ファシリテーションがうまくなる実践的フレーズ集

ファシリテーションは、会議を円滑に進行するために重要なスキルです。
しかし、1990年代からビジネスでもファシリテーションの技術が積極活用されているにもかかわらず、ファシリテーションについての正しい知識や技術を有している方は多くないのが現状です。

ファシリテーションとはいったいどのような技術であり、ファシリテーション技能を高めるためにはどのようなスキルが要求されるのでしょうか？

この記事では、ファシリテーションの概要・注意点・学び方などを解説します。

メンバーのファシリテーションスキルを高めたいなら、ファシリテーション研修の実施がおすすめです。常にシチュエーションが変化する会議だからこそ、ファシリテーション力を高めるには実践形式の練習が不可欠だからです。

キーセッションでは、ワーク形式を含んだファシリテーション研修をご紹介可能です。

ファシリテーションとは

ファシリテーションは司会のようなものと認識されているかもしれませんが、趣旨や目的を考えると、単なる司会とは異なります。

この章では、ファシリテーションの意味・目的をふまえ、ファシリテーションのあり方を解説します。

ファシリテーションの意味

特定非営利活動法人日本ファシリテーション協会の定義によると、ファシリテーションとは「人々の活動が容易にできるように支援し、うまくことが運ぶようにかじ取りをする」ことを指します。

ファシリテーション（facilitation）とは、人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。
集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働きを意味します。
その役割を担う人がファシリテーター（facilitator）であり、会議で言えば進行役にあたります。
出典：特定非営利活動法人日本ファシリテーション協会

ビジネスにおいて、ファシリテーションはよく会議の場面で用いられます。

ファシリエーションの元になっているのは、「物事を簡単にして、前に進めること」を意味する英単語（faciliation）です。また、ファシリテーションをおこなう人のことをファシリテーターといいます。

ファシリテーションの目的

ファシリエーションの目的を一言に要約すると、会議のメンバー一人ひとりの考えや意見をバランスよく取り上げ、会議の合意形成を図ることです。このとき、特定の意見や主観ではなく、合理的かつ客観的な結論を導き出すことが要求されます。

そのためには、ファシリテーターは参加者全員の意見をうまく引き出すスキルが必要です。

ファシリテーターのあり方

ファシリテーターは、全体のバランスを取らなくてはなりません。具体的には、以下の態度が必要とされます。

• 教えない
• リードしない
• 個人的な意見を述べない
• 中立の態度を取る
• 参加者の意見を引き出し、支援する

これらのファシリテーターとしてのあり方を実践することで、ファシリテーションの目的を果たせます。

ファシリテーターの役割

この章では、ビジネスにおけるファシリテーションの役割を詳しく見ていきましょう。ビジネスにおいて、ファシリテーターは大きくわけて4つの役割をもちます。

場のデザイン

ファシリテーターは、話しやすい環境を用意しなくてはなりません。そのために、ファシリテーターがおこなうべきことは、下記の内容です。

• 会議の目的や議題を明確に伝え、メンバー全員が会議に参加する意義を理解できるようにする
• 程よい緊張とリラックスの場を演出して、メンバーが発言しやすい空気を作る
• 議題ごとに必要十分な議論が進行できるよう、タイムマネージメントをおこなう

このように場の演出やチームビルディングなどの役割がファシリテーターに求められます。

人間関係のバランス調整

会議においては、意見が対立する場面も考えられます。

会議の質を高めるには、意見が対立したときに両方の意見の理解を深めながら、合意形成をはかっていく必要があります。意図的に一方の意見を軽視したり、特定の発言者の考えが絶対であるという状況を作ったりしてはいけません。

そのために、ファシリテーターは少数派・反対派の発言者を勇気づけたり、異なるものの見方からの意見を募ったりして、健全な議論を促す必要があります。

メンバーの意見を引き出すためには傾聴スキルや観察力などのスキルを発揮することが大切です。

見える化・構造化

会議が進行していくと、議題が細部に入りすぎて全体像を見失ってしまったり、議論すべき点が忘れられてしまったりすることがあります。

このように会議の意図・目的からズレてしまうと、会議の質そのものが低下します。そこでファシリテーターに要求されるのは、会議を「見える化」させることです。

会議の「見える化」「構造化」とは、ポイントごとにメンバーの意見を要約して、議論すべき点や問題の全体像を分かりやすくまとめることです。ファシリテーターは、論理的思考力を発揮して、会議全体をコントロールする役割が求められます。

