文書を研修単位で学びたいと考える企業は少なくありません。
それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

効率的にビジネス文書を学べる

研修として学ぶ最大のメリットは、効率的にビジネス文書を学べることです。
早ければ1日、長くても2日で、最低限必要な文章能力は身につけられます。
もう少し日数をかければ、より高度なビジネス文書も習得することが可能です。

トレーニングやセミナーでは、初歩的なビジネス文書を学ぶだけでも、数週間かかることがあります。
特に社員個人が学ぶ場合は時間がかかるし、誤った知識を身につけてしまうかもしれません。一方、企業研修であれば集中的に学習してビジネス文書スキルの早期に習得できます。
また講師はプロフェッショナルなので、誤った知識を教えられることもあり得ません。

効率的にビジネス文書を学べるのは、研修に参加する大きなメリットです。

学習内容が均一化される

ビジネス文書の研修では、学習内容が均一化されるというメリットもあります。
同じカリキュラムを通して学ぶので、個人個人でのムラはほとんど生まれません。
一貫した姿勢で、均一なビジネス文書を書けるようになります。

学習内容が均一化されているなら、その後も指導・管理しやすくなります。
またビジネス文書が一定の精度に保たれている点は外部からの信頼を勝ち取るうえで重要です。

あらゆるパターンの文書を習得できる

ビジネス文章研修ではさまざまなパターンの文書についてレクチャーされます。
受講することで、どのような場面でも適切な文章を作成できるようになります。
あらゆるパターンを知っておけば、臨機応変に対応することが可能です。

もちろんビジネス文書は、テンプレートだけを覚えておけばよい、というものではありません。
しかし基礎を幅広く習得することで、テンプレートから外れたやりとりの中でも常識的かつ印象のよい文章を書くことが可能です。

研修ラインナップ


ビジネス文書研修おすすめカリキュラムをご紹介します。
いずれも導入事例が豊富で、たいへん充実したカリキュラムが用意されています。
それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

座学よりも体験を重視した実践型の新卒研修「株式会社モチベーション&コミュニケーション」

株式会社モチベーション&コミュニケーションの新卒研修では、実践トレーニングをメインとし、ビジネスシーンで必要なコミュニケーションのスキルを身につけられる内容です。ビジネス文書だけでなく、対面や電話でのコミュニケーションやマナー、コンプライアンスなど、ビジネスパーソンにとって必要な基礎的なスキルを包括的に学ぶことができます。

研修プログラムは5日間にわたり、内容も多岐にわたるので、ビジネス文書に関するカリキュラムだけご紹介します。

・ビジネス文章の作成(お客様への文章作成、伝わる文章の書き方)
・メール(メールの書き方、返信ルール/メールマナー)
・FAX(表書きのつくり方、FAX送付ルール)
・印鑑(印鑑の種類、印鑑の正しい使い方)

文章やメールの作成のみならず、FAXや印鑑といった若い人にはなじみがないツールまで教えてもらえるのがポイントです。

株式会社モチベーション&コミュニケーションは、組織のコミュニケーション課題の解決に特化した研修プログラムを提供しています。文章作成や新卒向けのビジネスコミュニケーション研修のみならず、伝わる話し方や聴く力、論理的思考、営業スキルを向上させる研修など、若手から経営層まで役に立つ研修を主催しています。

株式会社モチベーション&コミュニケーション
座学よりも体験を重視した実践型の新卒研修 - 株式会社モチベーション&コミュニケーション

思いやりの心を前提とした ビジネスマナー、良好な人間関係を構築する ビジネスコミュニケーション、自ら考え行動する ビジネスモチベーションを学びます。


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ビジネス文書レベルアップ研修~相手が唸る文書の書き方|「株式会社インソース」

株式会社インソースの「ビジネス文書レベルアップ研修」は有力な候補です。
社内外問わず、相手の目に留まるような文章術の習得を目指します。
想定する受講者は新入社員ではなく、いわゆる中堅クラスの社員で、「中堅だからこそ求められる文書」が書けるようになるのが本質的なテーマです。

