ビジネス文書研修

ビジネス文書は、会社員や組織人としての基本で、かならずおさえる必要があります。
これを知る上では、やはりビジネス文書に関する研修が必要となるでしょう。
反面、一元的な教育がなされていないと、社員ごとで間違えた文章を書いてしまうかもしれません。

本記事では以下の点について解説します。

● ビジネス文書研修のメリット
● おすすめの研修プラン
● ビジネス文書研修が注目される理由

よくあるお悩み

ビジネス文書について、企業から多く寄せられるのが、以下のような悩みです。

・伝わりやすい文章がどういうものかわからない
・部下に文書作成を指示しても、必要な情報が揃っていない
・議事録や報告書の作成に時間がかかりすぎる
・新人の文章が読みにくいが、本人が自覚していない
・部下の文章を添削したいが、どのように指導すれば良いのかわからない

当事者にとって、自分の文書作成スキルが充分か不十分化は自覚しにくいものです。わざとわかりにくく書いている人はおらず、わかりやすいと思って書いているからです。それを受け取った上司も、わかりにくいということはわかるものの、具体的に何をどう直せば良くなるのかわからないものです。そのため、文書作成は職場のOJTなどでは改善しにくいです。

文書作成に関して上記のような悩みがあるなら、ビジネス文書作成研修を導入することをおすすめします。相手に伝わる文章を書くためのコツを学べるので、短時間での上達が期待できます。

研修の対象者

ビジネス文書研修の対象者は、新入社員や若手社員のみならず、中堅社員や管理職まで、幅広い階層の社員です。受講者のレベルや目的によって受講するべきビジネス文書研修は異なるので、受講者のニーズやキャリアプランを踏まえて研修を導入しましょう。

例えば、新入社員や若手社員には、文書作成の基礎的なスキルを学べる研修がおすすめです。メールの書き方や議事録・報告書の書き方など、基礎的な文書作成を学ぶことができます。

営業や広報など社外に向けた文書を書く方の場合、社内向けの文書よりも言葉遣いやわかりやすさに配慮が求められます。また、文章をしっかり書くだけでなく、見やすいレイアウトに整える必要もあります。こうした文書作成が学べる研修を導入しましょう。

また、海外とメールのやりとりをしたり、海外出張してプレゼンを行ったりする方は、英語文書作成の研修を受講するのがおすすめです。英語圏のビジネスは日本とは違う文化の上にあるので、日本語の資料を英訳しただけでは訴求力が足りません。英語の文書ならではの書き方を研修で身につけましょう。

研修のメリットと学ぶ目的

「ビジネスにおける文書など、研修に参加してまで学ぶものではない」と感じる人も多いですが、ビジネス文書研修には以下3つメリットがあります。

● 効率的に文書を学べる
● 学習内容が均一化される
● あらゆるパターンの文書を習得できる

3つのメリットを求めて、ビジネス文書を研修単位で学びたいと考える企業は少なくありません。
それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

効率的にビジネス文書を学べる

研修として学ぶ最大のメリットは、効率的にビジネス文書を学べることです。
早ければ1日、長くても2日で、最低限必要な文章能力は身につけられます。
もう少し日数をかければ、より高度なビジネス文書も習得することが可能です。

トレーニングやセミナーでは、初歩的なビジネス文書を学ぶだけでも、数週間かかることがあります。
特に社員個人が学ぶ場合は時間がかかるし、誤った知識を身につけてしまうかもしれません。一方、企業研修であれば集中的に学習してビジネス文書スキルの早期に習得できます。
また講師はプロフェッショナルなので、誤った知識を教えられることもあり得ません。

効率的にビジネス文書を学べるのは、研修に参加する大きなメリットです。

学習内容が均一化される

ビジネス文書の研修では、学習内容が均一化されるというメリットもあります。
同じカリキュラムを通して学ぶので、個人個人でのムラはほとんど生まれません。
一貫した姿勢で、均一なビジネス文書を書けるようになります。

