見える化とは - 意味や可視化との違い、メリットをイチから具体的に解説

「見える化」とは、組織の業務進捗や課題を視覚的に把握できるようにし、全員で共有・理解するプロセスを指します。単なる情報の可視化に留まらず、組織全体での共通認識を深め、問題の発見と改善策の実行を促進するための重要な手法です。

現代の変化するビジネス環境において、見える化は企業の競争力を高め、リスク管理や従業員満足度の向上に貢献する強力なツールとなっています。

本記事では、見える化の重要性とその具体的な取り組み方法、さらには見える化の効果を最大化するためのフレームワークや推進に必要な人材要件について詳しく解説します。

見える化とは？

「見える化」とは、業務の進捗や成果、課題といった把握しづらい情報を可視化し、誰もが共有・理解できるようにすることです。組織全体で認識可能な状態にしたうえで、対策や方針を決定して共有するなど、管理できる仕組みを作るプロセスも含みます。

例えば、以下のような取り組みが「見える化」に当たります。

• 個人の経験に頼っていた業務をマニュアル化する
• 業務進捗状況の管理ツールを導入し、割当てを見直す
• 従業員のモチベーションを調査して課題抽出に生かす

個人の経験や暗黙知に頼る組織運営では、情報共有や業務の標準化が難しい場合があります。見える化により、組織全体の状況を客観的に把握でき、課題発見や改善策の実行がしやすくなるでしょう。

なぜ「見える化」が重要なのか？

見える化は、トヨタ自動車・岡本渉『生産保全活動の実態の見える化』という論文で初めて述べられた概念です。「目で見る管理」を徹底するトヨタ生産方式の原点であり、現在では製造業だけでなく、幅広い業態でその重要性が注目されています。

特に、変化の激しいビジネス環境の中で、企業はこれまで以上に効率的な運営と変化への柔軟な対応が求められています。具体的には、以下のような背景から見える化の重要性が高まっているといえるでしょう。

• 人手不足の加速や働き方改革の推進
• リモートワークの普及
• DX推進の必要性

人手不足の加速や働き方改革の推進

労働力人口の減少を背景に、働き方改革を推進する動きが強まっています。2019年より働き改革関連法が順次施行され、長時間労働を減らすための対策が求められています。限られた時間や人員で成果を上げるためには業務の効率化が必要です。

見える化によって業務プロセスを可視化し、ムダやムラをなくし、生産性を向上させていくことが求められています。

テレワークの普及

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、2020年以降はテレワークを導入する企業が急増しました。テレワークの普及により、タスクの進捗管理や出退勤状況など、それまで把握できていた情報が見えづらくなりました。

働き方が変化したことから、見えづらくなった情報を可視化するために、見える化が一層重要性を増しているのです。

参考：令和5年版 情報通信白書　テレワーク・オンライン会議│総務省

DX推進の必要性

近年、情報技術が急速に変化し、企業においても経営にDXを導入する必要性が高まってきました。DX推進のためには、あらゆる情報をデータ化して分析することで効果を発揮します。また、技術の革新により、これまで可視化できなかった情報ができるようになってきました。

社内の情報を可視化し、データにもとづいた経営判断を実行していくためにも、見える化が必要とされています。

「可視化」と「見える化」の違いとは？

「見える化」と混同されがちな言葉に「可視化」があります。

「可視化」は、グラフや図表を用いて情報を視覚的にわかりやすく表現することです。一方、「見える化」は、可視化された情報をもとに、組織全体で問題意識を共有し、改善につなげるプロセスまでを含んでいます。

例えば、従業員の残業時間をグラフで表すのは「可視化」といえるでしょう。一方で「見える化」は、残業時間の現状認識、問題点の分析、具体的な削減策の検討など、改善策までを周囲と共有します。