主なカリキュラムは以下のとおりです。

● 中堅社員のビジネス文書に求められること
● 忙しい人の目に留める文章術
● 説得力を持たせる文章術
● 相手を動かしうる文章の書き方
● 後悔や部下に対する文章の書き方

本研修は有名な研修ですが、主催者である株式会社インソースも信頼できる存在。
研修業界ではある種の権威であり、多くの企業に高水準のカリキュラムを提供しています。

株式会社インソース
株式会社インソース

企業における課題を「研修」と「IT」の力でサポートし、生産性向上に貢献いたします。

全国3万2千組織以上との取引がある、東証一部上場の社会人教育企業です。お客さまの「組織」と「個」の人事課題を解決するためにおこなっている、新入社員から中堅・管理職までの社員研修、教育管理システム・LMS、DX人材育成、オンライン研修を紹介します。


ビジネス文書作成研修演習強化編|「株式会社リカレント」

株式会社リカレントは、演習を主題としたビジネス文書作成研修を実施しています。
座学だけではなく実際に文書を作成することで、より高い水準で技術習得できるのがポイントです。
より実践的なスキルを求めている場合は、役立つカリキュラムです。

同演習では以下について学習できます。

● ビジネスにおける文書の基本的なスキルとノウハウ
● ビジネス文書における注意点と要点の確認
● 読みやすく、伝わりやすい文章術の習得
● Eメールにおけるビジネス文書
● 研修終了後のアクションプラン設定

株式会社リカレントは即効性の高い研修を得意とする企業です。
今回のビジネス文書作成研修も、明日から使える知識を身につける、というのが狙いとなっています。
株式会社リカレント
株式会社リカレント

人材育成の便利な道具となり、企業に「もっと研修を」

個々人のできることを増やし、よりよい人生を送っていただくための研修を紹介します。


相手に伝わるビジネス文書作成研修|「リクルートマネジメントスクール」

リクルートマネジメントスクールでは、「相手に伝わること」を重視したビジネス文書研修が用意されています。
文章においてもっとも重要なのは「読み手が理解できること」で、それはビジネス文書においても変わりません。
ビジネス習慣と文法をおさえ、ロジカルかつ印象のよい文章作成を目指します。
その上で重要となる「アウトライン」という特殊な文法を学びます。

主要なカリキュラムは以下のとおりです。

● 依頼書の作成
● 受講者の問題点洗い出し
● 研修目的のディスカッション
● メール文作成演習
● 情報処理
● アウトライン化について
● メール文サク英演習
● グループワーク
● 研修テスト

全体的に演習やテスト、グループワークなど、理解度を試すセクションが多いのが特徴です。
ややシビアな研修ですが、そのぶん確実に取得できるのがポイント。

リクルートマネジメントスクールはリクルート傘下の企業であり、ブランド力や安心感という面では非常にすぐれています。
また導入事例も充実しているので、品質にも信頼感が持てます。
リクルートマネジメントスクール
リクルートマネジメントスクール

実効性の高いマネジメントソリューションの提供により個と組織の健全な発展に貢献する

人材育成、人事制度、組織開発から営業力強化まで、「アセスメント」「トレーニング」「コンサルティング」「カウンセリング・コーチング」などの手法を用いて人事課題を解決に導く研修を紹介します。


ワークショップ型プログラム|「株式会社アイル』

株式会社アイルでは「ワークショップ型プログラム」としてビジネス文書研修を提供しています。
特徴としては、受動的に教わるのではなく、与えられた課題をクリアすることで学んでいくワークショップ型が採用されていること。
また社内文書をはじめ葉書や報告書など、あらゆるビジネス文書を学習することが可能です。
さらに参加者1名からでも受講できるので、少人数での参加にも対応で来ます。

