「説明は得意ですか？」と聞かれて、自信を持って「はい！」と言える人は多くはありません。
しかし仕事では、様々な場面で説明がついて回ります。苦手だからといって避けられるものではありません。
✅ 上司に報告をしても1度で言いたいことを伝えられない
✅ 朝礼や研修などの場でスピーチしたり感想を言ったりするのが苦手だ
✅ お客様に商品の特徴や良さを上手ご紹介することができない
このように悩んでいる方は、どうにか苦手意識を克服したいとお考えではないでしょうか。
実はほんの少しのコツを掴むことで、確実に説明上手になれます。
この記事では、説明下手から抜けて理解されやすくなるコツと、毎日の習慣にすると良いことをまとめました。ぜひ参考にしてください。
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目次
説明が下手な人の特徴
まず、「自分は説明が下手だ」と感じている方は、説明をするとき次のようなことをしていませんか？
- 声が小さく下を向いて話をする
- たくさんの情報をいっぺんに伝えようとする
- 話をしている途中で、予定とは違うことを話したくなる
- 落とし所がわからない
- いつも同じような言い方になる
これらは、「説明が下手」と言われる人の特徴です。
自信がないため相手の顔を見られず声も小さくなり、見た目に苦手意識が滲み出てしまいます。
情報は多いほうが良いと考える傾向があるため、今必要ではないことまで話に盛り込んでしまいます。そして説明をしているうちに、どこに向かっているのかわからなくなるのです。
当然相手には言いたいことが伝わらず、何を説明されているのかも理解されにくくなり、思ったような結果も得られず、苦手意識だけが増大していきます。
理解される話し方のコツ
説明上手でどんな人にも理解されやすい話し方には、ポイントがあります。これを意識して話すことで、伝わりやすくなり説明下手を払拭できます。
話し方を工夫する
まずは話し方から見直すと良いでしょう。
話し方のコツは3つ。当たり前のように感じる内容ですが、できていない人が多いのです。
短い文章を心がける
1文を短くすると話しやすく聞きやすい文章になります。
文章が長くなればなるほど、無駄な情報が増えていくことになります。
1つの文章には1つの内容だけにして、わけて伝えるようにすると理解してもらえます。
結論から話す
話す順番には、①経過から話す②結論から話すの2通りがあります。
説明下手な人は経過から話す傾向にあります。そのため結論に至るまで時間がかかり、話している方も聞いている方も混乱してしまいます。
最初に結論を言って、そのあとに経過を話すという順番にすることで、話す内容が明確になります。
誰でもわかる言葉を使う
言葉選びは説明においてとても重要です。
✅ 小学生でもわかる言葉を使う
✅ 流行り言葉は使わない
この2つを意識するようにしましょう。
プライベートの会話で使うような言葉は、身近な人にしか伝わらなかったり、年代を超えての理解が難しくなる場合があります。
「言葉を噛み砕く」がポイントです。
事前に話す内容を整理しておく
説明下手の人は頭の中で文章を組み立てるのが苦手で、話をしている途中で他のことが浮かんでしまい、話が飛ぶことがあります。
話す内容をあらかじめ決めて、話す内容を原稿にするか、ポイントをメモするようにして絞り込んでおくと良いでしょう。
説明する内容が3つあるとしたら、話す順番、必ず伝えること、時間があったら補足することなどをまとめます。
最初から完璧にまとめなくても、構成をいくつか考え、その中から最適なものを選ぶと良いです。
質問の確認をする
一方的な話し方になると、相手が理解していないうちに次々と進んでしまい、わからないまま終わってしまうことになります。
話が一区切りするところで質問を受け付け、相手の反応を確かめます。
質問をもらう癖をつけると、説明で不足しがちな部分がわかり、構成を考える時の参考になります。
説明が下手な人はすべてがダメなのではなく、上手な人に比べてひとつか2つ弱いところがあるだけなのです。
実践をしながら改善ポイントを探すようにしましょう。