合意形成

会議の最終目的は、議題・テーマに対してメンバー間の合意形成をすることです。

会議の結果に基づいて、チームの方針などが決まるため、メンバー全員が会議での決定に対して納得できるように会議を進行しなくてはなりません。逆に言えば、全員が納得する結論を会議で導き出すことができれば、チームの結束力や組織力は高まります。

会議を合意形成に導きチーム力を高めることが、ファシリテーションの醍醐味です。

ファシリテーションのNG行為

高いファシリテーションスキルを発揮して、会議を合意形成に導くためには、「NG」とされる行為・行動を把握しておく必要があります。ファシリテーションのNG行為は、ファシリテーターの役割を理解すれば自ずと予想できますが、具体的に紹介すると以下のとおりです。

• 「意見のある方、発言してください」とメンバーに丸投げをする（会議をコントロールしない）
• 発言者の意見に対して否定的な態度を取る
• 一方の意見や特定のメンバーに肩入れする
• 話題が脱線しても、そのまま放置する
• ファシリテーター自身が、会議のメンバーとして積極的に意見をする
• 非論理的に結論をまとめる

ファシリテーターがこれらのNG行為をした場合、会議の質は低下する可能性が高いです。

これらの行動が取られるくらいならファシリテーターを用意しても全くメリットはありません。メンバーが会議の結論に納得できない可能性が高まるという点では、デメリットの方が大きいくらいです。

実際のファシリテーションで使える手法

ファシリテーションの「メンバー全員の意見を引き出し、公平に意見を扱いながら会議全体をコントロールする」という役割は、実践するのが難しいスキルです。

しかしながら、ファシリテーションで使用できるいくつかのテクニックを組み合わせて使用することで、難易度が下がり、会議の質も高まりやすくなります。

この章では、ファシリテーションで使用できる具体的手法を紹介します。

グランドルールを設定する

会議を円滑に進めるために効果的な手法は、グランドルールの設定です。

グランドルールとは、会議進行にあたってメンバー全員で守るルールのことです。会議のファシリテーションにおいて設定すべきグランドルールは、以下のようなものです。

• 自分自身の考えと異なるアイデアであっても、頭ごなしに否定しないようにしよう
• 発言者の意見を最後まで聞いて、意図を理解するように努めよう
• 1つのテーマについて必ず1人1回は発言するように心がけよう
• 疑問を感じたときには、積極的に質問をしよう

グランドルールは、禁止表現よりも推奨表現の方が望ましいとされています。

アイスブレイクをうまく活用する

メンバーが発言しやすい雰囲気を作るために効果的な手法がアイスブレイクです。

アイスブレイクとは、会議開始前におこなうクイズ・軽い体操・簡単なゲームなどです。アイスブレイクは長時間おこなってもあまり意味がないので、「5分」など事前に時間を設定して、短時間で終わるように意識しましょう。

⇒ZOOMやウェビナーで使えるアイスブレイク15選をチェック！

ブレインストーミングで自由な意見を引き出す

革新的なアイデアを引き出し、膠着状態を脱却するために効果的な手法が、ブレインストーミングです。

ブレインストーミングでは、あらかじめ設定した特定のテーマについて、メンバーが結論を出さずに各々意見を述べます。

ブレインストーミングをすることにより、反対意見や固定概念を気にせずに意見を出せます。ブレインストーミングを実施する際は、テーマが広くなりすぎないことや目的なくブレインストーミングをおこなわないようにすることなどの注意が必要です。

n/5投票法

n/5投票法は、合意形成の際に利用できる手法です。

ブレインストーミングなどの際に数多くの意見・アイデアが出たときに多数決投票をする場面で利用します。
方法は、出された意見・アイデアの数をnとしてメンバーがnを5で割った数の投票権を持つというものです。例えば、20のアイデアが出された場合、20÷5＝4となるのでメンバーは自分が良いと思うアイデアの上位4位までを投票します。そして、得票数の多いアイデアを会議の結論として採用するというものです。

n/5投票法を用いることで、収集がつかないほど多くのアイデアが出された場合でも、短時間で結論を導き出せます。

ファシリテーションに必要なスキル

ファシリテーションによって会議の場をデザインして、合意形成に導くためには、ファシリテーターに求められるスキルがあります。ファシリテーションの目的や趣旨を理解しているにもかかわらずファシリテーションがうまくいかない場合には、必要スキルが不足している状態です。逆にいえば、ファシリテーションに必要なスキルを磨けば、ファシリテーション技術は確実に高まります。