主なカリキュラムは以下のとおりです。

● ビジネス文書の基礎
● 社内・社外文書の文章法とフォーム
● 葉書の書き方
● 芳香書の作成方法と書き方例提示
● 各種ビジネス文書の作成演習
● Eメール作成

株式会社アイルは、あらゆるカリキュラムを提供し続ける一部上場企業です。
優秀な講師を擁するのが特徴で、今回の場合であれば講師歴12年以上の人材育成パイオニアである井上知伊子氏が登壇します。
ベテラン講師のノウハウを学びたいのであれば、株式会社アイルは頼りになる主催者です。
株式会社アイル
株式会社アイル

未来が広がるスキルアップ応援します。

企業の資本は「人」です。新入社員・ベテラン社員もスキルアップできる研修プランを紹介します。


ベーシックに学べるビジネス文書研修|「NECマネジメントパートナー株式会社』

NECマネジメントパートナー株式会社では、ベーシックなカリキュラムのビジネス文書研修が展開されています。
「わかりやすく、相手が求める情報を規定した文書形態で正しく伝える」という点を重視しています。
本研修が掲げる到達目標は以下のとおりです。

● 読解力と要約する力を高める
● 各種文書の作成ポイントを理解する
● メール構成力、表現力を身につける
● 上記を自社に伝播させられる

カリキュラムは以下のとおりです。

● ビジネス文書の基礎知識
● 作成時のポイント・構造理解
● 社内外文書それぞれのポイント
● 報告書・始末書などの執筆方法
● メール作成時のポイント
● 各種社外文書の執筆方法

NECマネジメントパートナー株式会社は、NEC傘下にある企業です。
きわめて高いブランド力と実績を有しており、安心して依頼できます。
NECマネジメントパートナー株式会社
NECマネジメントパートナー株式会社

人材育成対象者の事情や状況に合わせた研修が提供できます。また、短期間で効率的な大人数の人材育成も可能です。

企業経営を担うビジネスリーダーやプロの技術者の育成を支援する幅広い研修をご紹介します。


コミュニケーションの基盤を作り出すビジネス文書研修|「株式会社ビジネスプラスサポート」

株式会社ビジネスプラスサポートのビジネス文書研修は、ベーシックなカリキュラムです。
本研修では「仕事はよいコミュニケーションから作られる」という理念のもと、それを下支えするビジネス文書の執筆方法を学びます。

受講対象者として以下が挙げられています。

● ビジネス文書の書き方がわからない
● 作成が苦手で、時間をかけすぎている
● ビジネス文書の差し戻しが多い

つまりビジネス文書を苦手としている人にとって、有効なカリキュラムだと言えます。

カリキュラムは以下のとおりです。

● ビジネス文書の概論と基本的な知識
● 評価されやすい文章の特徴とまとめ方
● 文書作成における規則とマナー
● 社内文書の作成
● 社外文書の作成
● 電子メールの作成

株式会社ビジネスプラスサポートは、人材育成・企業内研修を得意とする企業です。
コンサルティング事業も展開しており、企業活動を下支えすることに長けています。
サービスを提供した会社は1,300社を超えており、実績は豊富です。
株式会社ビジネスプラスサポート
株式会社ビジネスプラスサポート

輝く人財づくりを支援する

貴社が抱えるお悩みや課題を解決する研修で輝く人財作りを支援します。内定者研修を始め、新入社員研修、働き方改革、女性リーダーの育成など数多くの研修を紹介しています。


演習中心で実践的にビジネス文書研修|「キャプラン株式会社」

株式会社キャプランでは演習を中心にしたビジネス文書を学びます。
講義を最低限におさえて大部分は実際にビジネス文書を作成するカリキュラムです。
また演習で利用する題材は、こちらの要望に応じてオーダーメイドで作成されます。
演習においては作成した文書を相互確認し、文章能力を少しずつブラッシュアップします。

カリキュラムは以下のとおりです。

● ビジネス文書の種類の把握
● 文書作成の基本事項
● 事前準備の重要性
● 読みやすい文章のポイント
● 社内文書・社外文書の基本
● メール作成のポイント
● ビジネス文書作成の演習