学習内容が均一化されているなら、その後も指導・管理しやすくなります。
またビジネス文書が一定の精度に保たれている点は外部からの信頼を勝ち取るうえで重要です。

あらゆるパターンの文書を習得できる

ビジネス文章研修ではさまざまなパターンの文書についてレクチャーされます。
受講することで、どのような場面でも適切な文章を作成できるようになります。
あらゆるパターンを知っておけば、臨機応変に対応することが可能です。

もちろんビジネス文書は、テンプレートだけを覚えておけばよい、というものではありません。
しかし基礎を幅広く習得することで、テンプレートから外れたやりとりの中でも常識的かつ印象のよい文章を書くことが可能です。

研修ラインナップ

ビジネス文書研修おすすめカリキュラムをご紹介します。
いずれも導入事例が豊富で、たいへん充実したカリキュラムが用意されています。
それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

座学よりも体験を重視した実践型の新卒研修「株式会社モチベーション＆コミュニケーション」

株式会社モチベーション＆コミュニケーションの新卒研修では、実践トレーニングをメインとし、ビジネスシーンで必要なコミュニケーションのスキルを身につけられる内容です。ビジネス文書だけでなく、対面や電話でのコミュニケーションやマナー、コンプライアンスなど、ビジネスパーソンにとって必要な基礎的なスキルを包括的に学ぶことができます。

研修プログラムは5日間にわたり、内容も多岐にわたるので、ビジネス文書に関するカリキュラムだけご紹介します。

・ビジネス文章の作成（お客様への文章作成、伝わる文章の書き方）
・メール（メールの書き方、返信ルール/メールマナー）
・FAX（表書きのつくり方、FAX送付ルール）
・印鑑（印鑑の種類、印鑑の正しい使い方）

文章やメールの作成のみならず、FAXや印鑑といった若い人にはなじみがないツールまで教えてもらえるのがポイントです。

株式会社モチベーション＆コミュニケーションは、組織のコミュニケーション課題の解決に特化した研修プログラムを提供しています。文章作成や新卒向けのビジネスコミュニケーション研修のみならず、伝わる話し方や聴く力、論理的思考、営業スキルを向上させる研修など、若手から経営層まで役に立つ研修を主催しています。

議事録作成スキルが身につくビジネス文書研修「株式会社ノビテク」

株式会社ノビテクのビジネス文書研修は、新入社員を対象に議事録の作成方法に焦点を絞った内容です。新入社員が最初の仕事として担当することの多い議事録作成ですが、「文章の基本ができていない」「修正のために上司の業務時間が取られる」と悩む企業は多いもの。そんな課題を解決するカリキュラムを用意しています。

・会議通知の作成（文書、メール作成）
・議事録作成のポイント
・議事録作成の演習
・議事録の送付（文書、メール作成）

社内と社外の会議について、それぞれ会議映像を見ながら実際に議事録作成の演習を行います。また議事録を相手に送付するところまで網羅しているため、上司やお客様との文書・メールのやりとりでのポイントがわかる内容です。

株式会社ノビテクは、社員一人ひとりの行動を引き出す研修を強みとしています。行動をすれば、達成感と周囲からの承認を得て、さらなる成長を目指すサイクルが生まれます。研修カリキュラムでは、「基本的なやり方」と「上手くやり遂げるための方法を考えること」を伝え、仕事が楽しくなるコツを学べます。

文書からメールまで網羅したビジネス文書研修「株式会社東京リーガルマインド」

株式会社東京リーガルマインドの研修では、ビジネス文書からメールの書き方まで網羅的に学べます。新入社員・若手社員に正しい文章の型を身につけて欲しいと考える企業にぴったりです。
・ビジネス文書を書く必要性とは
・社内文書、社外文書の書き方
・簡潔で的確な表現、読み手に合わせた表現とは
eラーニングなので自社のペースで無理なく受講が可能です。講座内で理解度チェックテストがあり、受講者の学習効果を確認することもできます。

株式会社東京リーガルマインドは、個人の力を伸ばして時代の変化を乗り越える「一枚岩の組織づくり」を目指して、eラーニング講座と対面型研修を提供しています。幅広い階層・職種に対応したプログラムが特徴です。(参照:株式会社東京リーガルマインド)