「見える化」の方がより積極的な意味合いを持っているため、社内で用いる際には認識がずれないように注意しましょう。

見える化すべき組織の「見えない情報」

見える化は組織の課題発見や改善実行に有効ですが、具体的にはどのような情報を見える化すればよいのでしょうか。可視化すべき6つの「見えない情報」について紹介します。

1.業務内容や進捗状況

従業員の業務内容や進捗状況は、きちんとした仕組みがないと可視化されません。見える化によって、効率化の妨げやミスの増加につながっているプロセスを発見して改善につなげます。具体的には、以下のようなポイントが挙げられます。

• 各業務の所要時間
• 業務フロー
• スケジュール

各業務にどのくらい時間がかかっているのかを把握し、業務の進捗状況を管理することで、業務配分や人員配置の見直しを行います。また、業務の全体像を可視化し、ムダな工程やボトルネックとなっている箇所を明確化できます。

2.組織課題と連携体制

組織課題や社内の連携体制も、数値化しにくく共有しづらい情報です。競合他社やステークホルダーとの関係などの視点から、企業としてどのような課題があるかを可視化します。例えば、「他社と比較して自律的な人材が少ない」といった課題です。複数の視点から分析することで、全体像が見えやすくなり、社内の方針共有を促進できるでしょう。

また、部署間の連携体制についても見える化できるとよいでしょう。担当者間のコミュニケーション方法や役割分担、情報共有など、業務プロセスの中でどのように連携しているかを聞き取り、フロー図にまとめます。

組織課題や連携体制の全体像を可視化し、問題点を協議しながら改善施策を実行していきましょう。

3.従業員の満足度・定着率

従業員の満足度やエンゲージメントといったヒトに関わる情報も、意識的に数値化しないと把握できません。見える化することで、生産性の指標が明確になり、職場環境や労働条件の改善点が抽出できます。

具体的には、エンゲージメントサーベイを活用した数値化や、離職率の把握などが重要です。部署や年齢、役職といった属性別に分析できると、集団単位での課題が明確になり、改善につなげやすいでしょう。

4.人事労務管理

労働時間や人事に関する情報も、見える化することで管理がしやすくなります。

テレワークの普及によって、従業員の労働時間が不透明になりがちな現状があります。長時間労働や時間外労働を可視化する仕組みやツールを導入すると、管理を適正化できるでしょう。健康障害やメンタルヘルス不調を防止でき、健康経営の推進につながります。

また、従業員の業務内容や進捗状況を把握するツールを導入すれば、客観的なデータにもとづく人事評価が可能になります。管理職が抱えやすい「部下の詳細まで把握していないので評価しづらい」といった悩みが解消でき、公正な評価ができるでしょう。

5.営業活動

売上目標の達成や営業活動の進捗を見える化することで、チーム全体で課題と目標を共有し、戦略を立てられます。また、顧客の特徴や有効なアプローチ、商談記録などの顧客情報を見える化しておくと、担当者不在時にも迅速な対応が可能となります。

さらに、成果を上げている営業担当者の行動パターンやノウハウを言語化し、チーム内に共有可能な形にすることも重要です。チーム全体の営業力が向上し、組織力が高まるでしょう。

6.ノウハウやナレッジ

従業員一人ひとりが有するノウハウやナレッジも、見える化すべき情報の一つです。特に、ベテラン従業員の顧客対応スキルや、職人の制作技術など、個人の経験をもとにした「暗黙知」は、見える化しないと共有できません。

暗黙知が見える化されていないと、業務が属人化し、組織の成長が停滞する恐れがあります。従業員がもつノウハウやナレッジは、「企業の資産の一つである」という意識を持ち、暗黙知を見える化していくことが重要です。

具体的には、仕事ぶりを観察する機会を設けたり、経験を共有するミーティングの場を作ったりする取り組みを行うとよいでしょう。

関連記事：暗黙知とは？具体例や形式知化につながるナレッジマネジメントを解説

見える化によるメリット・デメリット

「見える化」は、組織課題の改善点の抽出など多くのメリットをもたらしますが、一方で注意すべきポイントもあります。組織の見える化を進める際のメリットとデメリットについて解説します。

