ビジネス会話の磨き方 今更聞けない正しい言葉選びと話し方

ビジネス会話とは、敬語・言葉選び・話の組み立て方を意識し、相手に正確かつ丁寧に意図を伝える話し方のことです。取引先・上司・同僚など多様な相手と関わるビジネスシーンでは、たった一言の選び方で信頼や成果が大きく左右されます。

本記事では、ビジネス会話の基本的な心得から、敬語の正しい使い分け、注意が必要な言葉、シーン別の正解例、そしてリモート時代のオンライン会議・チャットでの会話力までを体系的に解説します。実は相手は気になっているかもしれない注意すべき言葉もご紹介しますので、ぜひ確認してみてください。

ビジネスにおける会話の基本や敬語の使い方、会話の磨き方などを見直し、日々の仕事に活用しましょう。

この記事を読むと、次のことがわかります。

• ビジネス会話の基本的心得（言葉使い・クッション言葉・話の組み立て方・姿勢）
• 敬語の正しい使い分け（尊敬語・謙譲語・丁寧語）と早見表
• 使い方に注意が必要な言葉と正しい言い換え
• シーン別ビジネス会話のNG例と正解例（報告／依頼／断り／謝罪）
• リモート・オンライン時代のビジネス会話のポイント

ビジネス会話の基本を効率的に定着させたければ、ビジネスコミュニケーション研修の実施がおすすめです。ビジネス会話の基礎を効率的に学べるうえ、ロールプレイングで実践形式での練習も可能だからです。

キーセッションでは、ビジネス会話の基礎が身につくコミュニケーション研修をご紹介します。貴社の課題にぴったりな研修を豊富な提携会社から紹介するので、ぜひご相談ください。

ビジネス会話の基本的心得

ビジネス会話で気をつけたいのは4つ。相手が聞きやすい、理解しやすい、柔らかな印象がポイントです。

言葉使い

参考サイト：文化庁『令和元年度「国語に関する世論調査」の結果の概要』

文化庁による『国語に関する世論調査』によると、国語が乱れていると感じている人の6割以上の人が、「敬語の使い方」と「若者言葉」を挙げています。

プライベートでは少々乱れたとしても、若者言葉を使っているとしても、ビジネスの場では敬語は当たり前と思い、使い分ける必要があります。

クッション言葉を使う

言葉や会話の雰囲気を柔らかくするために、声のトーンや大きさ、言葉選びが大切ですが、クッション言葉を使うことでより印象が良くなります。

クッション言葉とは、お願いやお断りなど、伝えにくいことを柔らかくする効果がる言葉です。

例としては

・差し支えなければ

・恐れ入りますが

・お手数ですが

・失礼ですが

・お言葉を返すようですが

・残念ですが

・あいにくですが

などがあります。

お誘いを受けたにも関わらず、断らなければいけない時に

「残念ですがその日は予定が入っております。お誘いありがとうございます」

と伝えることで、相手には誠意が伝わりやすくなります。

話の組み立て方

仕事は時間との戦いになることも多く、報告や提案は『簡潔にわかりやすく』が基本です。

5W2Hで話をする習慣をつけると良いでしょう。

Why（なぜ）

What（なにを）

Who（だれが）

When（いつ）

Where（どこで）

How much（いくら）

How to manage（どのように）

もうひとつ簡潔にわかりやすく話を進めるには、結論から話すというのがあります。

その後に経過や疑問、改善点などを話すことで、何を言いたいのか、相手に何を求めているのかがわかりやすくなります。

会話時の姿勢

相手の目を見る、頷きながら話を聞く、途中で話の腰を折らない、こちらの話ばかりしないなど、会話の姿勢はどのような場面でも変わりません。

ですがこれまで以上に意識をする必要があるのが、表情です。

マスク着用が新しいマナーとなっている今、表情が伝わりにくくなっています。マスクをしているからこそ、今まで以上に表情豊かにしなければ、唯一見えている目に感情を乗せることができません。

マスクの下は200%の笑顔が必要です。

敬語の基本

敬語は良く使われる言葉ですが、正しい使い分けが必要です。こちらが良いと思って使っていた言葉が、実は間違った使い方をしていたとならないように、改めて確認をしておきましょう。