文書作成時間を短縮！ビジネス文書研修「株式会社シンクスバンク」

株式会社シンクスバンクのビジネス文書研修では、ビジネス文書で必須の定型表現を学び、社員の文書作成能力の底上げを図ります。
・丁寧語・尊敬語・謙譲語
・時候挨拶と頭語・結語
・ビジネス文書　レターとメールの違い
実践的なワークを伴う内容なので、実務ですぐに役立てることができます。

株式会社シンクスバンク（KENスクール）では、通学型・オープン型・講師派遣型・eラーニングの4つの方法で社会人の学びの場を提供しています。企業の持つ課題や社員のレベルにあわせた、柔軟な研修プランと開催手段が好評です。(参照:株式会社シンクスバンク)

読み手を意識した資料作成研修「株式会社ピースバイピース」

株式会社ピースバイピースは、企業が持つ「若手社員の文章作成力が低い」という悩みを解決する研修を用意しています。
・なぜビジネス文書を学ばなければいけないのか
・わかりやすい文章の5つのポイント
・社内報告書、社外文書、メールの書き方
わかりやすい報告書や議事録を作成できれば、上司の意思決定スピードの向上につながり、組織の生産性向上が期待できます。

株式会社ピースバイピースは、それぞれの企業の課題を講師自身がヒアリングし、研修内容への反映と、研修後の振り返り・フォローまで一括で担当するのが特徴です。受講者が「明日からやってみよう」と思える研修内容で、やる気と継続力を引き出します。(参照:株式会社ピースバイピース)

演習を繰り返して実践力を磨く　ビジネス文書研修「株式会社J-Labo」

株式会社J-Laboの研修は、定型的な書き方を伝えるプログラムから一歩踏み込んだ、「目を引く・読ませる・ストレスを与えないビジネス文書」の書き方が身につきます。
・読み手主体の文書作成とは
・論理的な文書作成のコツ
・実例に沿ったライティング演習
・文章校正の際に気をつけること
自社でよく作成される文書に近いフォーマットを使用した内容で、より実践に近い形で学べます。

株式会社J-Laboは、人の成長に徹底的に向き合う研修会社です。テレワークや女性活躍、シニア人材活用といった時代の変化を汲み、フレキシブルなカリキュラム作成・提案ができる点が強みです。(参照:株式会社J-Labo)

ワークショップ型プログラム｜「株式会社アイル』

株式会社アイルでは「ワークショップ型プログラム」としてビジネス文書研修を提供しています。
特徴としては、受動的に教わるのではなく、与えられた課題をクリアすることで学んでいくワークショップ型が採用されていること。
また社内文書をはじめ葉書や報告書など、あらゆるビジネス文書を学習することが可能です。
さらに参加者1名からでも受講できるので、少人数での参加にも対応で来ます。

株式会社アイルは、あらゆるカリキュラムを提供し続ける一部上場企業です。
優秀な講師を擁するのが特徴で、今回の場合であれば講師歴12年以上の人材育成パイオニアである井上知伊子氏が登壇します。
ベテラン講師のノウハウを学びたいのであれば、株式会社アイルは頼りになる主催者です。(参照:株式会社アイル)

ベーシックに学べるビジネス文書研修｜「NECマネジメントパートナー株式会社』

NECマネジメントパートナー株式会社では、ベーシックなカリキュラムのビジネス文書研修が展開されています。
「わかりやすく、相手が求める情報を規定した文書形態で正しく伝える」という点を重視しています。
本研修が掲げる到達目標は以下のとおりです。
・読解力と要約する力を高める
・各種文書の作成ポイントを理解する
・メール構成力、表現力を身につける
・上記を自社に伝播させられる

NECマネジメントパートナー株式会社は、NEC傘下にある企業です。
きわめて高いブランド力と実績を有しており、安心して依頼できます。(参照:NECマネジメントパートナー株式会社)

