タイムマネジメントとは
有名な経営学者はこう言います。『タイムマネジメントができない者は、他のなにものもマネジメントできない』と。そもそもタイムマネジメントとはどういうことなのでしょうか？直訳をすると『時間管理』となりますが、ただ時間の使い方を整理し、スケジュール管理をするだけではなく、仕事の優先順位をつけることも意味します。
どんなに与えられた時間で仕事をしていたとしても、重要な仕事を優先しなければ成果は上がらないからです。
優先しなければいけない仕事に対して、いかに時間を割けるかがポイントなのです。
働き方改革が推進されている今、タイムマネジメント研修は、ぜひ取り入れていきたい研修プログラムです。
タイムマネジメント研修のメリット
タイムマネジメント研修をおこなうメリットを4つご紹介します。これらは個人のスキルを上げ企業の人材の底上げにつながります。
仕事の効率が上がる
時間と業務の見直しにより、仕事の優先順位が明確になり、効率よく業務をおこなうことができるようになります。タイムマネジメントをおこなうと、必然的に業務の見直しも必要だからです。
本当に必要な業務なのか、急ぎの業務なのか、どうしても自部署でおこなわなければならないのかなど、業務の基本の見直しが求められます。
目の前にある業務に時間を取られがちですが、それ以外に重点を置かなければならない業務があるはずです。
重要な業務に気づき集中することができれば、自然と結果はついてきます。
残業短縮
時間の見直しができるようになると、時間内に業務をおこなうためにはどうするかということが、具体的に見えます。残業を減らす方向で考えなければならない改革も、減らし方がわからず思うように進まないということがなくなります。プライベートを重視する働き手が増えてきて、タイムマネジメントがおこなわれ、残業時間が少ない、持ち帰りの仕事が少ない、休日出勤がないというのは、とても魅力的な職場になります。
長時間労働によるストレスからの解放だけではなく、残業代の削減にもつながるので、働く側にも企業側にもメリットが大きいです。
時間を意識した行動ができる
タイムマネジメントが身についてくると、時間を意識した行動ができるようになります。また、たまにいませんか？忙しいのに世間話をしてくる人。
時々ありませんか？時間を決めずに打ち合わせをしてしまうこと。
いわゆる『時間泥棒』と言われる人や状況です。
タイムマネジメントを学ぶと、時間の大切さを実感します。
自分が時間泥棒にならないためにも、タイムマネジメントの考え方が必要なのです。
計画や予定が立てやすくなる
タイムマネジメントでは、1日の時間の使い方だけではなく、週、月、年単位で時間の使い方を考えるようになります。そのため、スケジュールの立て方に変化が出ます。業務に充てる時間だけではなく、動かしやすい予定や時間も明確になりますので、急な予定が入ったとしても焦らず対処できるようになるのです。
毎日が分刻みのスケジュールだとしも、タイムマネジメントができていると、時間を作ることが可能になり、心にも時間にもゆとりを持てるようになります。
対象者別タイムマネジメント研修のポイント
タイムマネジメントは誰にでも必要な知識なのですが、対象が変われば求められる内容が変わります。
ここでは特に必要な対象を3つの視点から、研修のポイントを考えてみましょう。
新入社員向けタイムマネジメント研修
新入社員は、仕事に慣れていないこともあり、自分ができる業務量がわからないという人が多いです。また、先輩社員と同じ仕事量をしようと背伸びをしたり、焦ったりして自信をなくてしてしまう可能性もあります。
そのため、新入社員には基本的な時間の使い方と同時に、現状どのような業務にどのくらいの時間を使っているか、時間がかかる業務とそれほど時間がかかっていない業務の明確化ができると、今後の時間の使い方の目安になります。
新入社員を対象にしたタイムマネジメント研修は、入社後半年以上経ってから実施したほうが、業務や行動の振り返りにもなるため効果的です。
管理職
管理職のタイムマネジメントは、自分のためというよりは組織のためのという目的の方が導入のニーズが強いです。もちろん自身の時間の使い方や働き方の癖などを知ることで、より効率よく業務をおこなうヒントも見つかります。
しかし多くの場合、限られた時間の中でいかに効率よく利益を上げるかを考えなければならない立場ですから、部下の時間の使い方や業務の優先順位のつけ方についてアドバイスをすることが求められます。
業務全体の時間管理をどうおこなうのか、業務の無駄の見つけ方、成果が上がりやすい人材配置などを学ぶ必要があるのです。管理職を対象にしたタイムマネジメント研修は、すぐに実践できるような内容で、管理職になって早い段階でおこなうのがお勧めです。
各部署・組織単位
