合意形成とは - 重要性とその具体的な方法について解説

2024年8月12日 2024年8月12日

KeySession編集部

合意形成は、ビジネスにおいて意見の対立を解決し、全員が納得する決定を導くための不可欠なプロセスです。

意見の収集や目的の共有、アクションプランの合意を通じて、チーム全体が共通の目標に向けて効果的に協力できる環境を整えることができます。

また、多様な意見を尊重し、すべてのメンバーが積極的に参加することで、組織の協調性と成功を高めることが可能です。

本記事では、合意形成の重要性とその具体的な方法について解説します。

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1 合意形成とは
- 1.1 合意形成の必要性
2 合意形成の方法
3 合意形成のポイント
4 ファシリテーション研修で合意形成の導き方を学ぶ

合意形成とは

合意形成は、意見の対立を統一的な決定へと導く過程です。ビジネス環境では、このプロセスはチームメンバーや関係者間での意見の一致を目指し、共通の目標達成に不可欠です。

具体的には、議論を通じて各参加者の意見や立場を理解し、適切な妥協点を見つけることに重点を置きます。成功した合意形成は、全員が納得する解決策に基づく行動を促進し、組織全体の効率と協調を高めることができます。

合意形成の必要性

メンバー全員が目標や方針に対して共通の理解と納得を得ることで、計画がスムーズに進行し、各自が主体的に行動する土台を築きます。

合意形成が欠如すれば、意思決定の過程で認識や意見の違いが顕在化し、ミスや衝突が生じるリスクが高まります。さらに、多様な背景を持つメンバーが増加する現代において、合意形成は一層重要性を増しており、組織の円滑な運営を支える要となります。

合意形成の方法

意見の収集

合意形成の初歩として最も重要なのは、意見の収集です。

意見収集のプロセスでは各関係者の視点や立場を理解し、彼らが抱える懸念や希望を引き出します。そのため、会議や議論の初めには、話題の設定をあえて広く持ち、参加者一人一人から自由な意見を求めることが肝要です。

例えば、具体的な解決策を問う前に、彼らがどのように問題を捉えているかを聞くことから始めます。この段階では、特定の答えを期待せず、オープンな質問を通じて多角的な意見を集めることが重要です。

目的の共有

合意形成の過程で重要なステップは、明確な目的の共有です。

関係者全員が同じゴールを理解し、認識のズレを無くすことが、議論を進め、最終的な合意に至るための鍵となります。目的を共有する際は、具体的かつ明瞭に情報を伝えることが求められます。たとえば、製品のマーケティング戦略を議論する際、具体的な目的を「製品の知名度向上」や「売上目標の達成」と明確に設定し、それを全員で共有します。

これにより、関係者は目的に対して具体的なアイデアや戦略を考え、効果的な議論が可能となります。

アクションプランの共有

アクションプランの共有では、計画の理由や背景を詳細に説明することが重要です。これにより、チームメンバーが計画に対する理解を深め、行動を起こす動機付けが強化されます。

アクションプランを共有する際には、具体的なデータや研究結果を引用して、なぜその方向性を選んだのかを明確にします。例えば、市場調査から得た消費者のニーズや競合の動向を基にした戦略の説明が含まれることが望ましいです。また、チーム全員が計画内容に納得し、賛同することを目指すため、透明性のあるコミュニケーションを心掛けることが合意形成のカギとなります。

アクションプランの合意

アクションプランに対する合意形成は、プロジェクトの成功へと導く重要なステップです。プランが実行段階に移る前に、メンバー全員がプラン内容に完全に合意していることを確認する必要があります。

具体的には、「誰が・いつまでに・何をするのか」という詳細を明確にし、それぞれのアクションがプロジェクトの全体目標にどのように寄与するかを理解してもらいます。この過程では、開かれた議論を通じて、全員が情報を共有し、異なる意見に耳を傾けることが求められます。

合意に至るためには、必要に応じて妥協点を見つけ、最終的には全員が支持する形でプランを前に進めることが肝心です。この確認作業を怠ると、計画が抽象的であるか、または実行が伴わない「アベリーンのパラドックス」を引き起こすリスクがあります。

合意形成のポイント

意見をすべて出しつくす

プロセスにおいて全ての意見を引き出すことは、合意形成の成功への鍵です。

プロジェクトや会議において、事後に意見が出てくると、過去の努力が無駄に終わるリスクがあります。これを防ぐためには、初期段階から意見を言いやすい環境を整え、メンバーが自由に意見を述べられる雰囲気を醸成することが不可欠です。

重要なのは、単に論理的な意見を集めるだけではなく、心理的な安心感を構築することです。メンバーが意見を述べることへの恐れをなくすためには、発言を批判せず、尊重する姿勢が求められます。また、意見を引き出すためには、積極的に質問を投げかけ、議論を促進することが効果的です。

会議の終盤に、
「他に気になる点はありませんか？」
「さらに検討すべき問題点は？」
といった質問をすることで、メンバーが考えを深め、新たな視点を提供する機会を創出します。

こうした取り組みを通じて、全員が積極的に参加し、真の合意形成を目指す姿勢が育まれることで、プロジェクト全体の成功につながるでしょう。

参照記事：心理的安全性については以下の記事もご参照ください。
職場の心理的安全性を高める方法

メンバー全員で情報共有する

合意形成の過程において、プロジェクトや会議の成功は情報共有の完全性に依存します。全メンバーが同じ情報を持つことで、認識の齟齬を防ぎ、効率的な意思決定を促進することができます。各メンバーが情報を網羅的に理解し、適切な判断を下すために、市場調査やプロジェクトの目的、参加者の意見など、重要な情報は必ず共有し、確認を怠らないことが重要です。

特に、デジタルツールを利用して情報を一元管理し、アクセスを容易にすることも有効です。情報共有の場を設け、定期的に更新情報を共有することで、進行中の課題に対してメンバー全員が同じ理解を持つことができます。

また、意見の対立が生じた場合でも、共有された情報に基づいて客観的な議論が可能となり、建設的な合意形成に繋がります。

多様な意見がある事への理解

「意見は違って当たり前。」

合意形成のプロセスにおいて、多様な意見への理解を深めることは、プロジェクトの成功に不可欠です。チーム内で異なる見解が存在することは、組織の多様性を反映しており、これを認識し尊重することが重要です。そのためには、各メンバーが自らの意見だけでなく、他者の視点を理解し、それぞれの背景や経験を評価することが求められます。

多様な意見を理解する過程で、チームはより広範な解決策と創造的なアイデアを引き出すことができます。これにより、全員が納得のいくアクションプランに合意しやすくなり、プロジェクトの成果も最大化されることでしょう。さらに、互いの違いを認識し、それを尊重する文化が育つことで、組織全体の協調性と士気が向上します。

多様な意見を効果的に扱うことで、チームは結束力を強化し、より良い決定を下すことが可能になります。