キャプラン株式会社、ソリッドなビジネス研修を提供している企業です。
官公庁や自治体にも研修実績を持っており、受講先としてたいへん信頼できます。
キャプラン株式会社(CAPLAN Corporation)
キャプラン株式会社(CAPLAN Corporation)

自己流から一流へ、そしてグローバルへ

日本の航空会社や総合商社における研修ノウハウを元に、35年以上にわたり7,000社以上の企業へ行ってきたビジネスマナー&コミュニケーション、グローバル、マネジメント(階層別)研修を紹介します。


研修の基本的なカリキュラム

ビジネス文書研修における、基本的なカリキュラムの一例を解説します。

<対象となる受講者>
新入社員・事務職・営業担当者

<研修後の到達目的>
● 一般的なビジネス文書の書き方を理解できる
● 実際にビジネス文書を作成し、報告書として上司へ提出する
● ビジネス文書の基礎をおさえたうえ、別な場面において応用する




主要なテーマ 学習内容
ビジネス文書の概要と基本 ビジネス文書の定義

文章を書くときのポイント

基本的の文法
社内向け文書の文章術 基本的な執筆方法

基礎となるフレーム
社外向け文書の文章術 社外向け文書における礼儀とマナー

基本的な執筆方法

基礎となるフレーム
報告書の作成 報告書に求められる役割

具体的な執筆方法

上司が納得する報告書
葉書向けの文書 宛名書き

一般的な執筆方法

用紙や封筒の選び方
ビジネス文書執筆演習 社内外それぞれのビジネス文書作成

報告書や葉書の執筆
Eメールにおける文章術 基本的な執筆方法

Eメールによるビジネス文書の役割
カリキュラムのまとめ 上司への業務報告書作成

不定期報告書の作成


ビジネス文書の研修やセミナーでは、ほとんどの場合実践的なトレーニングが含まれています。
座学だけでなく、どれだけトレーニングへ積極的に取り組み、学習できるかが重要です。

ビジネス文書の研修におけるカリキュラム構成は、主催者によってさほど大きな違いは生まれません。
ただし対象となるポジションやキャリアは微妙に異なるので、その点には注意が必要です。

研修が注目される理由

ビジネス文書研修が注目される理由としては、以下3つが挙げられます。

● 習得の優先順位が非常に高い
● 文書について学ぶ機会が減少している
● 自主的にビジネス文書を学ぶモチベーションを保つのはむずかしい

それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

習得の優先順位が非常に高い

ビジネス文書は、習得の優先順位が非常に高いものです。
そのため研修によって、早い段階でおさえようとする企業が増えています。

ビジネス文書は、当然ながら社会常識、ここがいい加減だと社格が疑われるケースも出てきます。
不慣れな新入社員などは時としてクライアントや取引先に無礼な文章を書くかもしれません。
それが顧客との信頼関係を崩壊させるなど、致命的なトラブルに発展することもあります。

にもかかわらずビジネス文書は、日常の業務で何度も執筆するものです。
つまり習得の優先順位が非常に高いので、研修で早期に学習します。

自社においてもビジネス文書の基本は、できるだけ早い段階でおさえておくことが重要です。

文書について学ぶ機会が減少している

ビジネス文書研修が注目される理由として、「文書について学ぶ機会が現象している」という点が挙げられます。
近年では文書以外でのコミュニケーション機会が増加しました。
Zoomをはじめとしたビデオ形式でのミーティングや、Slackなどのコミュニケーションツールが台頭。
ここではビジネス文書はさほど重要視されず、実践的に学ぶ機会が減少しているわけです。