参考サイト：ビジネス日本語独学『敬語とは』

敬語3つの使い分け

敬語には『尊敬語』『謙譲語』『丁寧語』の3種類があります。

尊敬語

相手に対して敬意を表現する言葉です。目上の人や上司、社外の人に対して使います。

相手の立場を自分よりも『上』に位置付けており、主語は相手になります。

謙譲語

相手に対しての自分や自分の行動を、控えめにへりくだった表現方法をいいます。

自分を下にすることで、相手の位置を上げる言葉で、主語は自分です。

丁寧語

文字通り、丁寧な言葉を指します。

誰に対しても使え、相手への敬意を表すことができます。

良く使われる敬語

同じ言葉でも、尊敬語、謙譲語、丁寧語で表すことができます。

ビジネスで使われる言葉をまとめました。

基本形	尊敬語	謙譲語	丁寧語
来る	お越しになる　いらっしゃる	伺う　参る	来ます
行く	いらっしゃる　おいでになる	伺う　参る	行きます
言う	おっしゃる	申し上げる　申す	言います
する	される　なされる	いたす	します
いる	いらっしゃる	おる	います
会う	お会いになる　会われる	お目にかかる	会います
あげる	くださる	差し上げる	あげます
もらう	お受け取りになる　お納めになる	いただく　頂戴する	受け取ります
見る	ご覧になる	拝見する	見ます
食べる	召し上がる	頂戴する　いただく	食べます
待つ	お待ちになる　お待ちくださる	お待ちする	待ちます

使い方に注意が必要な言葉と話し方

普段よく使ってる言葉の中で、使う相手によっては失礼にあたる言葉があります。当たり前のように使っているその言葉、実は相手は気になっているかもしれません。該当するものがあった方は、すぐに直しましょう。

了解しました

頼まれごとをされた時によく使う言葉です。

この言葉は『了解』の丁寧語ですから、ビジネスシーンで使うのは問題ありません。しかし、敬意を含まない言葉のため、目上の人や上司、社外の人に使うのは失礼に当たります。

『承知しました』『承りました』『かしこまりました』と言うのが礼儀です。

了解しましたは、年下や同僚にのみ使うようにしてください。

なるほど

誰かの意見や話を聞いた時になどに使う人が多い言葉です。

この言葉も相手によっては失礼と取られてしまいます。

なるほどという言葉は、もともと『できる限り』という意味で使われていました。それが『なるべく』『なるたけ』に変化し、その後『いかにも』という相手を肯定する意味で使われるようになりました。

このように敬語でもなければ丁寧語でもない言葉を、目上の人や上司に使うのは不適切です。

『おっしゃる通りです』『仰せの通りです』という言葉のほうが敬意が感じられます。

ご苦労様です

職場内で良く使われる言葉ですが、これは目上から目下に対して使う言葉ですので、部下が上司い使ったり、社外の人に使うのは失礼になります。

また、似たような言葉に『お疲れ様です』があります。

こちらは目上や上司、同僚にも使える言葉ですが、社外の人には使わないようにします。

どちらの言葉も社内限定で年齢や立場により変えるというのが良いでしょう。

とんでもございません

感謝や褒め言葉に対して謙遜する場面で使われがちですが、「とんでもない」が一語の形容詞であるため、文法上は誤用とされてきました。「とんでもないことです」「恐れ入ります」が本来の正しい表現です。ただし近年は文化庁の見解でも違和感を持たない人も増えており、状況によって使い分けるのが現実的です。

させていただきます

謙譲表現として広く使われていますが、本来は「相手の許可を得て自分が行う」場面で使う言葉です。「私から説明させていただきます」のように許可不要な場面で多用すると、過剰敬語と感じられることがあります。「ご説明します」「ご報告いたします」とシンプルにする方が自然です。

お世話になっております

取引先メールの定型句として広く使われていますが、初対面や面識のない相手に使うと違和感を与えます。初回コンタクト時は「お世話になります」「初めてご連絡いたします」と使い分けましょう。

シーン別ビジネス会話のNG例と正解例

ビジネスでよく直面する場面ごとに、避けたい話し方と推奨される言い方を整理します。

シーン	NG例	正解例
報告	「○○の件ですが、たぶん大丈夫だと思います」	「○○の件、進捗は8割完了です。残作業は××で、明日までに完了予定です」
依頼	「これ、お願いできますか」	「お忙しいところ恐れ入りますが、△日までに本件の確認をお願いできますでしょうか」
断り	「無理です」「できません」	「あいにく現在対応が難しい状況です。代わりに〇〇のご提案ではいかがでしょうか」
謝罪	「すみません、わかりません」	「申し訳ございません、確認のうえ□時までにご回答いたします」
クレーム対応	「いえ、それは違います」と即否定	「ご不快な思いをおかけし申し訳ございません。状況を確認させていただけますか」
会議での発言	「ちょっと違う気がします」	「別の観点から、〇〇という選択肢もあるかと思います。いかがでしょうか」

ポイントは、否定・曖昧・命令調を避け、クッション言葉と具体的な事実・代替案・期限を組み合わせることです。

リモート・オンライン時代のビジネス会話力

オンライン会議・チャット・メールなど、対面以外でのコミュニケーションが業務の中心となった現在、ビジネス会話力の発揮場所は大きく広がっています。媒体ごとの特性を踏まえた使い分けが、信頼の維持と業務効率を左右します。

オンライン会議での話し方

対面より表情・声のトーン・間合いが伝わりにくいため、いつも以上に明確に話すことが重要です。冒頭で結論を端的に述べ、相づちは大きめにリアクションし、複数人会議では発言者を明示してから話し始めると、議論が混乱しません。マイクのオン／オフ、画面共有のタイミングなど、技術面の所作もビジネス会話の一部です。