タイムマネジメントは、個人のスキルで終わらせるのではなく、部署や組織全体でおこなうことで効果がさらに上がります。それぞれの時間の使い方や業務内容を整理することで、改めて誰がどのような業務を多くおこなっているのか、業務の偏りがないか、適任者がおこなっているかなどが見えてきます。
組織全体の無駄も見えてきますので、業務改善にもつながります。
残業や業務過多を個人の能力の問題にすることなく、自分事として考えるためにも部署全体でのタイムマネジメント研修は必要です。
タイムマネジメント研修の進め方
タイムマネジメントは4つのステップで進めるのがお勧めです。講義、個人ワーク、グループワークなどをバランス良く組み合わせることで、わかりやすく実践につながる研修になります。
仕事と時間の洗い出し
まずは現状を知るためのステップです。どの業務にどのくらいの時間を使っているかを明確化します。
この時、できるだけ細かく業務をわけるようにするのがポイントです。
例えば、『顧客対応』だけではなく、アポ取り、資料作成、商品説明、購入手続き、というように行動を細かく書いてかかった時間を考えていきます。
他にも『業務連絡』だけではなく、メールなのか電話なのかに分けて考えます。
このステップで、業務にかかっている時間が明確になり、時間の無駄使いが見え始めてきます。
何気なくやっていた業務や無意識にしていた行動が、意外と時間を使っていたり、もっと時間短縮できる方法が見つかります。
洗い出しは1日単位ではなく、できれば1ヶ月単位で振り返ると業務の偏りがなく見直しができます。
1ヶ月くらいの時間の使い方を日々記録してもらい、それを見ながら研修をおこなうのが理想ですが、難しいようでしたら、研修内で少し長く時間を使って考えてもらいましょう。
必要な業務、不要な業務に分ける
業務の洗い出しができたら、出てきた業務を仕分けします。分け方は様々ありますが、4つにわけるとわかりやすいです。
•緊急で重要な業務
•緊急だけど重要ではない業務
•緊急ではないが重要な業務
•緊急でも重要でもない業務
特に注目なのは、③と④です。
③は未来を見据えた業務のことで、新規商品の開発や今後必要となってくることの準備業務です。
今すぐ必要ではないが、必ず必要となってくることですし、企業の将来がかかっているので重要ですよね。
④は習慣としておこなっているが、理由がわからないものや成果が上がっていないものを指します。
ひょっとしたら定例会議がここに入ってしまうかもしれません。
この項目になった業務は今後しなくても良いか、やり方を変える必要があります。
このステップは日常業務がハッキリわかりますので、個人の役目やどのような業務を多く担っているのかという現実が見えてきます。
捨てる業務を考える
業務の仕分けが終わったら、必要のない業務を捨て、新たな業務をおこなう時間を確保します。時間は限られています。
制限時間内で効率良く効果を上げるには、時間を作らなければなりません。
今までおこなってきた業務を捨てるのは勇気のいることですが、これをしなければ重要な業務に時間を使うことができなくなります。
どんなに些細な時間でも見過ごさないのが大切です。
1日5分の時間を空けたとしたら、1年間で約30時間になります。
実際の仕事日数は365日より少ないですので、もう少し短い時間になりますが、それでもかなりの時間になります。
この時間があれば、何か有効に使えると思いませんか？
これは個人レベルで考えるよりも、部署全体で破棄する業務を検討するとより効果的です。
定期的に時間の使い方を振り返る
最後のステップは、振り返りです。タイムマネジメントは1度きりで終わりではありません。
時間が経つとせっかく見直し捨てた無駄な業務がまた出てくるのです。
業務内容も時間とともに変わってくるでしょうし、できれば1年に1回は振り返るようにしましょう。
最初は業務の洗い出しや仕分けに時間がかかるかもしれませんが、慣れてくると日々の中で無駄がないかを見つけようとする意識が働てきます。
そのため、時間と業務内容を気にする習慣がつくと、長い時間タイムマネジメントのための研修時間を取らなくてもできるようになるのです。
企業全体にタイムマネジメントの考え方が定着するまでは根気良く続けましょう。
タイムマネジメントは業績アップへの近道
タイムマネジメント研修は近年注目の研修です。
個人のスキルのためだけではなく、企業全体にとっても大きなメリットになります。
ひとりひとりの社員が、時間を意識しながら仕事をすることで、限られた時間で最大限の効果を生み出すことができます。企業の業績アップのためにも、ぜひ研修に取り入れていきましょう。
進め方や具体的な内容を一から企画するのは大変と感じているかもしれません。研修の企画会社にお任せをすると、望みの内容、時間を考慮したカリキュラムを提案してくれますので、活用すると取り組みやすいです。