この章では、ファシリテーションの土台となる4つの技術について解説します。

論理的思考力

会議の目的・趣旨・ゴールを理解して全体を構築するためには、論理的思考力が必要とされます。論理的思考力とは、ふくざつなものをシンプルで合理的な形に整理する力を指します。

論理的思考力は、ファシリテーションの以下の場面で必要です。

• 会議で、何についてどの程度時間をかけて結論を出すべきかを決定する
• 意見や対立意見から、チームの現状や課題を発見する
• 合意形成を図るために、会議をどのように進行すべきかを判断する
• 発言者の内容を正確に理解して、必要に応じて分かりやすい言葉・表現に言い換える
• 主観的な考えではなく、客観的で公平な結論に導く

論理的思考力が低いと、ファシリテーションをうまくおこなうのは極めて難しいと言えます。

傾聴力

傾聴力とは、メンバーの発言にしっかりと耳を傾けることです。このときファシリテーターには、単に「聞こえる」状態ではなく、発言者の意図や根底にある思いを正しく理解するところまで要求されます。明確に意図を聞き出すためには、発言数の少ないメンバーに対して、話しやすい場を作ったり、考えを主張しやすいように質問を投げかけたりすることが必要とされます。

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質問力

円滑なコミュニケーションのためには、聴く力に加えて伝える力が必要です。ファシリテーターは、自らの主観的意見を話す場面は少ないものの、メンバーの意見を引き出すために効果的な質問をする力が求められます。

このとき、ファシリテーターは機械的に質問をすれば良いわけではありません。メンバーの発言数に偏りが出ないこと、反対意見を話しやすいようにうまく質問をなげかけること、メンバーが考えを話しやすいように意図の分かりやすい質問をすることなどのスキルが必要とされます。

質問力とは - ビジネスや人間関係の構築で重要な質問力の鍛え方

要約力

ファシリテーターは､会議で出された多数の意見やアイデアをまとめ、合意形成に必要な土台を整えるスキルが必要とされます。そのために、メンバーから出された意見の意図を理解して、会議全体の構造を把握しなくてはなりません。また、出された意見をメンバー一人ひとりが理解しやすいようにするために、簡潔に要約する力が求められます。

参照サイト：コミュニケーション能力をあげたかい人はこちらも参考にしてみてください 日本コミュニケーション能力認定協会

会議の進行マニュアル

ファシリテーション技術を用いて質の高い会議をおこなうためには、会議進行の進め方マニュアルを設定しておくと便利です。この章では、効率的に会議を進行するための手順を紹介します。

STEP1.アジェンダ作成

アジェンダとは会議の議題・目的・タイムスケジュールをまとめた書面のことです。事前にアジェンダを共有することで、メンバーは会議の目的や意図を明確に理解できます。アジェンダは、必ずしもファシリテーターが作成する必要はないものの、アジェンダを活用することで、会議がスムーズに進行します。

STEP2.会議の開会宣言

ファシリテーターは、会議のスタートの際に開会宣言をおこないます。開会宣言をすることで、会議のスイッチを入れる役割を果たします。また、会議のルール（グランドルール）やアジェンダを簡単に説明し、全員で改めて情報共有をおこないます。

STEP3.ファシリテーション（会議進行の方法）

ファシリテーターは、偏りなくメンバーが発言できるようにバランスを取りながら、司会進行役のように立ち振る舞います。議題が大きくアジェンダから逸れてしまった場合は、議題をアジェンダに戻すように調整します。

STEP4．タイムキーパー

会議の進行がアジェンダから大幅にズレると、予定していた会議の目的を果たせなくなったり、話し合いの質が低下してしまったりする可能性が高まります。ファシリテーターがアジェンダに沿った時間管理をおこないます。
ある議題に関して、真反対の意見をぶつけ合っていて話し合いが長引いている場合には、ほかのメンバーに意見を求めることで当事者の熱を抑えつつ、議題が長引きすぎないように調整します。

STEP5.結論・まとめ

テーマごとに、ファシリテーターは結論やまとめを読み上げます。議論の内容や決定事項をまとめて、メンバー全員で共有することで会議の内容を共有し、その後の業務に反映させられるようにします。ファシリテーターは、全員が内容を理解しやすいように、意見を要約して分かりやすく伝えることが重要です。また、必要に応じて、会議完了後に議事録の作成をおこなう場合もあります。