ビジネスチャットでの言葉遣い

SlackやTeamsなどのチャットでは、メールほど堅苦しくない一方、SNSのようなカジュアルすぎる表現も避けるべきです。「お疲れ様です」「お忙しいところすみません」など簡易な丁寧表現と、要件をシンプルに伝える短文構成が好まれます。スレッド機能・絵文字リアクション等のツール固有の作法にも気を配りましょう。

ビジネスメールでの会話力

メールは記録として残るため、より慎重な言葉選びが求められます。件名で要件と期限を明示し、本文はクッション言葉＋具体的な依頼内容＋期限の構造でシンプルにまとめます。誤字脱字は信頼を損ねるため、送信前の見直しを習慣化しましょう。

生成AI時代のビジネス会話力

ChatGPTなどの生成AIで文面を整えることが一般化していますが、AIが生成した文章をそのまま使うと「機械的な印象」を与える場合があります。AIを下書き作成に使い、相手との関係性や文脈を踏まえて自分の言葉で仕上げる使い分けが、これからのビジネス会話力の一部となります。

ビジネス会話の磨き方

ビジネス会話は社会人には当たり前のマナーでありスキルです。

正しい言葉選びと話し方をマスターするにはどのような方法があるのでしょうか。

話し方のプロから学ぶ

日本語は時代により使われる意味合いが変わることがあります。最新の知識は、やはり日本語や話し方のプロから学ぶのが確実です。

正しいと思って使っている言葉が、間違って使い続けている場合もありますので、定期的に学ぶ機会を作るようにします。

日常生活でも使う

せっかく学んでも使わないとどんどん忘れてしまいます。

日常生活の中で言葉や使い方に慣れることが大切です。インプットだけでは自分のものにできませんので、アウトプットすることを心がけましょう。

補足：ビジネス会話の基礎知識がないと、仕事に身が入らない

社会人経験がない新入社員は、会社で自分が発する言葉にとてもプレッシャーを感じています。学生から勤め人になることで、大きく環境が変わり、使う言葉と話し方を変えなければならない自覚があるからです。

ビジネス会話の基礎知識がなければ、「この報告は、会社ではどんな言葉を使えば正解なのかな」「この気持ちを上司に伝えるには、どう話せば恥ずかしくないのかな」など、性格により個人差はあるものの、誰もが気になり悩むのです。

そうすると、上手く感情を伝えることができなかったり、伝えるまでに時間をかけてしまったり、起こらなくてもいいはずの認識のズレや時間のロスが生まれます。これが取引先が相手となると、余計に緊張したり、憂鬱になってしまいます。

言葉遣いについては、現場の指導係に頼るよりも、新人研修などで受講する機会を設けたほうが効率的です。

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ビジネス会話についてよくある質問

Q. 「了解しました」は本当に失礼ですか？

厳密には文法的に問題はありませんが、「了解」は本来同等以下の関係で使う言葉のため、目上の方や社外の方には「承知しました」「かしこまりました」を使うのが無難です。社内の同僚や年下のメンバーに対しては「了解しました」で問題ありません。

Q. 敬語が苦手で覚えきれません。最低限これだけは押さえるべき言葉は？

「来る／行く」→「いらっしゃる／伺う」、「言う」→「おっしゃる／申し上げる」、「する」→「なさる／いたす」の3組と、「承知しました」「申し訳ございません」「お忙しいところ恐れ入りますが」のクッション言葉を押さえるだけで、ほとんどのビジネスシーンに対応できます。

Q. リモート時代のビジネス会話はもっとカジュアルでもよいのでしょうか？

媒体や相手によります。社内チャットなどではややカジュアルでも問題ありませんが、社外メールや初対面のオンライン会議では従来の敬語ルールが基本です。「相手の関係性」と「媒体の特性」の2軸で判断すると失敗しません。

Q. 生成AIで文章を作成しても問題ないですか？

下書きや雛形作成にAIを使うのは効率的で問題ありません。ただし、相手との関係性や具体的な状況に合わせた仕上げは自分で行うのが基本です。AIの文章をそのまま送ると、定型的・機械的な印象を与え、信頼関係の構築には逆効果になることもあります。

Q. ビジネス会話力を組織として高めるには？

個人の自学だけに頼らず、ビジネスマナー研修・コミュニケーション研修・話し方研修などを定期的に実施することが効果的です。新入社員研修と階層別研修の両方で繰り返し触れることで、組織全体の言葉遣いと話し方の標準化が進みます。詳しくは「コミュニケーション研修のおすすめ研修会社」もご参照ください。

会話はビジネスの基本

ビジネスの成功は人と人とのつながりがカギとなります。良いコミュニケーション、良い人間関係を築くには会話が重要です。

基本的な話し方を身につけることで、印象も良くなりますし、思いが伝わりやすくなります。