見える化によるメリット

見える化によるメリットは、以下の5つが挙げられます。

• 業務効率化とコスト削減
• 組織連携強化による競争力の向上
• リスク管理体制の強化
• 従業員満足度の向上
• 人材育成と評価の適正化

1.業務効率化とコスト削減

見える化による業務効率化は、組織全体の生産性向上につながります。従業員一人ひとりの業務量が明確になることで、ムダな作業が削減されます。また、全体的な業務の割当てを考慮しやすくなり、業務が平準化されるでしょう。

例えば、プロジェクトの進捗状況を可視化できるツールを導入すると、各メンバーの作業時間や進捗がリアルタイムで把握できます。作業が追いついていないメンバーを見つけ、早期に対処可能となるでしょう。

2.組織連携強化による競争力の向上

業務プロセスが見える化されることで、従業員がお互いの業務について理解が深まります。業務の理解が深まれば、どのように協力すべきかが明確になり、連携体制が強化されるでしょう。

3.リスク管理体制の強化

進捗状況が可視化されることで、遅れや抜け、漏れの早期発見につながります。例えば、製造現場で、各工程の生産データをディスプレイに表示する仕組みを導入すれば、各担当者が一目でミスを防止しやすくなるでしょう。

リスク管理体制を整備するためには、判断基準の統一が重要です。判断基準が担当者により統一されていないと、確実なリスク発見につながりません。「これぐらいは大丈夫だろう」と異常を見過ごすと、重大な問題が生じる可能性があります。

進捗状況の可視化だけでなく、その後の判断基準までを見える化しておくことで、リスク対応に強い組織づくりにつながります。

4.従業員満足度の向上

従業員エンゲージメントや成長実感などの従業員の感情状態が自然と可視化されることは少ないでしょう。こういった面が可視化されることで、職場環境の改善点が見つかり、従業員の満足度向上につながります。

例えば、部署ごとの従業員のエンゲージメントを測定すれば、エンゲージメントの低い部署が明確になります。その部署の従業員や管理職にヒアリングを行い、課題を抽出できると、職場環境改善につながるでしょう。

5.人材育成と評価の適正化

業務プロセスの可視化により、従業員一人ひとりの働きぶりが明らかになります。組織への貢献度や評価が、客観的なデータを持って示され、公正な人事評価につながるでしょう。また、従業員の能力を適切に評価でき、成長に必要なポイントがわかるため、教育にも生かせます。

デメリット・注意点

組織の見える化を推進することには、デメリットや注意すべきポイントもあります。以下のポイントに注意しながら、見える化を推進していきましょう。

• 仕組みづくりの負担が大きい
• マニュアル化により柔軟な対応がしにくい
• 可視化にとどまってしまう

1.仕組みづくりの負担が大きい

見える化は、情報やデータを可視化した後の仕組みづくりまでを含むプロセスです。しかし、データをもとにした施策実行には、金銭面や時間的なコストが発生する場合があります。

例えば、進捗状況を管理するツールを導入するには初期費用が必要です。従業員がツールに慣れるための周知、教育など時間的な手間も発生します。さらに、業務の進捗を管理されたくない従業員もいる可能性があるため、必要性を丁寧に説明することも求められます。

仕組みづくりの負担が大きいことから、現場の管理職や従業員からは不満が生じる可能性があるでしょう。見える化する目的や組織的なメリットを明確にしておき、社内で意識を共有することが大切です。そのためには、経営層から方針を発信し、トップダウンでビジョンを浸透させていく施策も必要でしょう。

2.マニュアル化により柔軟な対応がしにくい

見える化は、情報を可視化し、マニュアル化によって効率的な業務プロセスを構築するものです。ただ、見える化により可視化する情報の多くは、既存のものであるため、新しい発想が生まれにくくなる可能性があります。