会議の場面で使う実践的フレーズ集

会議の場面で、ファシリテーターが使用できるフレーズ集を覚えておくと、とっさの時にスムーズに適切な対処をおこなうことができます。この章では、場面別にファシリテーターが使用できるフレーズを紹介します。

会議スタート時の挨拶

会議スタート時の挨拶がきちんとできるか否かによって、会議に望むメンバーのモチベーションや緊張感が大きく左右します。
「本日は、ご多忙の中お集まりいただきありがとうございます」（感謝の言葉）
「本日の司会進行は、私〇〇です。よろしくお願いいたします」（司会者・ファシリテーターの挨拶）
「本日は〇〇の議題についての会議を実施します。会議の時間は、〇〇時より〇〇時までです。本日の会議では、〇〇について結論を出すことを目標としておりますので、よろしくお願いいたします」（議題・時間・目的の確認）
「まずはお手元のアジェンダの確認をお願いいたします。本日は、こちらのアジェンダに沿って進行いたします。また、事前に案内しているグランドルールのとおり、ほかのメンバーが話しているサインは遮ることなく最後まで耳を傾けることを徹底しましょう。ご協力をお願いいたします。」（アジェンダ・ルールの確認）
上記のように、メンバー全員がスムーズに会議に入れるように必要事項をスラスラと読み上げましょう。

議題のスタートさせるとき

アジェンダの議題ごとに、ファシリテーターは目標と時間を発表します。
「この議題においては、〇〇について〇〇時〇〇分までに議論をします」
「まず、〇〇について〇〇さんより発表していただきます」

ポイントごとにテーマを明確にすることで、メリハリのある会議をすることができます。また、会議のタイムキーピングは決して簡単ではありませんが、アジェンダに沿って細分化することでズレが小さくなります。

メンバーの発言が長くて的を射ていないとき

メンバーがダラダラと話していて、発言の意図が分かりづらかったりほかのメンバーの発言時間が取れなくなってしまったりする場合、ファシリテーターが調整・管理をする必要があります。
「〇〇さんのご意見は、〇〇という趣旨でよろしいでしょうか？」（発言の内容を要約して本人に確認をし、ほかのメンバーとも情報共有を図る）
「お話中のところ、大変恐れ入ります。こちらの件について、〇〇さんは〇〇という意見であるとのことですが、■■さんにも意見を伺いたく存じます」（あえて、発言者の意見を遮って、ほかの方に意見を求める）

話がダラダラと続いてしまうと、結論まで時間がかかり会議の効率が悪くなってしまいます。ファシリテーターは、発言者にもそのほかのメンバーにも配慮しつつ、会議を進行することが必要です。

会議がアジェンダから脱線しているとき

会議のアジェンダが脱線すると、必要事項を話す時間が取れなくなってしまいます。その場合、ファシリテーターは、角が立たないように話を元の議題に戻さなくてはなりません。

「議論が活発化しておりますが、本会議の趣旨からはズレてしまっているようです。今、活発に話されている内容については改めて議論する場を設けたいと思いますので、今回はアジェンダの〇〇の議題に戻りましょう」

脱線からの軌道修正は、フレーズの選び方以上にタイミングが非常に難しいため、経験やセンスが必要とされます。

意見が落ち着いたとき・次の話題に移りたいとき

活発な議論が落ち着いたタイミングや、一つのテーマについて議論が出尽くしたときには、ファシリテーターがうまく舵を切ることで無駄な時間の発生を抑えられます。

「ここで、いったんこれまでの意見をまとめてみましょう」（結論が出ていないにもかかわらず、議論が落ち着いてしまったとき）
「ここまで、〇〇と△△という意見が出ていますが、■■さんはこの件についてどのようにお考えですか？」（質問を促しても、だれも口を開かない場合）
「〇〇分までの予定でしたが、△△の意見に全員賛成とのことですので、次の議題に移りたいと思います」（次の話題に移りたいとき）

アジェンダをベースとしつつ、臨機応変に対応する力が必要とされます。

会議を終了させるとき

会議の結論を明確にして、しっかりと締めることが重要です。

「予定の時刻になりました。本日の会議では、〇〇という議題に関して、〇〇という結論になりました。お疲れさまでした」
「本日の会議では、〇〇についての結論を出す予定でしたが、〇〇と△△という意見のどちらを採用すべきかについては、今月の売上を見てから判断することになりました。次回の会議は、来月の〇日に実施いたしますので、この議題については、一部持ち越しといたします。本日はありがとうございました」

上記のように、確定事項を明確にして会議の成果などをはっきりと伝えましょう。