大学のカリキュラムも同様で、現在ではIT方面への教育が強化されています。
一方でビジネス文書をはじめとしたマナーに関する教育はやや手薄です。

しかしビジネスシーンで、文書が完全になくなったわけではありません。
メールやFAXなど、ビジネス的な文書が必要となる場面は多々あります。

だからこそ機会が現象していても、ビジネス文書は研修において学ぶ必要があるわけです。

自主的にビジネス文書を学ぶモチベーションを保つのはむずかしい

ビジネス文書は、本来的には特別なスキルではありません。
日本語の読み書きができるなら誰にでも習得できるものです。
そういった背景もあり、「研修で学ぶ必要はない」と誤解されることもあります。

だからこそ、特別なスキルでもないビジネス文書を自律的に学ぼうとするケースは多くありません。
学習する意義も見出しづらく、モチベーションを保つのがむずかしい部分もあります。
よって社会的に通用するビジネス文書を独学で身につける人材はそうそう出てきません。

しかし研修を受ければ、たとえモチベーションが低い人材に対しても、ある程度の熱意を持って学ばせることが可能です。
また事前にビジネス文書研修の重要性を解説すれば、より前無為な姿勢で参加するようになります。

研修についてよくある質問

本記事でははビジネス文書研修の重要性やカリキュラムについて解説しました。
最後によくある質問をQandAの形式で解説します。
ビジネス文書研修における疑問を解決したうえで、参加するかどうか検討しましょう。

ビジネス文書は、オンラインでも受講できます。
Zoomミーティング形式をはじめ、e-ラーニングなどで学ぶことも可能です。
特に新型コロナウイルス感染症が問題となる中、オンラインでの受講は心強い選択肢だと言えます。

またビジネス文書研修は、内容自体さほどむずかしいものではありません。
演習なども、画面を通して実施することが可能です。
したがってオンラインで受講したとしても、理解度が落ちるなどの問題はほとんどありません。

費用感はどの程度か?

ビジネス文書研修の費用は、1名あたり20,000円〜30,000円と考えましょう。
ただしカリキュラムをカスタマイズなどがあった場合、もう少し高額になります。
またビジネス文書研修のレベルが高いと、費用が高額になる側面もあります。
予算が決まっているのであれば、研修会社に相談してみましょう。自社に合う研修を導入するには、まずヒヤリングを実施してもらうことがおすすめです。

ベテラン社員でも受講できるか?

ビジネス文書研修は、ベテラン社員でも受講することは可能です。
もちろんカリキュラムのレベルはやや高いものを選ぶなどの工夫は必要ですが、それ以外に問題はありません。

ただし若手社員向けの研修は避けましょう。
カリキュラムの途中で、かなり異質な存在となって浮いてしまう可能性があります。
グループワークやディスカッションがあると困るかもしれません。
また本人の心情を考えれば、若手社員向けの研修へ飛び込むのはNGです。

業界特有の文書にも、研修内容は通用するのか?

たとえ業界特有のビジネス文書でも、研修内容はある程度は通用します。
業界に合わせて、ある程度カスタマイズした教材を提供してくれるからです。訓練の題材としてはさほど大きな問題にはなりません。

ビジネス文書研修はリスクヘッジとして最適

ビジネス文書は社会人の基本中の基本です。
Zoomなどの新しい接点も増えていますが、やはり書類やメールでのやりとりは、ビジネスシーンにおいて欠かせません。
知っておかなければ、商談や取引を進める以前の問題でつまずきます。

特に現代の新入社員は手紙やFAXを書く場面に触れる機会が少ないため、ビジネス文書の書き方について理解していないケースも少なくありません。
時代の流れもあるので、それ自体が悪いわけではないのですが、そのままビジネス文書を執筆させるには不安が残ります。

だからこそ事前に研修で基本を教えておくというリスクヘッジが必要です。
フレッシュな人材には、ビジネス文書研修で最低限のマナーを覚えてもらい、すぐさま仕事ができるようになってもらいましょう。

もちろんビジネス文書研修は、新入社員だけのものではありません。
よりハイレベルな文章力を身につける目的で研修に参加する中堅社員も大勢います。
会社の目的やビジネス文書に求めるレベルに応じて、適切なカリキュラムを選択しましょう。

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