効率化を求めるだけでなく、創造性を発揮する機会も同時に設けることが重要です。例えば、実務に近い従業員から、改善のアイデアや気づきを拾い上げる仕組みを作っておくとよいでしょう。

3.可視化にとどまってしまう

見える化は、情報を可視化した先の共通認識や課題解決といった行動に本質があります。ただし、可視化で満足してしまい、改善がなされない場合があります。多くは、関係者間で「見える化」と「可視化」の共通認識がずれていることが原因でしょう。

見える化を推進する方針決定の場では、可視化された情報をどのように活用していくかについて話し合うことが大切です。参加するメンバーが、改善のための具体的行動を決めるという意識を強く持てるよう、上位者が働きかけていく必要があります。

見える化を推進するためのプロセス

見える化を推進するためには、以下の4つのプロセスで進めるとよいでしょう。

• 目的共有
• データ収集
• 分析
• 改善策の実施

1.目的共有：見える化する情報の選択

なぜ「見える化」を行うのか、その目的を明確にすることが重要です。目的が具体化されていないままでは、効果的な「見える化」は実現できません。

目的を明確にして、見える化すべき情報と必要のない情報を選別し、組織全体で共有しましょう。

2.データ収集：従業員へのヒアリングと記録

現状を把握するために、必要なデータを収集します。業務内容や作業時間、進捗管理の方法など、必要なデータを選定し、正確に記録しましょう。

業務内容に関しては、担当者にヒアリングして現状を把握します。把握できていなかった作業工程、プロセスがないかチェックしましょう。標準的な作業時間、各プロセスにかかる人員なども把握しておきたい情報です。

進捗管理を見える化する場合は、従業員に必要な情報を記録してもらいましょう。エクセルなどのスプレッドシートをフォーマットにするなど、記録が手間にならないように配慮します。それでも負担が増えそうなら、管理ツールの導入を検討しましょう。

3.分析：ムダや配分のムラをチェック

収集したデータを分析し、問題点や改善点を明確化します。データの傾向や相関関係を分析することで、隠れた問題点が見えてくることもあります。例えば、似ている作業を重複して行っていることがわかった場合は、役割分担や業務配分を見直すとよいでしょう。

また、従業員間に作業時間の偏りがある場合は、作業が早い従業員の行動を把握し、マニュアル化して共有すると効率化につながります。

4.運用：マニュアル化とPDCAサイクル

分析結果をもとに業務をマニュアル化し、情報を共有できるように整備します。専門知識がなくても理解できるようにしておくと、共通認識がとりやすくなるでしょう。

データ収集や評価は定期的に行うことが大切です。PDCAサイクルを回し、改善案の実行と検証を繰り返しましょう。

見える化に役立つ3つのフレームワーク

見える化を行う際には、情報を可視化したり、整理したりするフレームワークが有効です。見える化を推進するメンバーとともに、施策実行の抜けや漏れがないかを確認し、効果的なアクションにつなげられます。見える化に役立つフレームワークを3つ紹介します。

ロジックツリー

問題の原因や解決策をツリー状に分解し、整理するフレームワークです。抜けや漏れを防止するMECE的な思考に役立ち、全体像を把握しやすいため、不足しているポイントが明らかになります。問題の本質を捉えやすく、解決策を見つけやすいでしょう。

メリット

• 抜け漏れなく問題を整理でき、具体的な解決策につながる
• 原因の明確化や目標達成のための施策立案に適している
• 複雑なシステムの構成要素の分析と共有ができる

デメリット

• 構造化が難しい問題やシステムがある
• 既存の枠組みの整理であるためアイデア創出には向かない
• 下位の要因が多すぎる場合は全体像がつかみにくくなる

マトリクス

2つの軸を設定し、情報を分類、整理するフレームワークです。情報を視覚的に把握でき、比較検討がしやすいでしょう。優先順位をつけたい場合や、複数の要素の関係性を分析したい場合に有効です。