コミュニケーションの基盤を作り出すビジネス文書研修｜「株式会社ビジネスプラスサポート」

株式会社ビジネスプラスサポートのビジネス文書研修は、ベーシックなカリキュラムです。
本研修では「仕事はよいコミュニケーションから作られる」という理念のもと、それを下支えするビジネス文書の執筆方法を学びます。
カリキュラムは以下のとおりです。
・ビジネス文書の概論と基本的な知識
・ 評価されやすい文章の特徴とまとめ方
・ 文書作成における規則とマナー
・ 社内文書の作成
・ 社外文書の作成
・ 電子メールの作成

株式会社ビジネスプラスサポートは、人材育成・企業内研修を得意とする企業です。
コンサルティング事業も展開しており、企業活動を下支えすることに長けています。
サービスを提供した会社は1,300社を超えており、実績は豊富です。(参照:株式会社ビジネスプラスサポート)

演習中心で実践的にビジネス文書研修｜「キャプラン株式会社」

株式会社キャプランでは演習を中心にしたビジネス文書を学びます。
講義を最低限におさえて大部分は実際にビジネス文書を作成するカリキュラムです。
また演習で利用する題材は、こちらの要望に応じてオーダーメイドで作成されます。
演習においては作成した文書を相互確認し、文章能力を少しずつブラッシュアップします。

キャプラン株式会社、ソリッドなビジネス研修を提供している企業です。
官公庁や自治体にも研修実績を持っており、受講先としてたいへん信頼できます。(参照:キャプラン株式会社)

研修の基本的なカリキュラム

ビジネス文書研修における、基本的なカリキュラムの一例を解説します。

＜対象となる受講者＞
新入社員・事務職・営業担当者

＜研修後の到達目的＞
● 一般的なビジネス文書の書き方を理解できる
● 実際にビジネス文書を作成し、報告書として上司へ提出する
● ビジネス文書の基礎をおさえたうえ、別な場面において応用する


ビジネス文書の研修やセミナーでは、ほとんどの場合実践的なトレーニングが含まれています。
座学だけでなく、どれだけトレーニングへ積極的に取り組み、学習できるかが重要です。

ビジネス文書の研修におけるカリキュラム構成は、主催者によってさほど大きな違いは生まれません。
ただし対象となるポジションやキャリアは微妙に異なるので、その点には注意が必要です。

研修が注目される理由

ビジネス文書研修が注目される理由としては、以下3つが挙げられます。

● 習得の優先順位が非常に高い
● 文書について学ぶ機会が減少している
● 自主的にビジネス文書を学ぶモチベーションを保つのはむずかしい

それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

習得の優先順位が非常に高い

ビジネス文書は、習得の優先順位が非常に高いものです。
そのため研修によって、早い段階でおさえようとする企業が増えています。

ビジネス文書は、当然ながら社会常識、ここがいい加減だと社格が疑われるケースも出てきます。
不慣れな新入社員などは時としてクライアントや取引先に無礼な文章を書くかもしれません。
それが顧客との信頼関係を崩壊させるなど、致命的なトラブルに発展することもあります。

にもかかわらずビジネス文書は、日常の業務で何度も執筆するものです。
つまり習得の優先順位が非常に高いので、研修で早期に学習します。

自社においてもビジネス文書の基本は、できるだけ早い段階でおさえておくことが重要です。

文書について学ぶ機会が減少している

ビジネス文書研修が注目される理由として、「文書について学ぶ機会が現象している」という点が挙げられます。
近年では文書以外でのコミュニケーション機会が増加しました。
Zoomをはじめとしたビデオ形式でのミーティングや、Slackなどのコミュニケーションツールが台頭。
ここではビジネス文書はさほど重要視されず、実践的に学ぶ機会が減少しているわけです。

大学のカリキュラムも同様で、現在ではIT方面への教育が強化されています。
一方でビジネス文書をはじめとしたマナーに関する教育はやや手薄です。

しかしビジネスシーンで、文書が完全になくなったわけではありません。
メールやFAXなど、ビジネス的な文書が必要となる場面は多々あります。

だからこそ機会が現象していても、ビジネス文書は研修において学ぶ必要があるわけです。

自主的にビジネス文書を学ぶモチベーションを保つのはむずかしい

ビジネス文書は、本来的には特別なスキルではありません。
日本語の読み書きができるなら誰にでも習得できるものです。
そういった背景もあり、「研修で学ぶ必要はない」と誤解されることもあります。