大事な部分を強調する
淡々とした話し方ではどんなに完璧な構成で説明をしても、相手は退屈し心に残らなくなります。
話し方に抑揚をつけて、ポイントとなる部分は強調するようにしましょう。
強調する時のコツは3つあります。
①間を置く
強調したい言葉の前に少し間を空けることで、話し方の流れが止まるため、聞いている人は話している人に意識を集中させてくれます。
②声のトーンを上げる
強調したい言葉だけ少し高い声で話します。もしくは少し大きめの声で話すようにしても良いです。
他の言葉との差をつけることで、印象に残りやすくなります。
③話すスピードを落とす
強調したい言葉だけゆっくりと話します。スピード感が変わると変化を感じやすくなり、聞いている人の気持ちも揺れ動くため興味を持ってもらいやすくなります。
このように、大切な部分を強調するだけでも、話し方が変わり「わかりやすい」という評価が得られます。
今までと違う方法を試す
最後のコツは、話す対象に合わせた説明をするようにします。
同じことを説明しても、相手の捉え方によって伝わったり伝わらなかったりします。あなたの説明方法と相手の理解の仕方が噛み合っていないかもしれません。
会話や文章化で言葉を使った説明、図やイラストなどを使った説明も良いですし、使い方の説明であれば実際にデモをやる方法もアリです。
説明は言葉だけではありませんので、他に方法はないか？を考えてみましょう。複数の伝え方を持っていると、とても便利ですよ。
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毎日できる説明上手になる練習
上記でご紹介したコツは誰にでもできますが、経験の積み重ねが必要です。ですが毎日説明をする機会があるとも限りませんよね。
いざという時にできるように、毎日の生活の中で説明上手になる練習をしていきましょう。
日記をつける
できるだけ毎日日記をつけましょう。
今日あった出来事、仕事でのエピソード、友人や家族との会話でも良いです。そしてそれを1週間に1度や2週間に1度見直しをします。
見直した時、その文章を読んで光景が浮かぶか、その時の自分の感情が甦るかを確認します。
簡単に思い出せたらその文章は人に伝わる文章と言えます。もし思い出せなければ、何かが足りない証拠ですので、どんなことが追加されていたら良かったかを考え、その日の日記に生かしましょう。
ニュースを見る
番組と番組の間にある5分程度のニュースで良いので、毎日見るようにします
1つのニュースは40秒から45秒で伝えられていることが多く、最低限知っていると良い情報が、とても簡潔にまとめられているのです。
話すスピードも聞き取りやすい速さになっていますし、言葉の選び方も参考になります。
辞典を愛読書にする
人により、どの言葉がわかりやすいかが違います。
相手の年齢、立場、業種、経験値に適した言葉を使うことが大切ですので、国語辞典や類語辞典を使いながら良く使う言葉の言い換えを考えてみましょう。
語彙力は説明上手への近道ですので、辞典を身近なものにしてください。
私たちビジネスパーソンは、相手の求めていることを理解し即座に行動に移さなければならないことが多くあり、顧客への対応、会社への連絡や相談は的確さとスピード感が必要です。ビジネスを合理的にスムーズに進めるために必要な思考力と行動力を養うロジカルシンキング研修で有効です。
説明下手克服は毎日の積み重ねから
ほんの少し話し方や話す構成を変えることで、説明下手は克服できます。日々の積み重ねで誰でも説明上手になれるのです。
ここでご紹介したコツは、難しそうに感じるものもあるかもしれませんが、やってみると意外とできるものばかりです。
頭でアレコレ考えすぎずに、できそうなことから試してみてください。練習を積み重ねることで、必ず克服できます。
ひとりではなかなか取り組む自信がないというかたは、セミナーや研修の受講をおすすめします。『話し方・伝え方』のプロが、実践的なノウハウを伝授してくれます。
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