メリット

• 言語化しにくい情報もシンプルに表現できる
• 問題をグループ化しやすい
• 優先順位をつけやすい

デメリット

• 軸の設定が適切でないと有効な分析につながらない
• 細かい情報を見逃す可能性がある

バランス・スコアカード

上記のように、4つの視点から組織全体の戦略目標を可視化し、測定するフレームワークです。以下の4つの視点から戦略を立て、成功要因を分析し、具体的な指標（KPI）を設定します。多角的な視点から戦略を立て、評価指標も社内で共有できる点が特徴です。

視点	説明	具体的な指標例
財務	財務的な成功のために株主や従業員などのステークホルダーにどのように行動すべきか	売上高、利益率、自己資本比率
顧客	企業の戦略実現のために顧客にどのように行動すべきか	顧客満足度、リピート率
業務プロセス	財務・顧客の視点から評価を向上させるためにどんな業務プロセスを構築し運用すべきかという視点	生産のリードタイム、不良品率、問合せへの返答スピード
学習と成長	経営戦略達成のために、従業員のモチベーションや能力をどのように高めるかという視点	従業員満足度、エンゲージメント、離職率

メリット

• 企業戦略と連動した目標設定が可能で、方向性を共有しやすい
• 具体的な行動計画を立てやすい
• 理念統一や意識改革に適している

デメリット

• 設定する指標が多岐にわたり、管理が複雑化しやすい
• 特定の視点や指標に偏りすぎる可能性がある

見える化推進に必要な人材要件

社内で見える化を促進していくためには、仕組みやツールだけでなく、実際に推進していくための人材が必要です。データの収集と可視化、共通認識を得るための調整など、複数の適性が求められます。具体的には、以下の3つが必要とされるでしょう。

• データ分析力
• ITツールの活用スキル
• コミュニケーション力

3つの能力を意識しながら、実務の中で見える化を推進できる人材を育成していく必要があります。見える化推進のために必要な人材要件について解説します。

データ分析力

見える化を効果的に行うためには、データを収集して分析し、根本的な原因やボトルネックを共有することが重要です。そのためには、データを漏れなく集めたうえで正しく解釈し、本質的な結論を導き出す能力が求められます。

データの収集方法に不足があると、本質的な原因を見過ごす可能性があります。また、集めた情報を整理し、根本的な原因が何かを理解する俯瞰的な視点から考える力も求められるでしょう。

ITツールの活用スキル

見える化では、データを可視化して社内で共有するプロセスが必要です。正しい共通認識を得るには、誰が見てもわかりやすい形で可視化することが大切でしょう。そのためにITツールを活用するスキルが求められます。

コミュニケーション力

見える化推進のためには、情報やデータの可視化だけでなく、社内での方針や認識の共有が必要です。そのため、可視化したデータをもとに、周囲に理解してもらうためのコミュニケーション力が求められます。

組織的な問題は、原因が複合的に絡んでいるケースが少なくありません。可視化するプロセスで、情報の関係性が複雑化し、伝える際に要点がわかりにくくなる場合があります。ロジックツリーなどのフレームワークをもとに、要点を整理して伝える力が必要でしょう。

従業員の「見える化への意識」を変える研修例

「見える化」を成功させるためには、業務プロセスやシステムの改善だけでなく、従業員一人ひとりの意識改革が不可欠です。そのためには、研修を通して見える化の重要性を身を持って理解することが大切です。

具体的な研修内容としては以下のような点を含むとよいでしょう。

見える化の基礎知識

• 業務のムダを見つけ出す方法
• 見える化しないことの弊害
• 見える化に関するツールの活用方法

見える化推進に必要なコミュニケーション力

• 見える化の仕組みづくりに必要な「巻き込み力」
• 関係部署との連携と方針決定
• 課題を可視化するフレームワーク

業務別ケーススタディ

• 人事：管理職の人事評価、部署ごとの人材配置
• 生産：生産管理、工程管理、在庫管理
• 営業：成約率、目標達成状況

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