だからこそ、特別なスキルでもないビジネス文書を自律的に学ぼうとするケースは多くありません。
学習する意義も見出しづらく、モチベーションを保つのがむずかしい部分もあります。
よって社会的に通用するビジネス文書を独学で身につける人材はそうそう出てきません。

しかし研修を受ければ、たとえモチベーションが低い人材に対しても、ある程度の熱意を持って学ばせることが可能です。
また事前にビジネス文書研修の重要性を解説すれば、より前無為な姿勢で参加するようになります。

研修についてよくある質問

本記事でははビジネス文書研修の重要性やカリキュラムについて解説しました。
最後によくある質問をQandAの形式で解説します。
ビジネス文書研修における疑問を解決したうえで、参加するかどうか検討しましょう。

ビジネス文書は、オンラインでも受講できます。
Zoomミーティング形式をはじめ、e-ラーニングなどで学ぶことも可能です。
特に新型コロナウイルス感染症が問題となる中、オンラインでの受講は心強い選択肢だと言えます。

またビジネス文書研修は、内容自体さほどむずかしいものではありません。
演習なども、画面を通して実施することが可能です。
したがってオンラインで受講したとしても、理解度が落ちるなどの問題はほとんどありません。

費用感はどの程度か？

ビジネス文書研修の費用は、1名あたり20,000円〜30,000円と考えましょう。
ただしカリキュラムをカスタマイズなどがあった場合、もう少し高額になります。
またビジネス文書研修のレベルが高いと、費用が高額になる側面もあります。
予算が決まっているのであれば、研修会社に相談してみましょう。自社に合う研修を導入するには、まずヒヤリングを実施してもらうことがおすすめです。

ベテラン社員でも受講できるか？

ビジネス文書研修は、ベテラン社員でも受講することは可能です。
もちろんカリキュラムのレベルはやや高いものを選ぶなどの工夫は必要ですが、それ以外に問題はありません。

ただし若手社員向けの研修は避けましょう。
カリキュラムの途中で、かなり異質な存在となって浮いてしまう可能性があります。
グループワークやディスカッションがあると困るかもしれません。
また本人の心情を考えれば、若手社員向けの研修へ飛び込むのはNGです。

業界特有の文書にも、研修内容は通用するのか？

たとえ業界特有のビジネス文書でも、研修内容はある程度は通用します。
業界に合わせて、ある程度カスタマイズした教材を提供してくれるからです。訓練の題材としてはさほど大きな問題にはなりません。

ビジネス文書研修はリスクヘッジとして最適

ビジネス文書は社会人の基本中の基本です。
Zoomなどの新しい接点も増えていますが、やはり書類やメールでのやりとりは、ビジネスシーンにおいて欠かせません。
知っておかなければ、商談や取引を進める以前の問題でつまずきます。

特に現代の新入社員は手紙やFAXを書く場面に触れる機会が少ないため、ビジネス文書の書き方について理解していないケースも少なくありません。
時代の流れもあるので、それ自体が悪いわけではないのですが、そのままビジネス文書を執筆させるには不安が残ります。

だからこそ事前に研修で基本を教えておくというリスクヘッジが必要です。
フレッシュな人材には、ビジネス文書研修で最低限のマナーを覚えてもらい、すぐさま仕事ができるようになってもらいましょう。

もちろんビジネス文書研修は、新入社員だけのものではありません。
よりハイレベルな文章力を身につける目的で研修に参加する中堅社員も大勢います。
会社の目的やビジネス文書に求めるレベルに応じて、適切なカリキュラムを選択しましょう。

この記事の監修者

KeySession研修コーディネーター 福多 - 課題から最適な人材育成企業をご紹介します。

アパレル企業で店長職を経験し、人材育成の難しさを痛感する。2016年より人材育成研修／セミナーの集客支援を行う。 2019年からは経営者や人事担当者のお話を伺いながら、講演会の主催や連続講座の主催を行い、心理学、コーチングを学習中。